Aanschaffing boekhoudmachine.
Bijlage no. 266. Leeuwarden, 8 oktober 1958.
Aan de Gemeenteraad.
In de aanbiedingsbrief, behorende bij de begroting voor 1959, hebben wij U
in uitzicht gesteld binnen afzienbare tijd een voorstel te zullen indienen voor
het beschikbaarstellen van een krediet voor de aankoop van een boekhoudmachine
t.b.v. de financiële administratie ter secretarie. Aangezien mechanisatie van
deze administratie uit organisatorische overwegingen slechts aan het begin van
een dienstjaar haar beslag kan krijgen, is het met het oog op de levertijd van de
machine noodzakelijk, dat thans op korte termijn hierover een beslissing wordt
genomen
Bij grote bedrijven en instellingen is het de laatste jaren steeds meer
gebruik geworden de administratie te mechaniseren. Hoe langer hoe meer wordt inge
zien, dat de financiële administratie van een onderneming voor de bedrijfsleiding
van bijzonder grote betekenis is. Dit impliceert echter, dat de administratieve
voorlichting grondig en volledig moet zijn en dat de administratie te allen tijde
bij moet zijn. Voor de financiële administratie brengt dit mede, dat de bedrijfs
gegevens naar verschillende gezichtshoeken moeten kunnen worden gegroepeerd, het
geen een sterke uitbreiding van de werkzaamheden inhoudt. Zonder mechanische hulp
middelen zal dit tot gevolg hebben, dat de personeelssterkte van de financiële
administratie, wil deze administratie aan haar doel beantwoorden, een sterke uit
breiding zal moeten ondergaan.
Door inschakeling van mechanische hulpmiddelen kan deze uitbreiding veelal
worden opgevangen, terwijl de praktijk heeft uigewezen, dat mechanisatie in vele
gevallen de personeelssterkte heeft doen verminderen.
Hetgeen hier voor het particuliere bedrijfsleven is gesteld, geldt naar onze
overtuiging in gelijke mate voor de overheid. Ook een gemeentebestuur kan een
goede voorlichting van de zijde van de financiële administratie niet missen.
Dat wij hiervoor steeds een open oog hebben gehad, moge U onder meer blijken uit
het feit, dat bij de gemeentebedrijven reeds gedurende een reeks van jaren de z.g.
moderne bedrijfsadministratie wordt toegepast, waardoor een betere bedrijfsdoor-
lichting mogelijk wordt.
Wij achten thans de tijd gekomen, dat ook voor de financiële administratie
van de algemene dienst ter secretarie deze richtlijnen worden toegepast. De be
staande voorschriften maken het ons mogelijk om de financiële organisatie van de
administratie en de inrichting hiervan naar eigen inzichten te regelen. Wij hebben
ons te houden aan een strak keurslijf van voorschriften, dat een commerciële ad
ministratie voor de algemene dienst uitsluit. Aangezien de mogelijkheid van een
modern ingerichte administratie buiten de bestaande voorschriften om altijd open
staat, zijn wij er voor de algemene dienst in 1952 reeds toe overgegaan, naast de
verplichte opzet van de gemeentebegroting, een z.g. dwarsdoorsnede van de begro
ting te geven naar baten- en kostensoorten en tevens de kosten per object te ver
melden. De hierop aansluitende rekening hebben wij aan de hand van slips (door
slagen van de mandaten en Inningsopdrachten) moeten samenstellen. Aangezien dit
alles met de hand moest gebeuren, is er om des tijds wille van afgezien deze
boekhouding te perfectioneren.
Uit een daartoe ingesteld onderzoek Is ons gebleken, dat het langs mechani
sche weg zeer goed mogelijk is, de cijfers van de gemeenterekening naast de tra
ditionele jaarrekening, naar moderne inzichten te groeperen, zonder dat dit be
hoeft te leiden tot personeelsuitbreiding. Het tegendeel is eerder het geval.
Mechanisatie van de boekhouding voor de algemene dienst opent de mogelijkheid
oen zodanige taakverdeling ter secretarie te bewerkstelligen, dat het leiding
gevende en het middelbare personeel uitsluitend of vrijwel uitsluitend met werk
zaamheden worden belast, waarvoor een gedegen vakopleiding nodig is, terwijl aan
het lagere personeel, het mechanische verwerken van de boekhouding en het een
voudige administratieve werk zal kunnen worden opgedragen, hetgeen ongetwijfeld
kostenbesparend zal werken.
Het
