6. Uiteindelijke keuze van de toepassing.
Overigens is het niet op voorhand uitgesloten dat de conclusie van het onderzoek is
dat geen keuze kan worden gemaakt bijvoorbeeld omdat aangeboden systemen niet
beter zijn dan de huidige toepassing of omdat een geschikt pakket nog niet geheel is
uitontwikkeld.
Inschakeling externe deskundige
De algemeen direkteur van de Dienst Economische en Sociale Zaken acht het
gewenst dat bij de uitvoering van het onderzoek gebruik gemaakt wordt van de
inbreng van een externe deskundige. De voornaamste hieraan ten grondslag liggende
overweging is dat de beoordeling van de diverse in aanmerking komende software
pakketten een specifieke deskundigheid vraagt die onvoldoende binnen de dienst
aanwezig is. Dit tegen de achtergrond van de risico's die onvermijdelijk aan het
projekt verbonden zijn, mede gelet op de omvang van de te plegen investeringen
(ongeveer 1,5 miljoen). Voorts speelt hierbij een rol dat het "automatiseringsve
rleden" van de Gemeentelijke Sociale Dienst heeft aangetoond dat een zorgvuldige
opzet en begeleiding van dergelijke projekten absoluut noodzakelijk is. Wij kunnen
met deze argumentatie instemmen.
De gewenste inbreng van de externe deskundige dient een tweeledig doel, te weten:
1. Het in meer "onderzoekstechnische" zin begeleiden van de projektgroep. In
concreto betekent dit dat van het adviesburo ondersteuning wordt verwacht met
betrekking tot:
a. Het verzorgen van een training van de projektgroepleden. Teneinde de leden van
de projektgroep op eenzelfde kennisnivo te brengen, zodanig dat de consequenties
van keuzes en aanbevelingen kunnen worden overzien, wordt een vorm van externe
training noodzakelijk geacht.
b. Het toetsen van het op te stellen pakket van eisen op consistentie, volledigheid
en relevantie. Het pakket van eisen kan gezien worden als de basis van het selec
tieproces en vormt alszodanig een essentieel element van het totale onderzoek.
c. Het opstellen van wegingsfaktoren.
Om de verschillende software pakketten te kunnen vergelijken zal toetsing moeten
plaatsvinden aan de hand van een aantal aan het eisenpakket ontleende criteria.
Vooraf zal het inhoudelijk gewicht van elk criterium moeten worden aangegeven,
zodat voor elk alternatief de "gewogen" gebruikswaarde kan worden vastgesteld.
Ook bij deze aktiviteit kan op zinnige wijze gebruik worden gemaakt van externe
ondersteuning.
2. Het inventariseren van het marktaanbod.
Deze inventarisatie moet een gedetailleerde objektieve produktbeschrijving op
leveren van de verschillende op de markt aanwezige software pakketten voor
uitkeringsadministraties. Op deze wijze kan een betrouwbare pakketvergelijking
worden verkregen (inklusief het financiële aspekt).
2
Wellicht ten overvloede zij nog gesteld, dat de beoogde inbreng van het adviesburo
zich beperkt tot methodologische ondersteuning, het aandragen van een "second
opinion" en het aanleveren van marktinformatie en zich derhalve niet uitstrekt
tot een betrokkenheid bij de inhoudelijke afweging van de pakketkeuze. De verant
woordelijkheid voor deze laatste aktiviteit ligt in eerste instantie volledig bij de
projektgroep.
Financiële consequenties
Op basis van verkennende besprekingen van enkele medewerkers van de dienst met
een aantal automatiseringsadviseurs kan worden geschat dat de totale advisering
ongeveer 40 50 adviesdagen in beslag zal nemen, hetgeen een kostenpost betekent
van circa 100.000,—. Voor wat betreft de dekking van deze kosten is van belang
dat in de begroting van de Dienst Economische en Sociale Zaken een stelpost van
203.000,— is opgenomen voor de dekking van de invoeringskosten van een nieuw
geautomatiseerd systeem voor de uitkeringsadministratie. De bovengenoemde
advieskosten kunnen derhalve ten laste van deze post worden gebracht.
Tot slot merken wij nog het volgende op. De planning is erop gericht om het nieuwe
uitkeringsverwerkingssysteem per 01-01-1992 operationeel te hebben. Rekening
houdend met de doorlooptijd van de bestuurlijke besluitvorming en de imple
mentatiefase van het systeem, betekent dit dat het interne selectieproces met
betrekking tot het software pakket begin 1991 dient te zijn afgerond. Gelet op deze
strakke tijdsplanning was het beslist noodzakelijk dat op de kortst mogelijke termijn
een aanvang zou worden gemaakt met de werkzaamheden rondom de selectie van en
opdrachtverlening aan het in te schakelen adviesburo. Op grond hiervan hebben wij
de algemeen direkteur van de Dienst Economische en Sociale Zaken inmiddels
gemachtigd om tot het aantrekken van de externe adviseurs over te gaan.
De commissie Economische en Sociale Zaken heeft op 26 november 1990 over het
onderhavige voorstel vergaderd. De commissie adviseert met het voorstel in te
stemmen.
Onder verwijzing naar de ter inzage gelegde stukken stellen wij u voor te besluiten
overeenkomstig het bijgevoegde ontwerp-besluit.
Leeuwarden, 3 januari 1991.
Burgemeester en Wethouders van Leeuwarden,
mr. G.J. te loo Burgemeester.
mw. ir. J.A. Lantermans Secretaris.
