18
Opschonen semi-statische archieven
In de rapportage van de Werkgroep Archivering c.a. van februari
1988 is aandacht besteed aan het beheer van de semi-statische
archieven.
Geconcludeerd werd, dat bij de meeste diensten het semi-statisch
archief sterk verwaarloosd is; de toegankelijkheid van deze iets
oudere archieven is volstrekt onvoldoende. Dit wordt veroorzaakt
door het ontbreken van een geregelde selectie- en vernietigingsprak
tijk door gebrek aan zowel kwantitatief als kwalitatief geschoold
personeel.
Als mogelijke oplossing werd de instelling van een "revisie-team"
aangedragen. Eén en ander is door de Werkgroep Archivering c.a. in
haar rapportage van mei 1989 verder uitgewerkt.
In het kader van het project Stadskantoor is, in verband met de
benodigde ruimte, onderzoek verricht naar de hoeveelheden
aanwezige financiële bescheiden.
Tijdens diverse besprekingen is de conclusie getrokken, dat de
sanering van de financiële bescheiden het best kan worden wegge
werkt door de werkzaamheden als een speciaal project aan te wijzen.
Het project heeft een looptijd van ca. 2 jaar en heeft als taakstelling
bewerking, vernietiging en inventarisatie van ca. 2280 ml
- financiële - archiefbescheiden.
Het bewerken van het archief levert een geïnventariseerd semi-
statisch archief op dat een omvang heeft van rond 25% van het
oorspronkelijke aantal ml.
Wij stellen U voor uit de ruimte voor nieuw beleid 100.000,
beschikbaar te stellen ten behoeve van het opschonen van het semi-
statisch archief.
002.06 Bevolkingsregister, burgerlijke stand, militaire zaken en
verkiezingen
Medio 1990 heeft de afdeling Burgerzaken het Philips-GBA-systeem
in gebruik genomen. Weliswaar kunnen nog niet alle gewenste
applicaties gebruikt worden, hetgeen als een knelpunt binnen de
organisatie wordt ervaren, maar in de periode 1991-1993 zullen de
ontbrekende toepassingen door nadere ontwikkeling ingevoerd
kunnen worden. In dit verband mogen onder andere worden
genoemd de reisdocumenten- en rijbewijzenapplicatie alsmede de
burgerlijke stand-module.
De verwachte landelijke invoering van het inter-gemeentelijk GBA-
netwerk heeft door allerlei oorzaken vertraging opgelopen. De
verwachte voordelen, zoals het niet langer handmatig bijhouden van
het persoonskaartenbestand, zal ook later zichtbaar worden, terwijl
de vermindering van de mutatie-processen ook later zal plaatsvinden.
Naar verwachting zal in 1991 een start worden gemaakt met de
invoering van de landelijke GBA. In een periode van twee jaar
zullen alle gemeenten op het GBA-netwerk worden aangesloten.
Beleidsplan
1991-1994
2. Beleidsvoornemens per hoofdfunctie
19
Daarnaast zal in deze beleidsperiode een start worden gemaakt met
de invoering van een binnengemeentelijk netwerk voor de uitwisse
ling van persoonsgegevens, waarbij het GBA-bevolkingsbestand als
basis zal dienen.
Medio 1991 zal een begin worden gemaakt met verruiming van de
openingstijden van de afdeling Burgerzaken, waarbij in ieder geval
de huidige sluiting tussen 12.00 - 14.00 uur tot het verleden zal
behoren. Een verdere verruiming, waaronder de openstelling op de
koopavond, zal nader worden uitgewerkt.
002.07 Voorlichting
Met de reorganisatie van het gemeentelijk apparaat is de voorlichting
over gemeentelijk beleid een nieuwe weg ingeslagen. Bij elk van de
vijf nieuwe diensten zijn voorlichters aangesteld, die het zelfstandi
ger karakter van de diensten uitdragen en zowel aan de P.R.- als
aan de voorlichtingsuitingen werken. Een wekelijks overleg van deze
voorlichters en de beleidscoördinator communicatie in het Platform
Voorlichting, zorgt voor de afstemming en eenduidige publikaties in
de eigen media, samenhangende persberichten en afspraken over
representatie van het gemeentebestuur.
Met de ontwikkeling van een Public Relations en Communicatiebe
leid is inmiddels een begin gemaakt. Een plan van aanpak zal de
komende maanden worden uitgewerkt tot een Beleidsnota Communi
catie gemeente Leeuwarden, waarin kernbegrippen als interne en
externe communicatie, beleidspresentatie en beeldvorming worden
uitgewerkt en van concrete instrumenten voorzien. Een van de
instrumenten, de huisstijl, heeft inmiddels het invoeringsstadium
bereikt.
Een belangrijk P.R.-instrument is de persoonlijke voorlichting die
dagelijks in het gemeentelijk Informatiecentrum in de praktijk wordt
gebracht. Het directe contact met het publiek is dan ook de meest
in het oog lopende functie van het centrum. De tweede hoofdfunctie
is het totale voorlichtingsproduktie-proces: publikaties, affichering,
tentoonstellingen, audio-visuele presentaties. Achter die functies gaan
taken schuil als het geven van communicatie-adviezen, de ontwikke
ling van een communicatieplan voor de persoonlijke voorlichting, de
contacten met de pers, representatie, toelichten van raadsvergaderin
gen voor de lokale omroep, etc. Daarnaast is ook de voorlichtings
taak voor de Dienst Bestuurszaken bij het Informatiecentrum
ondergebracht.
De hiervoor aangeduide functies van het gemeentelijke Informatie
centrum, dienen in een duidelijk kader te worden gevat. Wij zijn
voornemens U daartoe voor de zomer 1991 een uitgewerkt beheers
en activiteitenplan Informatiecentrum voor te leggen.
De presentatie van de gemeente Leeuwarden vraagt om P.R.-uitingen
die op korte termijn moeten worden aangemaakt, maar de beschik
bare middelen te boven gaan. Wij stellen U voor éénmalig
50.000,uit te trekken ten laste van de ruimte voor nieuw
beleid.
Omdat P.R. en communicatie een zaak van de gehele organisatie is,
Beleidsplan
1991-1994
2
Beleidsvoornemens per hoofdfunctie
