1. kosten/baten (bijdrage in taakstellingen, besparingen en derge
lijke)
2. urgentie (wettelijk voorschrift, continuïteit, efficiency en
dergelijke)
3. relatie met het reorganisatieproces alsmede het gemeentelijk
informatie- en automatiseringsbeleid (eventueel noodzakelijke
versnelde afschrijvingen en dergelijke)
4. financiële en organisatorische haalbaarheid.
Per dienst zijn de voorstellen in de betreffende stuur- en coördi
natiegroepen behandeld en de daarin per dienst bepaalde volgorde
is overgenomen.
Terzake nog het volgende.
Ad_ 1
De diensthoofden zijn erop gewezen dat wordt verwacht dat zij aan
dacht besteden aan de baten van de automatisering. Een en ander in
navolging van de opmerkingen, die door de Commissie O.P.I. bij de
behandeling van het projektenplan 1983 zijn gemaakt. Wanneer dit
niet of in onvoldoende mate is te kwantificeren, zal - uiterlijk
bij de vervanging van de automatiseringsfaciliteiten - dienen te
worden bekeken welke voorzieningen wel of niet zullen worden ver
vangen.
Voor wat betreft de afschrijvingstermijn is opnieuw uitgegaan van
een periode van 5 jaar. Er is geen inhoudelijke of organisatori
sche reden deze periode verder terug te brengen.
Ad_3_-Relatie_met_het_gemeentelijke_reorganisatieproces
a. Standaardisatie.
Door de gehanteerde standaardisatie qua apparatuur en program
matuur zijn bij de eventuele herplaatsing van apparatuur en/of
programmatuur in het kader van het gemeentelijk reorganisatie
proces geen problemen te verwachten.
b. Herstrukturering informatievoorziening c.q. automatisering con
cern-systemen
Alhoewel dit enigszins buiten het bestek van het projektenplan
automatisering 1989 valt en de resultaten van de studies door
het projektmanagement voor de reorganisatie onder andere op het
gebied van de informatievoorziening en automatisering nog niet
zijn afgerond, mag verwacht worden dat de automatiserings-her-
strukturering een aanzienlijk beslag zal leggen op de financië
le middelen. Dit met name voor wat betreft de ontwikkeling van
de infrastrukturele voorzieningen, zoals een gemeentelijk com
puternetwerk en de aanschaf van een gemeentelijk post- en ar
chiefsysteem. Een en ander zal de beschikbare ruimte binnen de
stelpost automatisering (voor 1990 f 86.000,--) overschrijden.
Over aanvullende dekkingsmaatregelen om financiering mogelijk
te maken, hopen wij u te zijner tijd nader te informeren.
c. Basisregistratie.
In de Rapportage van de reorganisatie-werkgroep Informatievoor
ziening, Gegevensbeheer en Automatisering, die in uw bezit is,
is voorgesteld om het informatie- en automatiseringsbeleid te
ontwikkelen rond een aantal basisregistraties. Met de keuze
voor het geautomatiseerde Bevolkingssysteem van Philips, dat in
eigen beheer zal worden geëxploiteerd, en dat is ontworpen op
basis van het Gemeentelijke Funktioneel Ontwerp persoonsgege
vens (G.F.O.-P) en de Wet Gemeentelijke Basis Administratie
Persoonsgegevens (de Wet G.B.A.), wordt een nieuwe basis gelegd
voor een deel van de binnengemeentelijke persoons- gegevens-
voorziening. Medio 1989 zal een concrete start worden gemaakt
met de onderzoeken naar de koppelingsmogelijkheden van de af
hankelijke persoonsregistraties.
Ook de eerste ervaringen met het Personeels-informatie-systeem,
dat eveneens vanuit een gegevensgeoriënteerde benadering is
opgezet, zijn positief. Voorzieningen in de programmatuur om de
centrale registratie op termijn ook decentraal te kunnen benut
ten, zijn inmiddels aangebracht.
De aandacht richt zich voor wat betreft de overige basisregi
straties nu met name op:
I. de ontwikkeling van het financieel- en concern-systeem;
II. de ontwikkeling van het post- en archiefsysteem;
III. het vooronderzoek op het gebied van geïntegreerde/te inte
greren vastgoed-deel-systemen.
IV. een infrastruktuur in de vorm van een computernetwerk voor
de koppeling van systemen ten behoeve van informatie-uit
wisseling
Voor alle systemen wordt, overeenkomstig de uitspraak van de Ge
meenteraad, er naar gestreefd gebruik te maken van standaard-pro
grammapakketten en systemen.
Ad 4 - Financiële en organisatorische haalbaarheid projektenplan
1989
Op basis van de inventarisatie is gebleken, dat:
a. de beschikbare financiële middelen in de stelpost automatise
ring voor 1989 f 104.000,-- f 86.000,-- f 18.000,--) voor
een belangrijk deel toereikend zijn; alleen het projekt 35 kan
niet gehonoreerd worden;
b. doordat u onlangs akkoord gegaan bent met het behouden van een
3e formatieplaats voor een informatie- en automatiseringsadvi
seur binnen de sektor automatisering van de afdeling E.B.O.,
door de groeiende kennis terzake binnen organisatie-onderdelen,
en daarmee gepaard gaande verschuiving van werkzaamheden als
mede door de integratie van opleidingsmaatregelen bij de
aanvraag blijkt het mogelijk voor een belangrijk deel onderha
vige projekten tot uitvoering te brengen.
