vraag voor een artikel 12-status voor te bereiden. Er wordt een deskundige aangetrokken om de
gemeente hierin te begeleiden. De kosten van de begeleiding worden geraamd op 72.000 en
zijn conform het raadsvoorstel van 21 april 2009 in programma 8 bij onvoorzien incidenteel als
wijzigingsvoorstel opgenomen.
Er is een opzet voor een traject inzake het SMARTer maken van de begroting met enige raadsle
den besproken. Vervolgens zijn er in onderling overleg andere prioriteiten gesteld. Dit verbetertra
ject zal na de raadsverkiezingen worden opgepakt bij de voorbereiding van de begroting 2011
4.5.5 Financieel beheer
De overgang naar het financieel systeem Coda per 5 januari 2009 heeft veel voorbereiding ge
kost Dit traject is in samenwerking met de gemeente Leeuwarden en onder begeleiding van hen
goed gegaan. Desalniettemin blijken er in de praktijk nog enige hindernissen te nemen voordat al
le koppelingen en aansluitingen gladjes verlopen.
De koppeling met de belastingbestanden is zodanig geslaagd dat de aanslagen een maand eerde
dan voorheen, namelijk eind februari, zijn opgelegd.
Er is begin 2009 bijzondere aandacht geschonken aan de afsluiting of overgang van diverse (in-
vesterings)kredieten. Aan de budgethouders zijn regelmatig overzichten verstrekt en in samen
spraak met hen is beslist welke acties noodzakelijk zijn. Deze actie is in eerste instantie gedaan
ten behoeve van het afronden van de jaarrekening 2008, maar resulteert ook in een goed ver
trekpunt voor de Activa in het nieuwe financieel systeem.
Er is een informatieronde onder de budgethouders gehouden over de werking van Coda. De bud
gethouders kunnen hun budgetten digitaal raadplegen. Ook hierover is informatie verstrekt. Het
proces van de routing van de facturen is aangepast, hierdoor worden de facturen beter gevolgd.
De budgetregeling is enigszins aangepast en vastgesteld door het college als "regeling budget
houders 2009". Hiermee wordt de link met de productenraming verstevigd. Bovendien zijn de
budgetten niet meer op naam gesteld, maar op naam van functies, waardoor het budgethouder
schap minder gevoelig is geworden voor personele wisselingen.
BTW-controle
In 2008 en 2009 dient de gehele administratie te worden gecontroleerd op de juiste toepassing
van het BCF en de BTW voorschriften ter zake. Wij stellen u voor een externe belastingadviseur
de controle te begeleiden. Deze begeleiding zal 25.000 kosten en het voorgestelde bedrag is
opgenomen in programma 8 bij onvoorzien incidenteel.
4.5.6 Informatisering en automatisering
In februari 2009 is het 'Automatiseringsplan 2009-2011' door de gemeenteraad goedgekeurd.
Aan de uitvoering hiervan wordt voortvarend gewerkt door l&A/Gegevensbeheer. Het Automati
seringsplan houdt in dat er veel vervangingen in hard- en software op de planning staan en er
nieuwe investeringen in wettelijk vereiste registratieprogrammatuur worden voorbereid.
4.5.7 Communicatie
Geen bijzonderheden
4.5.8 Huisvesting
Er is een klimaatonderzoek verricht in het gemeentehuis door een extern bureau. Zie voor het re
sultaat paragraaf 4.3 onderhoud kapitaalgoederen.
4.5.9 Risicomanagement
Eind 2008 is een inventarisatie vastgesteld met betrekking tot de bekende risico s die d g -
meente binnen haar bedrijfsvoering en haar maatschappelijke activiteiten loopt. Deze risico s zijn
VOORJAARSNOTA 2009
56
