Huisvesting goneente-secretario
Bijlage no. 89. Leeuv/arden, 6 maart 1959»
Aan de Gemeenteraad.
In de aanbiedingsbrief van de ontwerp-gemcentebegroting en de ontwerp-
begroting van de gemeentelijke bedrijven voor het dienstjaar 1959 (bijlage
no. 250) deelden wij U mede, dat wij binnen afzienbare tijd een voorstel
zouden doen met betrekking tot de huisvesting van de secretarie.
Zoals wij reeds opmerkten, is de ruimte in het stadhuis ten enenmale
onvoldoende voor een doelmatige huisvesting van de verschillende afdelin
gen van de secretarie. Wij hebben dan ook een plan laten ontwerpen, vol
gens hetwelk een aanzienlijk betere toestand zal worden verkregen. Daarbij
zijn wij er van uitgegaan, dat de te treffen voorzieningen een tijdelijk
karakter dienen te hebben, aangezien wij er met kracht naar willen blijven
streven zo spoedig mogelijk te geraken tot de bouw van nieuwe werkver
trekken, dan v;el tot eon algehele verbouwing daarvan. De nu te realiseren
voorlopige voorzieningen zullen echter wel in een redelijke behoefte moe
ten voorzien, omdat op grond van de huidige financiële toestand van de
gemeente en de in de komende jaren noodzakelijke andere investeringen niet
te verwachten is, dat de definitieve plannen binnen een termijn van vijf
jaar verwezenlijkt zullen zijn.
Wij willen U dan in de eerste plaats wijzen op de huisvesting van de
afdeling algemene zaken, ondergebracht in het voorgebouw van hot stadhuis.
Wegens ruimtegebrek hebben drie ambtenaren van deze afdeling enige tijd
geleden hun intrek genomen in het voormalige vergaderzaaltje in het achter
gebouw. De aanschaffing van een boekhoudmachine voor de afdeling financiën
en belastingen bracht echter mede, dat dit zaaltje 'weer moest worden ont
ruimd. Omdat er elders geen plaats beschikbaar was moesten deze drie
ambtenaren opnieuw op de afdeling algemene zaken in het voorgebouw worden
ondergebracht. In deze voor genoemde afdeling beschikbare lokaliteit zijn
thans 15 ambtenaren gehuisvest. Deze situatie is naar onze mening onhoud
baar; de werkruimte voor deze grote bezetting is veel te klein. De venti
latie is zeer slecht, de verlichting voldoet lang niet aan de eisen, die
daaraan moeten worden gesteld, de vloerbedekking is op vele plaatsen ver
sleten en de vloer behoeft zelf ook noodzakelijk vernieuwing. De grote
stalen loketten vormen voorts een storend element op de afdeling. Bij dit
alles komt nog, dat op genoemde afdeling tevens de registratie van in
komende en uitgaande stukken plaats vindt en het lopende archief wordt be
heerd (onderafdeling registratuur). Dit impliceert, dat in verband met het
raadplegen van dossiers en stukken een voortdurend geloop van ambtenaren
en raadsdienaren op de afdeling plaats vindt. Mede hierdoor is het onmo
gelijk de voor de afdeling algemene zaken zo noodzakelijke rustige werk
sfeer te scheppen. Tenslotte moet hierbij nog worden vermeld, dat de be
schikbare ruimte voor het opstellen van dossierkasten veel te klein is ge
worden, zodat ook in dat opzicht een probleem is ontstaan.
Wij zijn van mening, dat in de huidige toestand niet mag worden be
rust. Wij hebben dan ook naarstig gezocht naar mogelijkheden, om in deze
toestand verbetering te brengen. Deze verbetering kan naar onze mening
alleen worden verkregen, indien de onderafdeling registratuur een andere
lokaliteit krijgt toegewezen. Vanneer dan tevens de loketruinte wordt ge
wijzigd, wordt voor de afdeling algemene zaken een aanvaardbare oplossing
verkregen.
De functie van de onderafdeling registratuur maakt het noodzakelijk,
dat deze op een centraal gelegen punt in het stadhuis wordt ondergebracht.
Een geschikte gelegenheid hiervoor is het lokaal, waarin thans de drukkerij
"is"
