gegaan. Daarbij zijn de volgende knelpunten in de bestaande
informatievoorziening van de sector geconstateerd.
In het algemeen kan worden gesteld dat sprake is van een
verouderd automatiseringsconcept dat niet meer voldoet aan
de eisen die vanuit de organisatie aan de
informatievoorziening worden gesteld. De vroegtijdig stop
gezette automatiseringsactiviteiten uit het verleden hebben
mede aan deze situatie bijgedragen.
Hiermee samenhangend is tevens van belang dat de door het
CEVAN verzorgde gegevensverwerking ten behoeve van de
dienst afwijkt van het verwerkingssysteem zoals dat door het
CEVAN aan de overige sociale dienst-cliënten wordt
aangeboden. Deze geïsoleerde positie draagt het gevaar in zich
dat de ondersteuning van het Leeuwarder systeem (functioneel
en technisch onderhoud) in de toekomst onder druk komt te
staan. Tegen deze achtergrond is een bezinning op de
toekomstige automatiseringssituatie van de dienst zondermeer
noodzakelijk.
Het bestaande systeem ondersteunt slechts een deel van de
activiteiten binnen de betrokken sector van de dienst, namelijk
alleen de uit de uitkeringsbesluiten voortvloeiende
administratieve verwerking. In een adequate ondersteuning van
de daaraan voorafgaande werkzaamheden - intake tot en met
de afgifte van de beschikking - wordt thans niet voorzien.
Geautomatiseerde ondersteuning van deze werkprocessen, het
zogenoemde voortraject, biedt - zowel uit efficiency-oogpunt
als met het oog op een effectieve beheersing van de proces
sen - belangrijke voordelen.
Mede in verband met het ontbreken van een geautomatiseerd
voortraject kan in de huidige situatie op een aantal plaatsen in
de procesgang redundantie van gegevensverwerking worden
geconstateerd. Dit houdt in dat dezelfde gegevens meerdere
malen worden opgevoerd en bijgehouden. Hierbij is tevens
sprake van relatief veel handmatig werk. Het moge duidelijke
zijn dat dit de doelmatigheid van de werkprocessen niet ten
goede komt.
2
In aanvulling op de bovenstaande aspecten kan het feit dat het
huidige automatiseringssysteem per 1 januari 1992 boekhoudkundig is
afgeschreven tevens als één van de veranderingsmotieven worden
genoemd.
Tenslotte kan nog worden vermeld dat de bovengenoemde knelpunten
in de informatievoorziening van de sector sociale dienstverlening zijn
bevestigd door een in opdracht van de dienstdirectie uitgevoerde
"survey" door het adviesbureau Upgrade.
3. Gevolgde project-aanpak
De tot dusverre uitgevoerde project-activiteiten laten zich als volgt
samenvatten:
I Opstelling programma van eisen;
II Uitvoering marktverkenning;
III Beoordeling marktaanbod.
Tijdens deze projectfasen is gebruik gemaakt van de deskundigheid
van een extern adviesbureau. De bovenstaande hoofdactiviteiten
worden in het navolgende kort toegelicht.
Ad I Opstelling programma van eisen.
Mede op basis van de uitkomsten van de probleemanalyse heeft een
inventarisatie plaats gevonden van de aan het nieuwe systeem te
stellen functionele, technische en randvoorwaardelijke eisen. Het
hieruit voortgekomen programma van eisen is bij de ter inzage
gelegde stukken gevoegd. Dit programma van eisen is door de externe
adviseur getoetst op volledigheid, consistentie en bruikbaarheid.
Ad II Uitvoering marktverkenning.
Te gelijker tijd met de opstelling van het programma van eisen is
informatie verzameld over de op de markt aanwezige
softwarepakketten voor sociale dienst-activiteiten. Op deze wijze is
van 10 leveranciers produktinformatie ingewonnen. Deze
produktinformatie heeft als leidraad gediend voor de eerste fase van
het feitelijke beoordelingsproces.
3
