Ten aanzien van het laatste punt kan onder andere
opgemerkt worden, dat in de loop der jaren als gevolg
van voortschrijdende automatisering en wijzigingen op
het terrein van belastingheffing, de instrumentatie van
de afdeling Belastingen is uitgegroeid tot een complex
van min of meer losstaande systemen. Zo zijn er op dit
moment 6 verschillende systemen in gebruik. Elektronische
communicatie tussen een aantal van die systemen is
technisch niet mogelijk. Hierdoor dient bij het voor
bereiden van aanslagen en het bewaken van debiteuren
extra (handmatige) inspanningen geleverd te worden, om
een en ander op tijd te realiseren c.q. voldoende te
waarborgen
Ten gevolge van bovengenoemde knelpunten en de
technologische gedateerdheid van de huidige informatie
systemen is het bovendien moeilijk tijdig zinvolle en
betrouwbare beleidsinformatie te presenteren.
2INSCHAKELING EXTERN ADVIESBUREAU
De termijn, van minder dan één jaar, om tot een
verantwoorde keuze en implementatie van een nieuw
systeem te komen, is te kort om het vervangingstraject
volledig door de bestaande organisatie (i.e. de
afdeling Belastingen) te laten uitvoeren.
Daarnaast speelt ook het hoge afbreukrisico van dit
project een belangrijke rol bij de door ons gekozen
aanpak. Voor iedere maand dat de aanslagen voor
bijvoorbeeld OGB en Rioolrechten (in totaal ca.
35 miljoen) 'te laat' worden opgelegd wordt een rente
verlies van ca. f 250.000,geleden.
Om deze redenen is aan twee externe adviesbureaus
gevraagd om in de vorm van een offerte een Plan van
Aanpak te schetsen gericht op implementatie van een nieuw
belastingen-systeem per 1 januari 1994.
Op grond van de inhoud van de offerte en de positieve
ervaringen in twee vorige projecten (Sociale
Dienst-systeem en het Financieel Informatie-systeem)
hebben wij voor de aanpak van Upgrade Advies BV uit
Hoofddorp gekozen.
3. GLOBAAL PLAN VAN AANPAK
Het door Upgrade gepresenteerde Plan van Aanpak is in
grote lijnen vergelijkbaar met de aanpak van de eerder
genoemde projecten. Die aanpak is succesvol gebleken. De
projecten zijn binnen de gemaakte afspraken (tijd,
2
kwaliteit, budget) en met een breed draagvlak in de
organisatie uitgevoerd en afgerond.
Het plan van Upgrade voorziet in de instelling van een
projectorganisatie die tot taak heeft:
- selectie van een passend geautomatiseerd systeem;
- aangeven van de (administratief) organisatorische
kaders waarin een dergelijk systeem geëxploiteerd
moet worden;
installatie en implementatie van de aangeschafte
hulpmiddelen
technisch (machines, netwerk, etc.);
logisch (parametrisering, procedures, etc.);
- implementatie van die (administratief)
organisatorische kaders;
4PROJECTORGANISATIE
In een door Upgrade uitgevoerd verkenningsonderzoek
zijn de knelpunten in de huidige situatie
geïnventariseerd, en is de gewenste situatie, alsmede
het migratiepad om die situatie te bereiken,
gedefinieerd.
Kortheidshalve verwijzen wij u naar het ter inzage
gelegde verkenningsrapport.
Vanwege de korte termijn waarbinnen een en ander dient
plaats te vinden hebben wij besloten, vooruitlopend op de
bestuurlijke besluitvorming, een projectorganisatie
volgens de aanbevelingen van Upgrade in te richten.
Het migratie-traject is gefaseerd. Aan de fasering is
een zeer strakke doch haalbare planning gekoppeld. Door
de concrete produkt-omschrijvingen per fase en de
heldere toedeling van verantwoordelijkheden binnen de
projectorganisatie, zijn de mogelijkheden voor de
opdrachtgever het project (bij) te sturen gewaarborgd.
5. KREDIET
Uiteraard zijn aan de planontwikkeling, aanschaf en
implementatie van een nieuw heffingensysteem kosten
verbonden. In totaal is voor dit project een krediet
benodigd ad f 2.250.300,Voor een specificatie van
dit krediet verwijzen wij u naar het, met het oog op de
komende contractonderhandelingen, vertrouwelijk ter
inzage gelegde berekeningsmodel met toelichting.
3
