E£5Ej a?~E 12. Voorstel tot reorganisatie van de fi nanciële administratie, GEMEENTE IDAARDERADEEL GROUW No. 2810 Aan de gemeenteraad. Grouw, 3 december 1971 Teneinde tot een doelmatiger uitvoering van de financiële werkzaam heden te komen, is eind 1968 in deze gemeente een reorganisatie doorge voerd, mede door de inschakeling van een boekhoudautomaatVele tot dan toe voorkomende doublures in de administratie vervielen en het directe inzicht in de financiële positie van de gemeente verbeterde aanmerkelijk door een nieuw systeem van boeking van betalingsopdrachten cq. invorde ringsopdrachten en het systeem van verwerking van mutaties door middel van journaalboekingen door de ontvanger. Deze reorganisatie betekende een uitholling van de taak van de ont vanger, voornamelijk ten aanzien van de uitgavenadministratie. Deze uit holling bestond o.a. hierin, dat de afdeling financiën in feite de uit gavenadministratie ging verzorgen en dat op deze afdeling in feite ook de rekeningscijfers werden vastgelegd. Op het gebied van de invordering bleef nog wel een taak voor de ontvanger bestaan. Dit nieuwe systeem hield tevens in een nauwere samenwerking tussen de afdeling financiën en het ontvangerskantoor. Het wordt in de praktijk echter in sommige gevallen als lastig ervaren, dat de afdelingen ge splitst zijn. Communicatiestoornissen kunnen optreden en er kunnen fou ten worden gemaakt, welke niet nodig zijn. In verband hiermede achten wij het gewenst, dat de gehele financië le administratie wordt ondergebracht bij de afdeling financiën, en dat de functie van ontvanger, zoals reeds in vele andere gemeenten is geschied, wordt opgeheven Een van de onderdelen van de financiële administratie is het kassiers- werk chartaal en giraal), dat in de eerste plaats geschiedt door de ontvanger en verder door de beheerder van de legeskas en de inners van de speciaal aangewezen gelden, zoals bruggeld, pontgeld en steigergeld. In vele gemeenten heeft men het zuivere kassierswerk van de ontvan ger, voor zover het de chartale geldmiddelen betreft, afgestoten naar in de gemeente aanwezige banken. Stoot men aldus de zuivere kasbetalingen en kasontvangsten af - elders heeft men hiermede gunstige ervaringen op gedaan - dan kan een financiële organisatie worden opgezet, die beter aan de interne controle tegemoet komt en die zal leiden tot meer doel matigheid. Er Vein uitgaande, dat de kasmutaties voortaan ook in deze gemeente door een bank zullen worden verricht, kunnen de financiële werkzaamheden worden gesplitst in twee functies t.w.beleid en uitvoering. Onder de beleidsfunctie valt o.m. het opmaken van de begroting, het verstrekken van financiële adviezen over beleidsaangelegenheden, het ontwerpen ve.n belastingverordeningen en de financiering. Onder uitvoering valt te rekenen de mandatering, het voeren van de boekhouding, de invordering, de kredietbewaking, de toepassing van de diverse belastingverordeningen en het opmaken van de ontwerp-gemeentere- kening. Artikel 127a van de gemeentewet maakt het mogelijk, dat de taken, welke de wet aan de ontvanger oplegtworden overgenomen door een of meer aan te wijzen ambtenaren. Naar onze mening dient de chef van de afdeling financiën als zoda nig te worden aangewezen. In deze nieuwe functie kan hij worden aangemerkt als de comptabele, die onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris als hoofd van de plaatselijke secreta„rie/vcrantwoordelijk is voor de organisatie, het bij houden en doen bijhouden van de financiële administratie, zelfstandig

Historisch Centrum Leeuwarden

Raadsverslagen Idaarderadeel 1935-1983 | 1971 | | pagina 47