E£5Ej
a?~E
12. Voorstel tot reorganisatie van de fi
nanciële administratie,
GEMEENTE IDAARDERADEEL
GROUW
No. 2810
Aan de gemeenteraad.
Grouw, 3 december 1971
Teneinde tot een doelmatiger uitvoering van de financiële werkzaam
heden te komen, is eind 1968 in deze gemeente een reorganisatie doorge
voerd, mede door de inschakeling van een boekhoudautomaatVele tot dan
toe voorkomende doublures in de administratie vervielen en het directe
inzicht in de financiële positie van de gemeente verbeterde aanmerkelijk
door een nieuw systeem van boeking van betalingsopdrachten cq. invorde
ringsopdrachten en het systeem van verwerking van mutaties door middel
van journaalboekingen door de ontvanger.
Deze reorganisatie betekende een uitholling van de taak van de ont
vanger, voornamelijk ten aanzien van de uitgavenadministratie. Deze uit
holling bestond o.a. hierin, dat de afdeling financiën in feite de uit
gavenadministratie ging verzorgen en dat op deze afdeling in feite ook
de rekeningscijfers werden vastgelegd. Op het gebied van de invordering
bleef nog wel een taak voor de ontvanger bestaan.
Dit nieuwe systeem hield tevens in een nauwere samenwerking tussen
de afdeling financiën en het ontvangerskantoor. Het wordt in de praktijk
echter in sommige gevallen als lastig ervaren, dat de afdelingen ge
splitst zijn. Communicatiestoornissen kunnen optreden en er kunnen fou
ten worden gemaakt, welke niet nodig zijn.
In verband hiermede achten wij het gewenst, dat de gehele financië
le administratie wordt ondergebracht bij de afdeling financiën, en dat de
functie van ontvanger, zoals reeds in vele andere gemeenten is geschied,
wordt opgeheven
Een van de onderdelen van de financiële administratie is het kassiers-
werk chartaal en giraal), dat in de eerste plaats geschiedt door de
ontvanger en verder door de beheerder van de legeskas en de inners van
de speciaal aangewezen gelden, zoals bruggeld, pontgeld en steigergeld.
In vele gemeenten heeft men het zuivere kassierswerk van de ontvan
ger, voor zover het de chartale geldmiddelen betreft, afgestoten naar in
de gemeente aanwezige banken. Stoot men aldus de zuivere kasbetalingen
en kasontvangsten af - elders heeft men hiermede gunstige ervaringen op
gedaan - dan kan een financiële organisatie worden opgezet, die beter
aan de interne controle tegemoet komt en die zal leiden tot meer doel
matigheid.
Er Vein uitgaande, dat de kasmutaties voortaan ook in deze gemeente
door een bank zullen worden verricht, kunnen de financiële werkzaamheden
worden gesplitst in twee functies t.w.beleid en uitvoering. Onder de
beleidsfunctie valt o.m. het opmaken van de begroting, het verstrekken
van financiële adviezen over beleidsaangelegenheden, het ontwerpen ve.n
belastingverordeningen en de financiering.
Onder uitvoering valt te rekenen de mandatering, het voeren van de
boekhouding, de invordering, de kredietbewaking, de toepassing van de
diverse belastingverordeningen en het opmaken van de ontwerp-gemeentere-
kening.
Artikel 127a van de gemeentewet maakt het mogelijk, dat de taken,
welke de wet aan de ontvanger oplegtworden overgenomen door een of
meer aan te wijzen ambtenaren.
Naar onze mening dient de chef van de afdeling financiën als zoda
nig te worden aangewezen.
In deze nieuwe functie kan hij worden aangemerkt als de comptabele,
die onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris als hoofd van
de plaatselijke secreta„rie/vcrantwoordelijk is voor de organisatie, het bij
houden en doen bijhouden van de financiële administratie, zelfstandig