- 24 -
ad I Het zal duidelijk zijn dat het ontwikkelen van een sy
steem van produktiebeheersing met betrekking tot de
beleidsvoorbereiding, -bepaling en -uitvoering geen
gemakkelijke opgave is.
Daar waar de factor "geld" in het geding is kunnen de
begroting en het beleidsplan gezien worden als het in
strument waarmee de produktie "beheerst" wordt.
Er worden bijvoorbeeld geen beleidsvoorbereidende ac
tiviteiten gestart waarvan op voorhand al duidelijk is
dat daar geen geld voor beschikbaar zal komen.
Zoals de afgelopen jaren regelmatig geconstateerd is
wordt het steeds belangrijker ook ten aanzien van de
factor ambtelijke capaciteit naar een systeem van pro
duktiebeheersing over te gaan. Immers door de ver
schillende bezuinigingsoperaties, onder meer op perso
neel gebied, is de werkdruk van het apparaat sterk
toegenomen.
De vraag komt steeds vaker naar voren of het ambtelijk
apparaat nog wel van voldoende omvang is om met be
trekking tot de beleidsontwikkelingsprocessen alle ac
tiviteiten uit te voeren. Hiervoor is een vorm van
produktiebeheersing noodzakelijk. In het voorgaande
hoofdstuk zijn hiervoor enkele voorzetten gegeven.
Zo zal in het kader van de reorganisatie nader inge
gaan worden op het instrument "bestuursopdracht"Ook
kan gewezen worden op de experimenten met het zoge
naamde raadsmemorandum.
In eerste instantie is een proeftuin opgestart binnen
de secretarie. Binnenkort zal het memorandum voor het
eerst aan de Raad worden voorgelegd.
Daarnaast kan gewezen worden op de eerste aanzet van
alle werkzaamheden die voortkomen uit het Collegepro
gramma, het beleidsplan, en aan U gedane toezeggingen
systematisch te inventariseren en te voorzien van een
globale tijds- c.q. uitvoeringsindicatie.
ad II Voor wat betreft de operationele produktiebeheersing
kan gesteld worden dat deze in principe plaatsvindt
onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende
diensthoofd.
Voor wat betreft deze vormen van produktiebeheersingen
worden diverse technieken reeds toegepast bijvoor
beeld
het tijdschrijven (bij de D.S.O.);
- centrale werkplanning (o.a. bij de technische
dienst van het G.W.L.);
- rappellerings- en signaleringssystemen (bij diver
se administraties).
We gaan ervan uit dat de verdere ontwikkeling van deze
en andere instrumenten in de komende jaren zich zal
voortzetten en zullen dat waar mogelijk bevorderen.
- 25 -
Met name de mogelijkheden van automatisering, ten
behoeve van de vergroting van de informatieverwerkende
capaciteit ter zake, zullen hierbij een punt van
aandacht vormen.
In het kader van de reorganisatie zal aan de verdeling
van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aandacht
worden geschonken.
4Het_ opzet_ten_va_n_eem_fi^na^nc^j^l i_nf_orma_ti_es_ys_te_em cwa__ten_be-
Jioeve van_ een goede budgetbewaking en_voor_ een_ be_leidjsmatige
analyse van d_e_j £^a rr ek en i_ng
Het afgelopen jaar zijn - zoals in hoofdstuk 3 is aangegeven -
extra inspanningen gedaan om bij te komen met de jaarrekening.
Nu de achterstand is ingelopen zal ter zake de prioriteit wor
den gelegd bij de analyse van de rekeningen.
Daarnaast zijn de meeste financiële administraties inmiddels
geautomatiseerd. Verdere automatisering van extracomptabele)
(deel)-administraties is gaande.
De komende tijd zal de aandacht gericht zijn op een verdere
optimalisatie van het gebruik van de (nieuwe) mogelijkheden op
het gebied van automatisering, alsmede op de verantwoordelijk
heden inzake budgetbeheer c.a.
5. He_t inv_oeren_van_een_st_ring_en_t_sy_s_teem_va_n_budg_eJ^b^waking_.
Een dergelijk systeem kan alleen onder een aantal voorwaarden
worden ingevoerd, te weten:
I. een adequate informatievoorziening;
II. een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling met een
sanctiemogelijkheid
Binnen het bestek van het organisatie-onderzoek zal expliciet
aan de verantwoordelijkheidsverdeling inclusief sanctiemoge
lijkheden - afgestemd op de nieuwe structuur - aandacht worden
geschonken.
Het verkorten van de communicatielijnen tussen enerzijds de
uitvoerder/registratie en de budgetbeheerder en anderzijds
door het elimineren van dubbele controles etc. kan immers het
budgetbeheer aanzienlijk verbeteren.
Als eerste aanzetten daartoe kunnen worden genoemd, het onder
zoek met betrekking tot de financiële administratie van de
Algemene Dienst en de invoering van de financiële controller's
functie bij de Dienst Stadsontwikkeling.
6. Hejt op korte termijn ontwikkelen van een totaalvisie op de
s_truc_tuu_r e_n_w_ij^_e_va_n_we_r]ceii _va_n degeme_enteli_jk.eo_rgan^sja-
^ie^_waarin_ j^erhogjLnjg va_n d_e_ef_fi_ci_en_cy ^ent_raa_l_s_taa_t
In paragraaf 3.1.3. is reeds gewezen op het lopende organisa
tie-onderzoek. Verder kan worden verwezen naar de U separaat
toegezonden notitie ter zake.
Inschak.e]1in_g_va_n_een_e2ctern_ bureau
De gemeente Leeuwarden participeert in een intergemeentelijk
