Blad 2
69 CB/IRJ
Vervolgens is op 17 december 19 93 in een meningsvormende
vergadering van de Raadsadviescommissies Algemene Zaken en
Middelen van gedachten gewisseld over het verbeteringstraject
Leeuwarden in stelling.
Tenslotte heeft op 22 februari 1994 ter voorbereiding van de
besluitvorming in de raad een conferentie plaatsgevonden met
de leden van de Commissie voor Algemene Zaken en de Commissie
Middelen, de leden van de CDR en ons college over Leeuwarden
in stelling.
De verslagen van deze bijeenkomsten zijn is voor u bij de
stukken ter inzage gelegd.
In het besturings- en organisatiemodel dat wij thans aan u
voorleggen is rekening gehouden met de tijdens deze
bijeenkomsten naar voren gebrachte opmerkingen.
Conferentie Leeuwarden in stelling 22 februari 1994
Naar aanleiding van de conferentie Leeuwarden in stelling op
22 februari 1994 hebben wij in het besturingsmodel in de
omschrijving van de rol van de raadsadviescommies rekening
gehouden met de wens van de Raad op een meer actieve wijze
betrokken te worden bij de beleidsontwikkeling en de
beleidsuitvoering
Bij de bespreking van het organisatiemodel is onder meer
ingegaan op de positionering van de funktie van adj.
secretaris/concerncontroller. Naar aanleiding hiervan hebben
wij een wijziging aangebracht in het organisatiemodel. Deze
wijziging houdt in dat de funktie van adjsecretaris komt te
vervallen. Er zal een directeur bedrijfsvoering worden
aangesteld, die bij afwezigheid van de gemeentesecretaris deze
funktie waarneemt. De directeur bedrijfsvoering geeft leiding
aan de concernstaf.
Tenslotte zeggen wij u toe in de fase van uitwerking
bijzondere aandacht te besteden aan de clustering van de
productclusters over de diensten.
Leeuwarden in stelling
Het rapport Leeuwarden in stelling, dat wij thans aan u
voorleggen, geeft op hoofdlijnen aan de richting waarin en het
kader waarbinnen naar onze mening de verbeteringen plaats
moeten vinden. In het rapport zijn de aard van de knelpunten,
de uitgangspunten voor het verbeteringstraject en het daarop
gebaseerde besturings- en organisatiemodel nader uiteen gezet.
Het in het rapport Leeuwarden in stelling beschreven
besturings- en organisatiemodel is gericht op een:
- versterking van de centrale sturing;
- herdefiniëring van de rolverdeling tussen bestuur en
ambtelijk management;
- vergroting van de betrokkenheid van de gemeenteraad bij het
beleidsproces
Blad 3
69 CB/IRJ
- verhoging van de beheersbaarheid en sturing van de
processen;
- verbetering van de interne communicatie;
- aanpassing van de structuur van de ambtelijke organisatie.
Al eerder is besloten tot een project ter versnelling en
bijsturing van de verbetering van het financieel management en
beheer. Vanwege de onderlinge samenhang hebben wij besloten de
aanpassing van het besturings- en organisatie model, het
inmiddels gestarte project verbetering financieel management
en beheer alsmede de noodzakelijke aanpassing van de
organisatie als gevolg van de bezuinigingen en een aantal
verzelfstandigingstrajecten in één verbeteringsproject onder
te brengen.
Voor nadere informatie verwijzen wij u naar het rapport
Leeuwarden in stelling.
Wij stellen u voor het rapport Leeuwarden in stelling te
beschouwen als het kader voor een verbeteringstraject gericht
op de versterking van de besturing en de beheersing van de
organisatie van de gemeente Leeuwarden.
Deeltraject verbetering financieel management en beheer
Onderdeel van Leeuwarden in stelling is het project
verbetering van het financieel management en beheer. Aangezien
de fase van verkenning al medio 1993 heeft plaatsgevonden, is
de uitvoering van dit deeltraject verder gevorderd dan de
overige trajecten van Leeuwarden in stelling.
In het kader van het project heeft de betreffende projectgroep
in november 1993 in het deelrapport Knelpuntenanalyse
Financieel Management en Beheer verslag gedaan van de
geconstateerde knelpunten met betrekking tot het financieel
management en beheer. De gesignaleerde knelpunten hebben
betrekking op de planning van de beleidscyclus, het financieel
beheer en de organisatie van het financieel management en
beheer. De Knelpuntenanalyse financieel management en beheer
is op 5 november 19 93 behandeld in de Commissie Middelen.
Op basis van de geconstateerde knelpunten heeft de project
groep een pakket maatregelen geformuleerd, noodzakelijk voor
het realiseren van de gewenste versnelling en bijsturing van
het proces ter verbetering van het financieel management, het
financieel beheer en de financiële informatievoorziening.
Deze verbeteringsmaatregelen worden gepresenteerd in het
deelrapport Verbeteringsmaatregelen. Er is onderscheid gemaakt
in maatregelen die betrekking hebben op de planning, het
financieel beheer en de organisatie.
Voor nadere informatie omtrent de inhoud van de maatregelen
verwijzen wij u naar het deelrapport Verbeteringsmaatregelen
Financieel management en Beheer.
Met betrekking tot de uitvoering van de verbeterings
maatregelen merken wij op dat de eerste prioriteit wordt
