Het verstrekken van een voorbereidingskrediet voor de aanschaf van een nieuw financieel
concern informatie-systeem
Bijlage nr. 73
Aan de Gemeenteraad
1. Inleiding
Al in de aanloop tot de reorganisatie die in 1990 heeft plaatsgevonden is voorzien, dat
de financiële structuur van de gemeente aanpassing behoeft aan de nieuwe organisatie
structuur, de na te streven besturings-conceptie en de bijbehorende besturingsin
strumenten. Als uitgangspunt geldt: relatief autonome diensten, die op hoofdlijnen
aangestuurd worden d.m.v. mandatering, contract-management, bestuursopdrachten,
zelfbeheer, outputbegrotingen etc. Bij die grotere autonomie hoort ook bijbehorende
verantwoordingsinstrumenten zoals de z.g. 'tussentijdse rapportages' waaronder de
Maraps.
Aansluitend op de rapporten 'Financiële Structuren', februari 1988 en 'Het Financieel
Management in de Gemeente Leeuwarden', mei 1989, is een aantal acties onderno
men om het financieel management op concernniveau opnieuw vorm en inhoud te
geven en te instrumenteren met een Financieel Informatie Systeem.
Door een complex van redenen hebben die acties tot nu toe niet tot het gewenste
eindresultaat geleid. Hieraan zijn onder andere debet geweest een aantal wisselingen
in de financiële ambtelijke top en de aandacht die men nodig had voor het inrichten
van de nieuw ontstane diensten.
Aangezien de behoefte aan een nieuw (gemeenschappelijk) systeem groot is, hebben
wij twee externe bureaus gevraagd, in de vorm van een offerte, een plan van aanpak
te schetsen, dat moet leiden tot een operationeel financieel concemsysteem per 1
januari 1993.
Op basis van de offertes is besloten het bureau Upgrade b.v. te Hoofddorp opdracht
te verlenen het project te begeleiden. Vooralsnog is die opdracht beperkt tot de le
fase van het project: het 'verkenningsonderzoek'.
Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt, dat Upgrade de keuze en implementatie
van het nieuwe sociale dienst systeem bij de dienst ESZ begeleidt. Dit project
verloopt tot op heden succesvol: binnen het budget, binnen de gestelde tijd en een
breed draagvlak voor het gekozen pakket.
2. Globaal Plan van Aanpak
Het door Upgrade voorgestelde plan is gericht op de verbetering van de financiële
informatiehuishouding d.m.v.
(her)inrichting van de financiële functie binnen het gemeentelijk concern;
selectie van een passend geautomatiseerd systeem;
implementatie van de financiële structuur en de aangeschafte hulpmiddelen:
in organisatorische zin (besturingscyclus, centraal/decentraal, taken/be-
