door het herstellen van de geconstateerde gebreken kan hier nog steeds aan de
voorschriften van de milieuvergunning worden voldaan.
De werkplaats voldoet echter op diverse onderdelen niet meer aan de eisen van de
arbeidsomstandigheden en brandveiligheid. Daarnaast zijn hier in de loop der jaren een
aantal technische gebreken aan zowel de gebouwen als aan de milieustraat ontstaan.
Geconcludeerd moet worden dat met de huidige accommodatie op een aantal aspecten
risico's worden gelopen en dat hiervoor forse investeringen noodzakelijk zijn.
In de afgelopen jaren zijn meerdere plannen voor verplaatsing naar een nieuwe locatie
ontwikkeld, maar mede met het oog op de financiële positie zijn deze nog niet
gerealiseerd. Er zal in de toekomst echter toch het een en ander moeten gebeuren.
5.9 Planning Control, administratieve organisatie en intern control
In het kader van de verbetering van de planning en controlcyclus is een informerend
raadsvoorstel opgesteld; dat voorstel is behandeld in uw raadsvergadering van 22 april
2008. Kern van het voorstel is de planning en control cyclus in 2008 en verdere jaren
als volgt te verbeteren:
Ten behoeve van de Voorjaarsnota een financiële tussenstand per 1 april 2008
opnemen en de afwijkingen meewegen bij de voorbereiding van de begroting
2009;
Geen Doorkijk 2009 opstellen;
In 2008 de najaarsnota vervroegd opstellen (stand per 1 augustus, beschikbaar
voor de raad in november bij begroting) en het karakter meegeven van
concernverantwoordingsdocument en deze ook intern laten dienen als
sturingsinstrument;
Zonodig een financiële rapportage per 1 november opstellen met een
eindejaarsprognose Winternota en de financiële verordening te zijner tijd
aanpassen aan het vervroegen van de najaarsnota.
De eerste drie punten zijn conform het voorstel in 2008 volledig uitgevoerd. Daarnaast
zijn per 1 november budgetoverzichten en kredietoverzichten verstrekt aan de
budgethouders als voorbereiding op de jaarrekening. Deze overzichten gaven geen
zodanige afwijkingen te zien dat er aanleiding bestond om een Winternota uit te
brengen. In de Najaarsnota 2008 is reeds een eindejaarsprognose opgenomen.
Daarenboven is de werkwijze binnen de planning en control cyclus verbeterd. De
bestuursrapportages zijn qua inhoud en structuur aangepast aan de programmabegroting
en volgens een integrale werkwijze planmatig gerealiseerd. Door eenzelfde stramien aan
te houden verwachten wij dat de gang van zaken voor de raad beter is te volgen. Elke
rapportage is voorafgegaan door een voorstel met planning, richtlijnen en globale
inhoud. Een dergelijk voorstel is achtereenvolgens door het Managementoverleg en het
college geaccordeerd. De auditcommissie is vervolgens geïnformeerd over deze
richtlijnen.
De reguliere rapportages zijn binnen de cyclus tot stand gekomen via een werkgroep,
waarin elke afdeling is vertegenwoordigd. Met de gevolgde werkwijze wordt intern meer
draagvlak gecreëerd en recht gedaan aan de verantwoordelijkheid van de (ambtelijke)
budgethouder en de relatie tussen beleidsontwikkelingen en de financiële gevolgen.
Administratieve organisatie/interne control
Doel van de administratieve organisatie is het inzichtelijk maken van alle processen en
hun samenhang door het - per proces - uniform opstellen van procesbeschrijvingen.
Vervolgens kan de interne controle worden uitgevoerd aan de hand van een jaarlijks
vastgesteld controleprotocol en periodieke checklist. Beide componenten leiden tezamen
tot vergroting van het inzicht in en de sturing op het proces waardoor processen en hun
77
