- IA -
der genoemde beheersinstrumenten inzake de bewaking
van de uitvoering van het beleid kunnen worden geïnte
greerd.
c. IJe^a^tomati^erijig van de_adminiLstratines op het terrein
van I^erscmj^e^slneheer^ J_uiic_t_ie^besc_hrijvingen en for-
m^i_e b ewakrnjj
Al enige jaren zijn salarisadministraties van de ge
meente geautomatiseerd.
Recentelijk is gestart met de ontwikkeling van een
geïntegreerd geautomatiseerd systeem voor de admini
straties welke samenhangen met het personeelsbeheer,
de functiebeschrijvingen en de formatiebewaking.
Genoemd systeem zal uiteindelijk de informatiever
werkende capaciteit op dit terrein aanmerkelijk doen
toenemen.
d. Onderzoek jaarverslagen.
De vorm, inhoud en omvang van de jaarverslagen van de
diverse organisatie-onderdelen verschilt sterk.
De meeste organisatie-onderdelen besteden echter rela
tief veel tijd aan de samenstelling van de jaarversla
gen. In overleg met de diensthoofden zal onderzocht
worden in hoeverre de jaarverslagen extra informatie
toevoegen aan de reeds bestaande bronnen, in hoeverre
ze vergelijkbaar zijn c.q. hoe ze gestroomlijnd kunnen
worden qua vorm en inhoud. Daarbij dient eveneens
onderzocht te worden wat de kosten (personele capaci
teit etc.) versus de baten (additionele informatie)
zijn, of de inspanningen door de organisatie-onderde
len niet beperkt kunnen worden, en of de mogelijke
wijzigingen in positieve en/of negatieve zin van in
vloed zijn op de totstandkoming van het jaarverslag
van de Algemene Dienst, welke op basis van de comp
tabiliteitswet verplicht is om op te stellen.
3.3. Financiële middelen.
3.3.1. Algemeen
Met een adequaat financieel beheer wordt een situatie
nagestreefd waarbij er zowel op begrotings- als op reke
ningsbasis evenwicht bestaat tussen lasten en baten en
waarbij de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk wor
den ingezet. Zoals ook reeds in de inleiding van dit
actieplan is gesteld wordt het begrip "beheer" in ruime
zin opgevat. Dit houdt in dat dit begrip niet alleen be
trekking heeft op handelingen in de uitvoeringsfase van
het beleidsproces (in casu het beheer in enge zin) maar
ook betrekking heeft op de voorbereidingsfase van het
beleidsprocesHet beheer van de financiële middelen heeft
in dit kader dus zowel raakvlakken met de begrotingsvoor
bereiding als met de begrotingsuitvoering.
- 15 -
3.3.2. Lopende activiteiten m.b.t. financiële middelen.
De volgende maatregelen zijn ter zake reeds in gang gezet:
aV;e r_betering van de_be_gr^otin_gsvoorbereid^i_ng
Aangezien door middel van de begroting de gemeente
lijke middelen over de diverse beleidsterreinen worden
verdeeld, alsmede de dekking van deze uitgaven wordt
aangegeven, dient de begroting een zo goed mogelijk
beeld te geven van de noodzakelijke uitgaven en van de
beschikbare middelen.
Indien de nodige uitgaven te krap worden geraamd en/of
de beschikbare middelen te ruim zal dit uiteindelijk
leiden tot een tekort op de rekening. Indien de nood
zakelijke uitgaven te ruim en/of de beschikbare mid
delen te beperkt worden geraamd zal dit leiden tot een
overschot op de rekening.
Om een zo goed mogelijk met de realiteit overeenkomen
de raming te kunnen opstellen dient in een vroeg sta
dium inzicht te bestaan in de te verwachten mee- en
tegenvallers
Deze mee- en tegenvallers kunnen zowel intern worden
veroorzaakt als uit de omgeving afkomstig zijn (b.v.
door het Rijksbeleid). Deze mee- en tegenvallers kun
nen bovendien betrekking hebben op het lopende begro
tingsjaar en/of op de latere jaren van het beleids
plan. Verbetering van de procedures om tijdig in deze
ontwikkelingen inzicht te krijgen heeft derhalve
voortdurend de aandacht.
Bovendien worden in het kader van herwaarderingsopera
ties veronderstellingen die bij nader inzien te opti
mistisch bleken te zijn aan de realiteit aangepast en
wordt getracht meer inzicht te verkrijgen in de opbouw
van een aantal moeilijk te onderbouwen posten (b.v. de
post onderuitputting).
b. Tij_di_g£ i^P£te_ll_iiig_va.n_rekeni_ng_sc_ij_fe_rs_.
Het tijdig beschikbaar zijn van recente rekeningscij-
fers is van groot belang. Enerzijds opdat er tijdig
inzicht bestaat in het uiteindelijke resultaat, ander
zijds aangezien recente rekeningscijfers een belang
rijke functie hebben bij het opstellen van de be
groting.
De afgelopen tijd is veel aandacht geschonken aan het
wegwerken van de op dit gebied ontstane achterstanden.
De voorlopige rekeningcijfers 1986 zullen naar
verwachting in september 1987 beschikbaar zijn.
c. Budgetbe_heer_eri iir ed ie tb ewa_k ing
Ten behoeve van de confrontatie tussen de begroting en
de realisatie gedurende het dienstjaar, is inzicht no
dig in de vraag hoeveel van een bepaald budget op een
bepaald moment reeds is besteed en voor welke bedragen
