2007 is een handleiding verspreid onder de budgethouders en budgetbeheerders met
informatie over de uitwerking van het financieel beheer bij een aantal belangrijke
administratieve processen zoals de verwerking van de facturenstroom.
In april 2008 is vervolgens een voorlichtingsronde gehouden om de budgetbeheerders te
informeren over de stand van zaken in het kader van de planning en control cyclus.
Bovendien is het financieel systeem zodanig aangepast dat de budgethouders het
financieel systeem digitaal kunnen raadplegen via IBK (Inzicht in Budgetten en
Kredieten), waardoor zij niet meer afhankelijk zijn van op papier verstrekte
budgetoverzichten.
De verstrekking van budgetoverzichten op de gebruikelijke wijze is overigens voortgezet.
De budgetoverzichten zijn globaal per kwartaal verstrekt, namelijk per 1 april, per 1
augustus, per 1 november en per 1 januari (2 keer). Deze overzichten zijn per genoemde
data opgesteld en verspreid opdat zij als basis kunnen dienen voor de tussentijdse
bestuursrapportages, de Voor- en Najaarsnota, en de jaarrekening. Daarnaast kon
uiteraard een budgethouder desgevraagd specifieke overzichten ontvangen.
Daar in 2008 is besloten om met ingang van 2009 over te stappen naar het nieuwe
financiële systeem Coda, is in het bestaande financieel systeem niet meer geïnvesteerd.
Onder begeleiding van medewerkers van de gemeente Leeuwarden is de begroting 2009
in Coda omgezet. In het laatste kwartaal van 2008 zijn de medewerkers van financiën
ingewijd in het systeem Coda, opdat met ingang van 5 januari 2009 alle administratieve
processen stapsgewijs via Coda verwerkt worden.
5.6 informatisering en automatisering
Onder Informatisering wordt verstaan het vanuit een bedrijfskundige benadering
adviseren van de organisatie over ICT gerelateerde ontwikkelingen op het terrein van
wet- en regelgeving, beleid en de invloed daarvan op de bedrijfsvoeringprocessen.
Automatisering is de vertaling hiervan naar de techniek.
Op beleidsniveau informatisering heeft er een tijdelijke invulling plaatsgevonden. Er is
gestart met het her-vaststellen van een financiële meerjarenplanning. Een beleidsnota
over hoe de informatievoorziening moet worden vormgegeven is nog niet ontwikkeld.
In 2008 hebben we in onze GIS omgeving de cyclorama's van Cyclomedia
geïntroduceerd. Daarnaast is er gestart met de verdere ontwikkeling van de digitale
dienstverlening.
Projecten die in 2008 gestart zijn in verband met het uitvoeren van wettelijke taken:
Wabo;
- Bag;
digitaal klanten dossier.
Deze projecten zullen in 2009 verder worden uitgewerkt.
Voor de cluster 'Gegevensbeheer' staat, op het werkvlak personen, het jaar 2008 voor
de totstandkoming en vaststelling van het 'Handboek Beveiliging GBA', de voorbereiding
op de GBA-audit, de afronding van het project 'Inhaalslag Gravenadministratie' en de
feitelijke overdracht van de Gravenadministratie naar de afdeling Publiekszaken
(frontoffice).
De inhoudelijke opschoning van de BRS (Basis Registratie Systeem) als 'gegevens-
magazijn' voor de toekomstige implementatie van de basisregistraties heeft beslag
gelegd op de tijd en inzet van de BRS-beheerder.
75
