Verbeterpunten jaarlijkse schouw
1. Duidelijk bij dorpsbelangen aangeven wat het verschil is tussen de zaken die
thuishoren bij de jaarlijkse schouw en bij de contactfunctionaris
Actie: a. informatie verstrekken aan dorpsbelangen (uitgevoerd)
b. onder aandacht brengen contactfunctionaris (uitgevoerd)
c. onderzoeken betrekken corporatie 2® kwartaal 2011
2. Verbeteren interne afstemming meldingenlijn, schouw en contactfunctionaris
Actie: a. periodiek ambtelijk overleg instellen januari 2011
b. onderzoeken of informatiesystemen meldingenlijn - schouw -
contactfunctionaris kunnen samengevoegd 2® kwartaal 2011
3. Taken en verantwoordelijkheden benoemen en vastleggen 1® kwartaal 2011
3.3 Gemeentelijk contactfunctionaris
De dorpsbelangen zijn in augustus 2009 geïnformeerd over het bestaan van een
contactfunctionaris, een gemeentelijk contactpersoon. In de dorpen wordt de
dorpencoördinator nog steeds als gemis ervaren. Van belang is om tijdens overleg,
zoals de werkconferentie, met de dorpsbelangen de verwachtingen te achterhalen en
af te stemmen, wat mist men precies en wat kan de gemeente wel bieden en wat
niet. Tijdens de werkconferentie is door de dorpsbelangen naar voren gebracht dat
men een aanspreekpunt met bevoegdheid en verantwoordelijkheid wil.
De contactfunctionaris is niet een vervanging van de dorpencoördinator, maar
opereert echt als aanspreekpunt, die zaken coördineert. Door het interne proces beter
te bewaken en elkaar aan te spreken - doen wat je zegt - kan ook op andere wijze
aan deze vraag van de dorpsbelangen invulling worden gegeven.
Het is zaak de rol van de contactfunctionaris bij de dorpsbelangen onder de aandacht
te brengen. De contactinformatie is verspreid en tijdens de werkconferentie op 14
april 2011 is het gezicht van de contactfunctionaris nu ook bekend bij de
dorpsbelangen. De contactfunctionaris geeft vragen van dorpsbelangen door aan de
betreffende ambtenaar en controleert of er daadwerkelijk actie wordt/ is ondernomen.
De acties worden teruggekoppeld aan de contactfunctionaris en in een schema
bijgehouden. De vakinhoudelijke ambtenaar is verantwoordelijk voor de afhandeling
van door dorpsbelangen ingebrachte zaken.
Wel is het van belang de terugkoppeling van de ingebrachte zaken in ieder geval in
afschrift aan de contactfunctionaris of via de contactfunctionaris te doen, zodat deze
de centrale speler blijft voor de dorpsbelangen en automatisch meer bekendheid
krijgt.
De interne werkwijze kan worden geoptimaliseerd door het aanscherpen van
afspraken en het benoemen en vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden.
Versie 27-10-2011
pagina 14
