BOARNSTERHIM
gemeente
BESLUITVORME NP RAADSVOORSTEL
Onderwerp:
Klantbegeleidingssysteem
Voorstel:
1Ga akkoord met de aanschaf van het Cliënten Begeleidingssysteeem (CBS) van Q-Matic:
Q-Matic Solo;
2. Stel een investeringskrediet beschikbaar van 11.954,00 excl. BTW en breng de kapitaal-
lasten van 1.794 (10 jaar lineair, 5% rente) ten laste onvoorzien structureel.
3. Dek deze kosten door vrijval van het budget voor kosten NGR 2.041 ten gunste van on
voorzien structureel.
Inleiding:
Bij de verbouwing van het gemeentehuis is onvoldoende rekening gehouden met de logistieke
stromen van bezoekers van de Gemeente Boarnsterhim.
Op dit moment worden de diverse bezoekersstromen via de receptie doorverwezen naar de
wachtruimte en ontvangen een volgnummer. De behandelende ambtenaar achter één van de ba
lies roept vervolgens de eerst wachtende bezoeker op door het roepen van een volgnummer.
Soms moeten de medewerkers met stemverheffing roepen om de burger, die op dat moment aan
de beurt is, aan het loket te krijgen. Het nummer is nu namelijk niet zichtbaar aan de balie.
In drukke periodes wordt met twee verschillende nummerreeksen gewerkt t.b.v. van een aan
vraag- en uitgiftebalie (zgn. snelloket). Dit schept vaak verwarring bij burgers. Burgers die met
een nummer voor een aanvraag bij de uitgiftebalie verschijnen en vervolgens niet door deze me
dewerker kunnen worden geholpen. Dit bevordert niet het doel van het zgn. snelloket, en wekt ir
ritaties op bij de wachtende burgers.
Kortom deze situatie doet geen recht aan de professionele organisatie die wij willen zijn. Daar
naast is het nu niet mogelijk om heldere afspraken te maken en resultaten als maximale wachttij
den, behandeltijden en doorlooptijden te meten.
Reden waarom eerder de noodzaak voor het aanschaffen van een klantbegeleidingssysteem is
aangegeven en 2 offertes zijn aangevraagd. Meerdere spelers zijn er niet op de Nederlandse
markt bekend. Er is nog een 3e speler in België. Hiervan zijn geen referenties bekend.
Status:
Raadsvergadering
Agendapunt
Eerdere behandeling
Portefeuillehouder
Behandelend ambtenaar
besluitvormend (A-stuk)
11 november 2008
4.4
28 oktober 2008
burgemeester mr. P. Schadd-de Boer
T.A. de Vries
Telefoon: 0566-629234; e-mail: vriest@boarnsterhim.nl
4 04 raadsvoorstel klantbegeleidingssysteem 2008/pzkt/1
