Ad III Beoordeling marktaanbod.
Globale toetsing van de verzamelde produktdocumentatie aan het
programma van eisen heeft geresulteerd in de voorselectie van de
pakketten van de volgende vier leveranciers: CEVAN, HCS, Kramers
en Siemens/Nixdorf.
Vervolgens heeft, wederom met het programma van eisen als
toetsingskader, een detailbeoordeling plaats gevonden van deze vier
pakketten, waarbij langs de volgende vier sporen (aanvullende)
informatie is ingewonnen:
de door de leveranciers ingediende produkt- en
prijsinformatie;
met de leveranciers gevoerde besprekingen, waarbij
additionele informatie is ingewonnen;
door de leverancier verzorgde produktdemonstraties;
contacten met gemeenten die ervaringen hebben opgedaan met
de betrokken leveranciers.
Tijdens het selectieproces is gebruik gemaakt van een methodiek
waarmee de waarderingen van de pakketten zijn gekwantificeerd door
middel van het toekennen van gewogen scores per in de beoordeling
betrokken gezichtspunt.
4. Uitkomsten van het onderzoek
Het bovengeschetste selectieproces heeft geleid tot enkele conclusies
ten aan zien van de geschiktheid van de vier nader onderzochte
pakketten.
In de eerste plaats kan worden gesteld dat alleen het CEVAN-
systeem onvoldoende beantwoordt aan de gestelde functionele eisen.
Het feit dat dit systeem geen adequate ondersteuning biedt van het
voortraject heeft bij deze conclusie een zwaarwegende rol gespeeld.
Daarnaast is van belang dat ook de prijsvergelijking van de vier
pakketten niet ten gunste van het CEVAN is uitgevallen. Met
betrekking tot de overige drie systemen kan worden geconcludeerd
dat zij in voldoende mate voldoen aan het opgestelde programma van
eisen. Deze drie pakketten kunnen derhalve, zij het onder bepaalde
voorwaarden, ieder als een reèle optie worden aangemerkt. Wel is op
basis van de onderscheidende kenmerken van deze pakketten, zowel
4
in functionele als financiële en technische zin, een nadere
voorkeursordening opgesteld. Aan de hand van deze voorkeuren zijn
inmiddels contractbesprekingen aangevangen. Deze besprekingen
richten zich op de contractuering van één van de drie in aanmerking
komende leveranciers, waarbij de vastgestelde voorkeursordening
bepalend is voor de richting en volgorde van de besprekingen. Ten
behoeve van de onderhandelingen is externe ondersteuning
aangetrokken van een juridisch adviseur.
Tenslotte moet in dit verband nog worden vermeld dat aan de
definitieve keuze van een systeem de randvoorwaarde is verbonden
dat het te kiezen systeem op het besluitvormingsmoment op
succesvolle wijze moet zijn geïmplementeerd in een vergelijkbare
andere gemeentelijke sociale dienst. Met betrekking tot ieder van de
drie potentiële pakketten zijn recentelijk implementatietrajecten
gestart in andere gemeenten. Voldoende zekerheid omtrent de
succesvolle afloop van deze projecten vormt derhalve een bindende
voorwaarde voor de onderhavige systeemkeuze.
5. Financiële consequenties
Bij de vaststelling van de financiële consequenties van het
onderhavige project is allereerst van belang dat gebleken is dat de
boekhouding met betrekking tot de automatiseringslasten bij de
Dienst Economische en Sociale Zaken een aantal verstorende
factoren bevat, die correctie behoeven. Deze correctie betreft een
tweetal elementen:
1. In het verleden gecalculeerde besparingen in verband met
eerdere automatiseringsplannen zijn niet realiseerbaar.
2. Een deel van de automatiseringsapparatuur is reeds
afgeschreven zonder dat een vervangingsreservering heeft
plaatsgevonden.
Ad I. In het verleden is rekening gehouden met besparingen als
gevolg van invoering van het GSDIS-project. Dit was gebaseerd
op het ontwikkelingsproject bij het CEVAN rond een sociale
zaken systeem, waar naast belangrijke verbeteringen in de
functionaliteiten van het systeem ook substantiële besparingen
in zowel personeels- als kapitaallasten werden verwacht.
Helaas bleken beiden op een fictie te berusten; Het GSDIS-
trajeet is door het CEVAN stopgezet. Dientengevolge zullen
5
