Kosten/baten
De eerste categorie projecten zijn het gevolg van de steeds
groter wordende afhankelijkheid van computersystemen, waardoor
directe toegang door steeds meer ambtenaren afhankelijk worden
van de in de systemen opgeslagen gegevens, respectievelijk van
de door de computersystemen te verschaffen gegevens. Bij de
prioriteitsstelling is met name gelet in hoeverre de projecten
tot na 1993 (Stadskantoor) uitstelbaar zijn. De aangegeven
projecten achten wij onuitstelbaar
De projecten met als doel efficiencyverbetering hebben dit
jaar vooral het karakter van het verlagen van een aantal
achterstanden in de produktie, respectievelijk de druk op de
betreffende ambtenaren.
Organisatorische en financiële haalbaarheid.
Voor de realisatie van de overige projecten is vanuit de stel
post automatisering 1990 e.v. slechts een bedrag van f 12000,-
op jaarbasis nodig. Voor het overige kunnen de projecten
worden gedekt binnen de dienstbegrotingen.
De invoering van deze projecten zal door de diensten zelf in
eigen beheer en onder eigen verantwoordelijkheid worden
verzorgd en uitgevoerd.
4. Concern-informatiesystemen
In dit hoofdstuk zal wat nader worden ingegaan op de concern
informatie-systemen.
4.1 Financieel Concern-informatie Systeem (FCS)
De werkgroep FCS heeft nog geen keuze kunnen maken voor een
nieuw financieel concern-systeem. De beschikbare systemen
waren of niet geschikt of konden niet in de praktijk worden
getoetst. Een en ander impliceert dat op basis van het nieuwe
rekeningschema de bestaande financiële informatiesystemen ook
in 1991 nog zullen worden gebruikt. Medio 1991 zal de keuze
voor het FCS worden gemaakt opdat het systeem per 1 januari
1992 (deels) en op 1 januari 1993 (volledig) operationeel kan
zijn. Het gecumuleerde budget dat medio 1992 beschikbaar zal
voor dit systeem (Hardware, software en verbindingen) bedraagt
op basis van de vrij vallende kapitaallasten circa f 1,8
miljoen gulden op investeringsbasis. Een deel hiervan (circa f
200.000,-.) zal reeds in 1990 moeten worden besteed voor de
realisatie van ook voor andere concern-informatiesystemen
noodzakelijke infrastructuur (zie o.a. paragraaf 4.2 en 4.4).
4.2 Gemeentelijk geAutomatiseerd Post- en archiefregistratie
Systeem (GAPS)
De keuze voor het GAPS is gevallen op het programmapakket
"Propos" van het bedrijf Procura te HeerhugowaardDe program
matuur sluit nauw aan bij alle eisen zoals deze door de
betreffende ambtelijke werkgroep zijn opgesteld. Het program
mapakket is modern en modulair van opzet en is reeds operatio
neel bij de Gemeente Deventer en bij enkele bedrijven. Qua
architectuur wordt gekozen voor invoering op een UNIX mini-
computer
De keuze voor deze programmatuur, apparatuur en gebundelde
6
organisatievorm is terug te voeren op
De consistentie van de post codering en de hiermee
samenhangende vereenvoudiging van het beheer van de
stroom post, c.q. de voordelen voor de (management)-
informatievoorziening
NB. Bij bundeling van de postregistratie functies
c.a. in een facilitair bedrijf in het Stadskan
toor is dit eveneens een groot voordeel.
Het voorkomen van meervoudig beheer van apparatuur en
programmatuur en de hiermee samenhangende personele
voordelen
De UNIX-mini-computer kan worden geplaatst op het
bureau Automatisering en Beheer van de afdeling Interne
Zaken bij de Dienst Bestuurszaken. Dit bureau verricht
reeds het technisch systeembeheer voor alle andere
computersystemen binnen de Dienst Bestuurszaken.
Het beheer over het programma Propos kan worden ver
zorgd door de applicatiebeheerder bij het bureau
Registratuur van de afdeling Interne Zaken.
Door terminal verbindingen en het feit dat de registra
tuur afdelingen van de diensten Bestuurszaken en
Welzijn respectievelijk Stadsbeheer en Stadsontwikke
ling en Milieu reeds zijn gecombineerd kunnen bij
ingebruikname van het systeem direct 4 diensten van het
programma profiteren. De overige diensten zullen
geleidelijk worden aangesloten.
De kosten van apparatuur en hiermee samenhangende voor
zieningen zijn bij een computersysteem lager dan bij
twee of meer kleinere systemen. Wanneer daarbij gekozen
wordt voor een standaard UNIX-mini-computer is het
beleid met betrekking tot uitwijk -- op termijn --
beter te waarborgen.
Voor het overige wordt verwezen naar projectdossier nummer 62.
4.3 Deconcentratie mutatie- en raadpleegfaciliteiten voor en
aanpassing van het Personeels Registratie en Informatie
Systeem (PRIS)
Het PRIS werd in de oude organisatie (centraal gebruikt) door
de voormalige Secretarieafdelingen Personeelszaken en EBO en
draaide op een Philips P4000 computer. Ingevolge de reor
ganisatie zijn is de personeelsfunctie gedecentraliseerd. De
personeelsfunctionarissen zijn voor een deel nog ondergebracht
in het voormalige gebouw van de afdeling EBO. Daar dit gebouw
wordt afgestoten en de P&O-afdelingen -- inclusief de admini
stratieve ondersteuning -- ook feitelijk zullen worden gede
centraliseerd c.q. geïntegreerd in de diensten zijn extra
voorzieningen noodzakelijk. De kosten hiervan bedragen f
25.000,-.
In deze kan worden opgemerkt dat PRIS als concern-informatie
systeem c.q. basisregistratie personele middelen -- haar dien
sten in het reorganisatieproces heeft bewezen. Deze basis
registratie heeft aangetoond dat de standaardisatie van
gegevens op concern-niveau de kwaliteit van de informatie
voorziening enorm kan verbeteren. Dit geldt met name voor
7
