Voor iemand3 die bekend is met de grondgedachte van het dubbel boek
houden, namelijk, dat debitering van een rekening gepaard gaat met creditering
van een andere rekening, zal de verwerking van de gegevens op deze kaarten tot
weinig moeilijkheden aanleiding geven.
Wat de administratie van de afdeling financiën betreft, zij opgemerkt,
dat het aanbeveling verdient, dat zij door middel van een automatische boek
houdmachine bij de mandatering zoveel mogelijk gebruik maakt van de z.g.n.
H Il/H Ila-methode (verzamelmandaten) en voor de invorderingen verzamelop-
drachten verstrekt. Een bijkomend voordeel hiervan is, dat het aantal hand
tekeningen van de burgemeester en een wethouder zeer aanzienlijk wordt beperkt.
Teneinde de arbeidsbesparing te illustreren, welke uit het nieuwe
systeem voortvloeit, zij opgemerkt, dat bij het bestaande systeem in 3 afzon
derlijke arbeidsgangen worden vervaardigd;
1. de inningsopdrachten c.q. mandaten met de secretarieregisters van ontvang
sten c.q. uitgaven door de afdeling financiën;
2. de bank- en giro-overschrijvingen door de ontvanger;
3. de dagboeken, de grootboeken en de staten J. en K. door de ontvanger.
Bij overschakeling op het nieuwe systeem vervaardigt de afdeling
financiën met de boekhoudmachine in 1 arbeidsgang:
de mandaten (c.q. inningsopdrachten), de grootboeken, de staten J. en K, en de
bank- en giro-opdrachten (de secretarieregisters kunnen dan vervallen).
Behalve de arbeidsbesparing springen bij het nieuwe systeem de volgende
voordelen naar voren:
a. doordat alle stukken in doorslag worden vervaardigd zijn overschrijvings-
fouten uitgesloten
b. de tellingen geschieden met de machine automatisch;
c. de grootboekkaarten worden automatisch gesaldeerd, zodat op elk moment be
kend is, hoeveel op een bepaalde begrotingspost is uitgegeven.
Met de aanschaffing van een automatische boekhoudmachine met toebehoren
is een bedrag gemoeid van rond 22.000,welk bedrag in 10 jaar kan worden
afgeschreven. Bij een rentevoet van 7l bedraagt de kapitaallast over het eerste
jaar dan 2.200,1.540,3.740,waarvoor in de begroting nog
dekking kan worden gevonden.
Behalve voor de hierbovenbedoelde werkzaamheden van de afdeling finan
ciën kan de boekhoudmachine worden gebruikt:
a. voor het bijhouden van het beperkte grootboek van de ontvanger;
b. voor de salarisadministratie (hierbij worden horizontale tellingen automa
tisch verricht en wordt een aantal kolommen, als ingehouden loonbelasting,
AOW/AWW-premie, berekend brutoloon en uit te betalen nettoloon tevens verti
caal gesaldeerd;
c. voor de belastingadministratie (automatische tellingen van de kohierbladen);
d. voor de administratie van het grondbedrijf.
Het verificatiebureau, waarmede omtrent deze materie voeling is gehou
den, kan evenals de ontvanger zich geheel verenigen met het invoeren van het
boven ontwikkelde systeem.
Op grond van het vorenstaande stellen wij u voor een krediet beschikbaar
te stellen, groot 22.000,voor de aanschaffing van een automatische boek
houdmachine.
Burgemeester en wethouders
der gemeente Idaarderadeel,
K.J.Vrijling, burgemeester.
D. Smits secretaris.
