10. Voorstel tot reorganisatie van de financiële
administratie.
GEMEENTE IDAARDERADEEl
GROUW
No. 2063. Aan de gemeenteraad.
Grouw, 3 september 1968,
Het is een bekend feit, dat de financiële administratie van de gemeen
ten als gevolg van starre wettelijke voorschriften totnogtoe weinig doelmatig
is geweest.
In het bestaande systeem moet de afdeling financiën ter secretarie
voor elke afzonderlijke betaling een mandaat en voor elke ontvangst een in
ningsopdracht vervaardigen. De gegevens van de mandaten en de inningsopdrach
ten moeten door genoemde afdeling worden overgenomen in het secretarieregis-
ter van ontvangsten of van uitgaven.
De mandaten en inningsopdrachten worden daarna verzonden aan de ont
vanger. Voor elk mandaat moet de ontvanger een opdracht tot betaling aan het
girokantoor of aan de Bank voor Nederlandse Gemeenten c.q. een andere bank
vervaardigen en voor elke inningsopdracht moet hij maatregelen ter invorde
ring treffen.
Komt de kennisgeving van gedane betaling of van ontvangst binnen, dan
moet de ontvanger deze boeken in zijn uitgebreide dagboeken.
De gegevens van de dagboeken moeten door de ontvanger worden overge
bracht naar het grootboek van inkomsten of het grootboek van uitgaven, waar
aan hij de cijfers moet ontlenen voor het opmaken van de gemeenterekening.
Naast de grootboeken moet hij de staten J. en K. vervaardigen. Dit zijn ver-
zamelstaten, welke bij de rekening moeten worden overgelegd en die de onder
delen aangeven, waaruit elke rekeningspost is samengesteld.
Bij verschillende gemeenten valt de laatste tijd, mede dank zij een
wijziging van de Gemeentewet (Stbl. 19663 nr. 9*0 een streven waar te nemen
naar vereenvoudiging van de te omslachtige administratie. Hierbij is een
systeem tot ontwikkeling gekomen, dat men aanduidt als ontvanger nieuwe stijl.
Op dit systeem zijn verschillende varianten denkbaar, maar in het algemeen
kan men zeggen, dat de voornaamste kenmerken de volgende zijn:
a. de bestaande doublure secretarieregister en ontvangersgrootboek komt te
vervallen,- het secretarieregister wordt tevens het officiële grootboek,
aan de hand waarvan de ontvanger de rekening opmaakt
b. de betalingsopdrachten worden door de afdeling financiën grotendeels ge
reed gemaakt tijdens de mandatering;
c. mogelijkheid tot grotere interne controle;
d. in de administratie van de ontvanger wordt de commerciële vorm geïntrodu
ceerd.
Bij invoering van dit systeem zal de ontvanger in plaats van de hui
dige uitgebreide dagboeken, gebruik kunnen maken van een beknopt grootboek,
waarin de boekingen niet individueel, doch zoveel mogelijk collectief worden
opgenomen. Dientengevolge wordt het aantal boekingen drastisch beperkt.
Het beknopte grootboek zal o.m. de volgende rekeningen moeten bevatten:
1Kas
2. Giro.
3. Bank voor Nederlandse Gemeenten.
Andere banken.
5. Debiteuren (oude dienst en nieuwe dienst).
6. Crediteuren (idem).
7. Inkomsten (idem).
8. Uitgaven (idem),
9. Rekening-courant met grondbedrijf, gasbedrijf enz..
10. Voorschotten en bedragen buiten rekening.
11. Overboekingen.
