Ad_1
Gepoogd is voor 1988 meer aandacht te besteden aan de baten van automa
tisering. Gebleken is dat vooraf de baten soms moeilijk zijn te kwanti
ficeren. Enerzijds zijn de exacte besparingen moeilijk te ramen en an
derzijds leidt de automatisering veelal tot aanpassing van de werkpro
cessen. Hierdoor kan de werkverdeling binnen de organisatie-onderdelen
wijzigen. Daar waar de baten vooraf niet of slechts op een speculatieve
basis kunnen worden aangegeven, zullen wij de diensten en secretarie
afdelingen opdracht geven de veranderingen te registreren. Dit opdat
achteraf, dat wil zeggen na 2 jaar, is aan te geven welke veranderin
gen c.q. baten het betreffende automatiseringsprojekt tot gevolg heeft
gehad. Deze gegevens kunnen vervolgens worden betrokken bij de besluit
vorming omtrent de verdere toepassing van automatisering in de betref
fende sektor.
Ad_4_-_Financiële_en organisatorische haalbaarheid
Op basis van de inventarisatie is gebleken dat zonder nader te treffen
maatregelen niet alle projekten gehonoreerd kunnen worden, omwille van
de hiernavolgende redenen:
a.- de beschikbare financiële middelen in de stelpost automatisering
voor 1988 (f 134.000,zijn niet toereikend;
b.- de afdeling Economische Zaken, Beleidsplanning en Organisatie be
schikt niet over voldoende capaciteit om alle projekten te begelei
den.
Ad a
De oorspronkelijke claim aan projekten voor 1988 zou op investeringsba
sis f 1.352.190,en op jaarbasis f 548.540,bedragen. Qua dekking
komt van dit laatste bedrag f 180.600,ten laste van de stelpost
automatisering (922.02) en f 367.940,-- ten laste van overige begro
tingsposten. In de stelpost automatisering resteert voor 1988 op jaar
basis echter slechts een bedrag van f 134.000, Dit betekent dat om
financiële redenen niet alle projekten, die ten laste van de stelpost
automatisering moeten worden gebracht kunnen worden uitgevoerd. Uit
bijgaand projektenplan blijkt dat - naast de preferente projekten MSX-
WSW, automatisering gemeenteraad en algemene informaticascholing voor
secretariepersoneel - de projekten nummer 1 (projekt 6) tot en met num
mer 19 (projekt 15) kunnen worden uitgevoerd, overeenkomend met een in
vesteringsbedrag van f 1.239.190,De jaarlasten bedragen
f 501.940,als volgt te dekken: f 134.000,vanuit de stelpost
automatisering en f 367.940,ten laste van de in het projektenplan
aangegeven overige begrotingsposten.
Ad b
De geraamde totale noodzakelijk geachte begeleidingstijd door informa
tie- en automatiseringsadviseurs van het bureau 0 en A van de afdeling
E.B.0. voor de nieuwe projekten bedraagt ongeveer 21 arbeidsmaanden,
terwijl slechts 13-14 arbeidsmaanden beschikbaar zijn. Op basis hiervan
is het slechts mogelijk om de projekten tot en met nummer 13 (projekt
36) uit te voeren.
Met betrekking tot het onder ad a en ad b gestelde willen wij het vol
gende nog opmerken.
1. De komende tijd zal onderzocht worden in hoeverre de tijdsbesteding
aan begeleidings- en onderzoeksaktiviteiten door informatie- en
automatiseringsadviseurs bij de diensten of afdelingen ten opzichte
van de in het projektenplan aangegeven tijdsbesteding teruggebracht
kan worden. Een verdere uitbreiding van de afdeling E.B.O. zal voor
1988 geen soulaas bieden, omdat voorgaande wervingsprocedures reeds
hebben uitgewezen, dat automatiseringspersoneel schaars is en se-
lektieprocedures tijdrovend zijn. Wij zullen ons echter nader op
dit punt beraden.
Teneinde toch enig soulaas te bieden, wordt op dit moment onder
zocht in hoeverre de begeleidingsintensiteit vanuit de afdeling
E.B.O. kan worden teruggebracht door:
a. de begeleiding van nieuwe projekten bij afdelingen c.q. diensten
voor een deel te integreren met reeds lopende projekten;
b. de diensten waar mogelijk in de gelegenheid te stellen projekten
zelf te begeleiden;
c. het probleemoplossend vermogen van de diensten en afdelingen te
vergroten middels het vergroten van de kennis terzake c.q. het
stimuleren van informatica-opleidingen. Ten behoeve van de ver
groting van het probleemoplossend vermogen inzake automatise-
ringsaktiviteiten is het in deze gewenst om het opleidingbudget
voor secretariepersoneel met f 20.000,-- te verhogen tot
f 60.000,per jaar en dit projekt voor zover mogelijk
(f 18.795,--) als preferent projekt voor 1988 eenmalig te dekken
uit de stelpost automatisering. Voor 1989 en volgende jaren
stellen wij u voor de dekking voor de extra opleidingskosten
automatisering en informaticakennis voor de secretarie ad
f 20.000,per jaar aan de orde te stellen bij de voorstellen
voor nieuw beleid. Deze zullen in geval van honorering worden
toegevoegd aan de post opleidingskosten secretariepersoneel, die
daarmee op f 60.000,per jaar komt.
d. daar waar mogelijk stagiaires in te zetten.
Hierdoor kunnen mogelijkerwijs meer projekten begeleiding genieten
en alsnog worden opgestart.
In deze dient eveneens te worden vermeld, dat momenteel onderzocht
wordt in hoeverre de informatie- en automatiseringsdeskundigen van
een aantal routine en/of operationele ondersteunende aktiviteiten
kunnen worden ontlast.
Het zal duidelijk zijn, dat het bovenstaande niet ten koste mag
gaan van het nivo van begeleiding van de diverse projekten.
2. De kostprijs van automatiseringsapparatuur daalt nog steeds. Dit
kan betekenen dat de nu geraamde kosten mogelijk te hoog zijn en
dat een deel van de geclaimde bedragen niet wordt benut, waardoor
de mogelijkheid ontstaat om een in eerste instantie niet voor uit
voering in aanmerking genomen projekt alsnog op te starten.
Gelet op het bovenstaande zal het duidelijk zijn, dat het op dit moment
niet mogelijk is aan te geven in hoeverre nog projekten vanaf nr. 13
c.q. nr. 19 kunnen worden uitgevoerd. Wij zullen echter ons uiterste
best doen om meer projekten van het u voorgelegde projektenplan te rea
liseren. In dat kader verzoeken wij u dan ook toch het krediet tot een
maximum van f 1.239.190,beschikbaar te stellen.
