voegdheden)
in logische zin (rekeningschema, raamprocedures, con ven ties, etc.)
in technische zin (machines, netwerk, software etc.)
in personele zin (functie-inrichting, training, opleiding).
De hiervoor te verrichten activiteiten zijn uitgezet in een zeer strakke doch haalbare
planning, gericht op implementatie per 1 januari 1993, met concrete produkt-om-
schrijvingen per fase. Voor de omschrijving daarvan verwijzen wij u naar het ter
inzage gelegde rapport 'Financiële Structuur 1993'.
De door Upgrade voorgestelde werkwijze wordt gekenmerkt door een hoge mate van
zelfwerkzaamheid van de organisatie. Naast de inzet van Upgrade (ca. 105 dagen) is
een forse interne inspanning noodzakelijk (ca. 850 mensdagen)
Projectorganisatie
Besloten is, vooruitlopend op de bestuurlijke besluitvorming een projectbureau in te
richten. Dit bureau, organisatorisch opgehangen aan de gemeentesecretaris, is
inmiddels operationeel.
Het project wordt gestuurd door de inmiddels ingestelde stuurgroep Financieel
«Concern Systeem (FICS), onder voorzitterschap van de wethouder Middelen. De
praktische sturing van de projectorganisatie vindt binnen de door de stuurgroep
gestelde kaders plaats door de gemeentesecretaris in haar rol van opdrachtgever.
r
I
I
I
Binnen de projectorganisatie zal een aantal werkgroepen, gedeeltelijk parallel, in
opdracht van de stuurgroep en onder leiding van het projectmanagement, werken aan
de vervaardiging van de gevraagde deel-produkten.
4Financiële consequenties
Uiteraard zijn aan de plan ontwikkeling kosten verbonden. Deze kosten worden als
volgt geraamd.
Kosten projectbureau:
Huur 10.000,00
Inventaris 10.000,00
PC-configuratie 60.000,00
Personeel (incl. stagiaires) 130.000,00
Kosten externe ondersteuning:
Upgrade (105 dagen) 200.000,00
Juridische advisering 30.000,00
Accountancy 30.000,00
Overige:
Reis- en verblijfskosten 12.500,00
Opleiding en Training 12.500,00
Totaal: 495.000,00
Het genoemde bedrag moet worden gezien als een voorbereidingskrediet en zal te
zijner tijd een integraal onderdeel vormen van de kosten van ontwikkeling, implemen
tatie en exploitatie van het Financieel Concern Informatie Systeem. Gelet daarop
stellen wij voor de voorbereidingskosten voorshands te activeren en mee te nemen bij
de bepaling van het definitief krediet voor genoemd systeem. Wij merken daarbij nog
op, dat de kapitaallasten van dit voorbereidingskrediet, die op basis van 9% rente en
een afschrijving in 5 jaar kunnen worden berekend op rond fl. 145.000,— per jaar,
kunnen worden gedekt uit de op de gemeentebegroting bij de verschillende diensten
gereserveerde middelen voor de vervanging van het financiële systeem.
bVoorstel
Onder vermelding dat de Commissie voor de Middelen in haar vergadering van 5
maart j.l. ons voorstel heeft besproken en zij u adviseert hiermee in te stemmen,
stellen wij voor te besluiten overeenkomstig bijgaand ontwerp-besluit.
Project
bureau
Stuur
^oepj
Opcfacht-
gever
Projectteam
Externe
Adviseurs
Kern
tern
tere
<ern
Kern
Hoofdlijnen
Selectie
Detaillering
installatie
Opleidingen:
Afbeelding 1 Projectorganisatie
Leeuwarden, 12 maart 1992.
Burgemeester en Wethouders van Leeuwarden,
mr. G.J. te Loo Burgemeester.
mw.ir. J.A. Lantermans Secretaris.
