2
gesloten dienstverleningsovereenkomst voorziet de gemeente "in overeenstemming
met de Regio in adequate huisvesting, inclusief verwarming en verlichting, van
het secretariaat van de Regio en haar archieven"; een en ander vindt plaats
tegen kostprijs.
Aan beide criteria voldoet de huidige situatie in onvoldoende mate en vanuit de
regio is ons college hierop gewezen met het verzoek hieraan de nodige aandacht
te schenken. Voor wat betreft het adequaat zijn van de huisvesting merken wij
het volgende op.
Het regiosecretariaat neemt de eerste en tweede verdieping in beslag en benut
daarvan alle beschikbare ruimte, dat wil zeggen inclusief de voormalige keuken
met een hoogte van 2,20 meter en een zinkendak. In deze ruimte zijn twee
medewerkers gehuisvest, hetgeen ook het geval is in een andere kamer van circa
13 m^. Gezien de functie van het regiosecretariaat, wordt er geregeld bezoek
ontvangen; noodgedwongen dient men dan vaak gebruik te maken van de kamer van de
regiosecretaris. Een kamer overigens waar gezien de gebrekkige ventilatiemoge-
lijkheden slechts in beperkte mate vergaderingen gehouden kunnen worden; voor
dit doel kan men trouwens gebruik maken van de mogelijkheden die het hoofdgebouw
biedt.
Verder staan op alle kamers en gangen de kasten met het "lopende" archief, omdat
een centrale en meer efficiënte archiefruimte in dit pand niet kan worden
gerealiseerd. Raadpleging van dit archief werkt dan ook, zeker wanneer er bezoek
is, verstorend.
Op de tweede verdieping is het sanitair onvoldoende en ontbreekt een garderobe,
terwijl een warmwatervoorziening node wordt gemist. Hoewel een deel van de tech
nische gebreken wellicht kan worden ondervangen en/of verzacht, kan voor het
werkelijk probleem, te weten voldoende ruimte, geen adequate oplossing worden
gevonden.
De koèten die de regio voor het gebruik van deze kantoorruimte in rekening wor
den gesteld bedragen 65.500,Dit bedrag is tot stand gekomen door de total
huisvestingskosten van de secretarie te delen door het aantal ambtenaren op de
secretarie voor het berekenen van een gemiddeld bedrag per m^.
Wij zijn met het dagelijks bestuur van de Regio van oordeel dat de prijs van
65.500,— te hoog is in verhouding tot het gebodene en uit dien hoofde
aangepast zou moeten worden.
Tenslotte willen wij hierbij opmerken, dat ook voor de medewerkers van het
bureau belastingen, die gebruikmaken van de begane grond en één kamer op de
eerste verdieping, de huisvesting niet optimaal is; dit gezien het aantal
medewerkers en hun specifieke apparatuur in relatie met het beschikbare nuttige
vloeroppervlak
Uitgangspunten
Bij het zoeken naar een oplossing van de hierboven genoemde problematiek dient
naar ons oordeel een aantal uitgangspunten in acht te worden genomen, dat zich
als volgt laat omschrijven.
a. handhaving_van_de c entra1e_huisvesting_van_de secretarie
Indertijd is op goede gronden het besluit gevallen de bestuursdienst te
huisvesten in de gebouwen rondom het Raadhuisplein. Hoewel uit zuiver orga
nisatorische overwegingen wellicht één centraal gebouw de voorkeur zou heb
3
ben, is de gekozen oplossing zoals wij die thans kennen mede gezien vanuit
het gezichtspunt van het instandhouden van en zorg voor de oude binnenstad
een goede. Verdere decentralisatie door delen te huisvesten buiten de
directe omgeving van het stadhuiscomplex moet echter worden afgewezen, zeker
in een tijd waarin als gevolg van de minder gunstige financiële omstan
digheden een extra inspanning van de organisatie en haar bestuur gevraagd
moet worden. Decentralisatie zal dan ook naar ons oordeel leiden tot een
desintegratie, die ook in bestuurlijk opzicht ongewenst is. In 1981 moest
hiervan in beperkte mate afstand worden genomen, toen de afdeling Per
soneelszaken werd verplaatst naar het gebouw Amicitia. Gezien de toen aan
wezige situatie was dat acceptabel, juist omdat het de afdeling per
soneelszaken betrof, die een functie vervult ten behoeve van het totale
gemeentelijke apparaat. Een herhaling van zo'n beslissing is, zoals gezegd,
niet gewenst en zou bovendien in strijd zijn met het terzake gevoerde beleid
tot nu toe; zo was de decentrale huisvesting en de gevolgen daarvan voor het
functioneren de doorslaggevende reden om de diensten stadsontwikkeling en
bouw- en milieutoezicht te concentreren in het gebouw Amicitia.
handhaving_van_het_regiosecretariaat_ bij_ het_ bestuurscen trum_
Wij achten het een goede zaak dat het regiosecretariaat aan de secretarie
organisatie blijft verbonden ook qua huisvesting en wel uit pragmatische en
bestuurlijke overwegingen.
Uit pragmatische overwegingen, omdat ten volle gebruik kan worden gemaakt
van de faciliteiten die een secretarie biedt en waaraan een regiosecre
tariaat gezien haar vergelijkbare functie dezelfde behoefte-heeftarchief,
bibliotheek, repro, huishoudelijke dienst en vergaderaccommodatie.
Uit bestuurlijke overwegingen, gezien de functies die leden van ons college
binnen de samenwerkingsverbanden vervullen, waardoor veelvuldig overleg en
consultatie nodig is; ook hier dringt zich de vergelijking met de secretarie
op.
Tenslotte spelen de gemakkelijk te leggen contacten tussen regiosecretariaat
en de functionele afdelingen van de secretarie een rol, hetgeen de beleids
voorbereiding over en weer ten goede komt.
alg_ehel_e_ontruiming_ van het_ g_and_Sint_ Ja co bs s t r a a t _2 5_
Mede uit financiële overwegingen verdient het geen aanbeveling om slechts
het regiosecretariaat te laten vertrekken en het bureau belastingen in het
pand te blijven huisvesten; indien naar andere huisvesting wordt gezocht,
zal dit dan ook op beide gebruikers betrekking moeten hebben. Bij een
gedeeltelijke oplossing blijven immers de uit het gebruik voorvloeiende
lasten gehandhaafd. De huur ad 65.500,wordt echter niet meer ontvangen;
de extra la3ten zijn in dat geval gelijk aan de gederfde huuropbrengst
verhoogd met 50Ï aandeel van Leeuwarden in kosten van de regio) van de
eventuele meerkosten van de vervangende huisvesting.
Bovendien staat tegenover zo'n lastenverzwaring niet het voordeel dat
samenhangt met de uitvoering van de meergenoemde motie van 13 december 1977.
