- 2 -
A. Bij de uitwerking van een nieuw op te zetten informatiesysteem
dienen in het beleid als uitgangspunten met name centraal te
staan:
- het zo dicht mogelijk bij de gebruiker brengen van de benodigde
informatie;
- een integrale afstemming van de gegevens en gegevensverwerking;
en
- het streven naar uniforme methoden en technieken voor wat be
treft de geautomatiseerde gegevensverwerking.
Voorts doet het bureau Krechting Koot inzake de uitvoering van de
in het beleidsplan ontwikkelde visie een aantal concrete voorstel
len op het gebied van de te ontwikkelen informatiesystemen en op het
terrein van de noodzakelijke organisatorische structuur en perso
nele capaciteit. Voor een meer uitvoerige informatie hieromtrent
verwijzen wij U naar de inhoud van het beleidsplan, dat voor U
ter inzage is gelegd.
Mede aan de hand van de voorgaande conclusies en aanbevelingen
van het bureau Krechting Koot/Twijnstra Gudde B.V. hebben wij ons
intensief beraden op het in de (nabije) toekomst in onze gemeente
te voeren informatie- en automatiseringsbeleid. Ook in de Commis
sie voor Automatiseringsaangelegenheden is deze materie enkele
malen aan de orde geweest.
Een en ander heeft geleid tot de navolgende resultaten en stand
puntbepaling ten aanzien van het ontwerp-beleidsplan automatisering.
III. Hoofdlijnen voor een te voeren informatie- en automatiseringsbeleid
in de nabije toekomst.
aGezamenlijke opstelling van de gemeenten Groningen en Leeuwarden
in hun relatie tot het CEVAN (extern beleidTT
Omdat realisatie van de aanbevelingen van het ontwerp-beleidsplan
verstrekkende consequenties zou hebben voor de positie van het
CEVAN hebben wij besloten nader overleg met het CEVAN te starten.
Dit overleg is nog gaande. Doel van dit overleg is om te trachten
overeenstemming te bereiken over een koerswijziging van het CEVAN,
aansluitend bij de visie, dat de gemeente een grotere vrijheid ten
aanzien van beleid en uitvoering van automatiseringsactiviteiten moet
hebben.
Aangezien de gemeente Groningen eveneens bezig is met het
opstellen van een eigen beleidsplan automatisering, hebben wij con
tact opgenomen met het College van B. en W. van Groningen, teneinde
een gezamenlijke strategie met betrekking tot het overleg met het
CEVAN te kunnen bewerkstelligen. Zoals bekend is Groningen de groot
ste gebruiker in CEVAN-verband.
Als uitvloeisel van dit overleg is een gezamenlijke brief van de
beide Colleges van B. en W. aan het CEVAN gezonden, waarin een
basisfilosofie van deze gemeenten inzake het functioneren van het
CEVAN is weergegeven. Een noodzakelijke koerswijziging van het
CEVAN in de richting van een "soft-warehouse" voor deelnemende ge
meenten en een grotére automatiseringsvrijheid zijn de centrale
thema's van deze filosofie.
Onlangs heeft naar aanleiding van deze brief overleg plaats
gehad tussen het Dagelijks Bestuur van het CEVAN en de Colleges van
B. en W. van Groningen en Leeuwarden.
In dat gesprek is er sterk op aangedrongen, dat het CEVAN in nauwe
samenwerking met Groningen en Leeuwarden een nader onderzoek instelt
naar de wijze waarop het CEVAN op de verlangens van beide gemeenten
zou kunnen spelen. Met name is ook daarbij betrokken de vraag welke
gevolgen het schrappen van artikel 33 uit de gemeenschappelijke
regeling CEVAN (op grond van dit artikel is elke gemeente verplicht
- 3 -
voor elke "eigen" automatiseringsactiviteit goedkeuring te vragen
aan het CEVAN) voor de continuïteit van het CEVAN zal hebben. Het
CEVAN-bestuur beraad zich nog op dit verzoek.
Zodra meer informatie bekend is, zullen wij U hierover zonodig
nader informeren. De verslagen van het overleg met de gemeente
Groningen en het CEVAN, alsmede de genoemde gezamenlijke brief van
beide Colleges van B. en W. liggen voor U ter inzage. Wij verwijzen
U voor het overige kortheidshalve hiernaar.
b. Intern beleid gemeente Leeuwarden
Met betrekking tot het intern in onze gemeente te voeren informatie
en automatiseringsbeleid hebben wij de volgende conclusies getrokken.
1. Aan het voeren van een automatiseringsbeleid dient een visie
op de gewenste informatiebehoefte ten grondslag te liggen. Het
is daarom noodzakelijk deze informatiebehoefte verder te analy
seren en te structureren.
Automatisering is daarna een hulpmiddel bij het verwezenlijken
van deze informatiebehoefte.
Aan de hand van de vastgestelde informatiebehoefte kunnen be
slissingen worden genomen over concrete automatiseringsprojec
ten.
2. De integrale visie op de informatiebehoefte, zoals die door
Krechting Koot in het uitgebrachte "beleidsplan automatisering"
voor onze gemeente is geschetst, kan worden onderschreven.
Wat betreft de uitvoering van het plan dient te worden vastge
steld, dat er niet naar gestreefd moet worden volledige inte
gratie in één keer te realiseren.
De keuze valt - hiervan uitgaande - op een partiële benade
ring, waarbij parallel aan elkaar de informatiebehoefte verder
wordt onderzocht en tegelijkertijd enkele concrete automati
seringsprojecten ter hand worden genomen.
In dit verband dient aan de volgende automatiseringsprojecten
de hoogste prioriteit te worden gegeven:
- automatisering G.S.D. administratie;
- automatisering Financiële administratie Algemene Dienst.
Aan de overige administraties, die momenteel bij het CEVAN
zijn geautomatiseerd en redelijk functioneren, kan een minder
hoge prioriteit worden toegekend.
3. Ten behoeve van de realisering van bovengenoemde automatise
ringsprojecten, de verdere uitwerking van de in het beleids
plan geschetste visie op het totale informatiebeleid van de
gemeente en de coördinatie van deze werkzaamheden, dient de
deskundigheid op het gebied van de (geautomatiseerde) informa
tievoorziening op de afdeling Economische Zaken, Beleidsplan
ning en Organisatie, te worden uitgebreid.
Naar onze mening is het mogelijk via een dergelijke partiële
benadering en via de weg van de geleidelijkheid te komen tot
een intensivering van het eigen, interne informatie- en auto
matiseringsbeleid. Hierbij uitgaande van de stelling van een
grote mate van vrijheid voor de gemeenten inzake het te voeren
beleid op dit terrein.
In hoeverre zich daarbij op korte termijn koerswijzigingen
zullen voordoen ten opzichte van het CEVAN zal afhangen van de
uitkomsten van de partiële onderzoeken van concrete projecten
in onze gemeente.
