de mededeling dat de bouwkosten niet binnen het budget zullen blijven.
Samen gaan zij direct naar de gemeentesecretaris om dit feit te melden.
De projectmanager wordt gevraagd zo snel mogelijk een financiële op
stelling te maken. Die opstelling leidt op 7 januari 1994 tot een gesprek
tussen de wethouder, projectmanager, gemeentesecretaris, adjunct
secretaris en een medewerker van de afdeling Financiën-concern. Er
blijven in dat gesprek meer vragen dan antwoorden over.
Wethouder Heere meldt dit, zo is uit de gesprekken komen vast te staan,
in de rondvraag van een B&W-vergadering (een exacte datum is niet
vast te stellen omdat punten uit de rondvraag niet genotuleerd worden).
Volgens wethouder Heere is het college verontrust, hetgeen uit andere
gesprekken wordt bevestigd. Daarvoor kon echter dekking gevonden
worden uit inkomsten die nog niet als dekkingsmiddel gebruikt waren.
Wethouder Heere meldt de onderzoekscommissie verder:
Maar het college vraagt zich wel af hoe hard je dit naar buiten
brengt. De eerste reactie was om het contract met Snijder te ontbin
den. Later werd geconcludeerd dat dit niet verstandig zou zijn
vanwege:
a) het feit dat de heer Snijder ook projectleider van de Harmonie
was;
b) de afhankelijkheid van Snijder omdat hij over de gegevens be
schikte.
Het college heeft zich echter afgevraagd of naar buitengetreden
moest worden. Op 19 januari werd het Stadskantoor geopend.
Het college van B&W vond dat als de raadscommissie geïnformeerd zou
worden, dit alleen maar bij wijze van mededeling kon. Op vragen kon
geen antwoord gegeven worden omdat de gegevens er niet waren. De
conclusie van het college was dan ook: Eerst alles op een rij zetten.
De wethouder besluit ook de stuurgroepvergadering uit te stellen tot het
moment dat er duidelijkheid is. Die duidelijkheid blijft steeds uit. Die is er
ook nog niet als de portefeuille overgedragen wordt aan wethouder Vliet-
stra. De projectmanager wordt dan gemaand zijn eindafrekening te ma
ken. Die aanmaning leidt er uiteindelijk toe dat de wethouder op 26 mei
1994 schriftelijk eist dat de eindafrekening uiterlijk 21 juni 1994 beschik
baar moet zijn. Inmiddels heeft de adjunct-secretaris, die op 1 mei 1994
benoemd is als gemeentesecretaris van de gemeente Sneek, de eindaf
rekening gemaakt van het budgetdeel waarvoor hij verantwoordelijk was.
Hij legt dit voor aan de gemeentesecretaris en wordt daarvoor gedechar
geerd. Het college van B&W wil de eindrapportage eerst afwachten.
'Eindafrekening' Op 21 juni 1994 verschijnt de eindafrekening van de heer Snijder. Deze
loopt niet parallel met de afrekening van de heer v.d. Berg. Na overleg
met de gemeentesecretaris wordt besloten beide afrekeningen in elkaar
te schuiven zodat er één rapportage naar de gemeenteraad gaat. Maar
de tijd ontbreekt om het maken van een rapportage nog voor de zomer
vakantie te doen omdat de begroting voor 1995 gereed gemaakt moet
worden. Dus kan er pas in september 1994 aan gewerkt worden. Het in
elkaar schuiven van de beide afrekeningen en het maken van een
rapportage nemen noodzakelijkerwijs enige tijd, waardoor de nu als 'tus
senrapportage' bekend zijnde nota in de B&W-vergadering van 15
november 1994 kan worden vastgesteld.
3 HET JURIDISCH KADER
3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt een korte beschrijving gegeven van het publiek
rechtelijk en privaatrechtelijk kader waarbinnen het bouwproces zich
heeft voltrokken. Enerzijds betreft dit derhalve de gemeentelijke organi
satie van de besluitvorming rond het project, met inbegrip van de
budgetbewaking, anderzijds de contracten die achtereenvolgens met de
projectmanager, de architect en de aannemer van het bouwkundige deel
zijn gesloten. Het spreekt vanzelf dat deze beschrijving beperkt blijft tot
de aspecten die van belang zijn voor het opsporen van de oorzaken en
factoren die tot de budgetoverschrijdingen hebben geleid en voor het
nagaan of en in welke mate deze voorkomen hadden kunnen worden
(onderdelen a en b van de opdracht). Ook voor het derde deel van de
opdracht, het beschrijven van de rol en de verantwoordelijkheid die de
verschillende betrokkenen bij de budgetoverschrijdingen tijdens het
bouwproces hebben gehad, is een dergelijke beschrijving van belang.
3.2 Publiekrechtelijk kader: projectorganisatie
Mede geleid door de ervaringen die de gemeente had opgedaan bij de
verbouwing van de Westerkerk, is op basis van een plan van aanpak
'nieuwbouw stadskantoor', opgesteld door de toenmalige directeur
ruimtelijke ordening, ir. P.H. v.d. Valk, een projectorganisatie ingesteld bij
besluit van B&W van 16 januari 1990. Volgens dit plan van aanpak zou
de projectorganisatie, naast een gebruikersgroep met adviserende func
tie, komen te bestaan uit een projectgroep, primair verantwoordelijk voor
de voortgang, de kwaliteits- en de budgetbewaking, en een stuurgroep
die namens het college sturing aan het bouwproces zou geven.
Projectmanager in werkelijkheid draaide alles om de projectmanager, ir. J.C. Snijder, als
voorzitter van de projectgroep, zoals meteen al blijkt uit zijn aanstelling
bij brief van B&W van 28 februari 1990. De beslissende passage uit deze
brief luidt als volgt:
"De aan U toebedachte taken en verantwoordelijkheden zijn ver
woord in de bij deze brief gevoegde bijlage. In aanvulling daarop
willen wij U voorts verzoeken namens ons college als gemandateerd
budgethouder van de door de Raad beschikbaar te stellen kredieten
op te treden. Ter zake dient verantwoording afgelegd te worden aan
de stuurgroep."
stuurgroep Op de in deze passage genoemde bijlage wordt hierna teruggekomen in
verband met het contract dat aan de opdracht ten grondslag ligt. Taak
en werkwijze van de stuurgroep werden nader beschreven in een bijlage
bij het plan van aanpak. Naast de verantwoordelijk wethouder als
voorzitter, bestond deze uit ambtelijke leden, namelijk één directielid
(eventueel met plaatsvervanger) van elk van de vijf diensten, te weten de
diensten Bestuurszaken (algemeen directeur plus de directeur), Welzijn,
Economische en Sociale Zaken, Stadsontwikkeling en Milieu en Stadsbe
heer. Ook maakt de projectmanager met de hem toegevoegde secreta
resse deel uit van de stuurgroep. Behalve aan de leden werden de
verslagen ook toegezonden aan de secretaris van de raadscommissie
Middelen.
Uit de als bijlage 4 bij dit rapport opgenomen omschrijving van taak en
werkwijze van de stuurgroep blijkt dat de stuurgroep aanvankelijk geen
formele beslissingsbevoegdheid had, ook al wordt in de taakomschrij
ving van de projectmanager wel gesproken over een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van deze en de stuurgroep. In de genoemde bijlage
wordt echter alleen gesproken in termen van beoordelen van voorstellen,
11
