12
verantwoordelijk zijn. Dit is des te meer van belang nu de mate van
personele capaciteit onder grote druk staat als gevolg van de door de
voortdurende bezuinigingen noodzakelijke maatregelen in de personele
sfeer
(Reorganisatie
Organisatiestructuur
Eind juni heeft het projectmanagement haar voorstellen gepresenteerd
over een mogelijke toekomstige organisatie voor het gemeentelijk appa
raat. Deze voorstellen zijn neergelegd in de nota "Hoofdlijnen Struk-
tuurverandering"Overeenkomstig fase 3 van het plan van aanpak met
betrekking tot de reorganisatie, zoals beschreven in de U ter kennis
gebrachte "Evaluatienota Organisatie Gemeente Leeuwarden plus Plan van
Aanpak Organisatie-ontwikkelingsproces", is de genoemde nota in inspraak
gegeven in het gemeentelijk apparaat. Tevens zal hierover in de Raads
commissie O.P.I. een discussie plaatsvinden.
Voor het eind van dit jaar zal het le deel van deze inspraakronde for
meel zijn geëindigd, waarna zal worden geëvalueerd in hoeverre de reac
ties aanleiding geven tot bijstelling van de voorstellen voor de nieuwe
organisatie. Daarna zal de 2e inspraakronde van fase 3 starten en zullen
diensthoofden, medezeggenschapscommissies, Raadscommissie O.P.I. en de
Commissie voor het G.O. een finale reactie kunnen geven op de voorstel
len. Indien alles volgens plan verloopt, ligt het in de bedoeling, dat
voor de zomervakantie 1989 een afgerond voorstel voor de toekomstige
organisatie aan de Raad zal worden voorgelegd. Daarna zal fase 4 van de
reorganisatie gaan starten, waarin daadwerkelijke uitvoering aan de
gedane voorstellen zal worden gegeven. Een van de eerste besluiten zal
moeten zijn om een nieuw gemeentelijk management te benoemen.
Op dit moment is nog niet exact te overzien welke looptijd met fase 4 is
gemoeid, doch er wordt naar gestreefd om per 1 januari 1990 de nieuwe
organisatie te laten ingaan. Nadere voorstellen in dezen zult U in de
loop van volgend jaar dan ook kunnen verwachten.
Cultuurveranderingsproces
Aangezien de herstructurering van het gemeentelijk apparaat niet op
zichzelf staat, doch gepaard moet gaan met een verandering van de be
staande cultuur en werkwijzen binnen het gemeentelijk apparaat is het
adviesbureau Van Dien en Co ingeschakeld om dit cultuurveranderingspro
ces te begeleiden. Gewerkt wordt aan de hand van een plan van aanpak,
dat in samenwerking met genoemd bureau is opgesteld om de voorgestelde
cultuurveranderingen te realiseren. Een en ander op basis van de voor
stellen van een ambtelijke/bestuurlijke werkgroep, die haar bevindingen
heeft neergelegd in de "Tussenrapportage Werkgroep Cultuurverandering",
die in Uw bezit is.
Voorshands is ervoor gekozen om genoemd bureau voorlopig alleen in te
schakelen tot en met fase 3 van het reorganisatieproces. Aan het einde
van fase 3 zal bekeken worden in hoeverre externe begeleiding ook in
fase 4 noodzakelijk is en in welke mate. Nadere voorstellen kunt U medio
1989 van ons verwachten.
Informatievoorziening
De komende jaren is op het gebied van informatievoorziening en automati
13
sering een aantal belangrijke ontwikkelingen te verwachten. De ontwikke
lingen met betrekking tot de zogenoemde basisregistratiesystemen, welke
zullen berusten op gemeentelijke functionele ontwerpen (GFO's) die onder
auspiciën van VNG worden opgesteld, vormen daarbij de hoofdlijnen. Be
halve aan de informatiebehoefte van de gemeente zal door de ontwikke
ling van geautomatiseerde informatiesystemen op basis van deze filosofie
ook op relatief eenvoudige wijze aan de informatiebehoefte van het Rijk
kunnen worden voldaan. Binnengemeentelijk werpt de komende reorganisatie
haar schaduwen vooruit. Het verminderen van het aantal diensten en het
wijzigen van aard en omvang van de secretarie vereisen een herbezinning
op het gemeentelijke informatievoorzieningsgebeurenMeer dan voorheen
zal een concernmatige aanpak van automatisering en informatievoorziening
noodzakelijk zijn. De in de notitie "Hoofdlijnen informatie- en automa
tiseringsbeleid gemeente Leeuwarden" als uitgangspunten verwoorde visie
met betrekking tot standaardisatie van apparatuur en deels ook program
matuur biedt, te zamen met de voorgestelde netwerkfilosofie, een goede
basis voor de totstandkoming van zo'n concerninformatiesysteem. Een
verdere uitwerking van deze opzet en de realisering van projecten zal
evenwel sterk afhangen van de beschikbare personele capaciteit en finan
ciële middelen. De komende jaren zal ten behoeve van de koppeling van
systemen de aandacht zich in dat kader met name meer dienen te gaan
richten op de afstemming van de data/gegevensstructuren en de daarbij
gebruikte beheersprogrammatuur (data-base-managementsystemen)Willen
programma's gebruik kunnen maken van gegevens welke op verschillende
computersystemen binnen de gemeente zijn opgeslagen via een binnenge
meentelijk besloten netwerk, dan zullen deze gegevens uniek dienen te
zijn qua vorm, betekenis, opslagplaats en dergelijke.
Eveneens zal duidelijkheid dienen te worden verkregen over de grond
slag, de betekenis, de beheerder en de geautoriseerde muteerder(s) van
gegevens, alsmede over de binnengemeentelijke en/of externe leveranciers
van brondocumenten en afnemers van gegevens en de benodigde beveiligin
gen. Een belangrijke rol speelt hierbij de keuze voor een apparatuuron-
afhankelijk binnengemeentelijk netwerk.
