adviseren over te nemen stappen, bewaken van procedures, nemen van
initiatieven, enzovoort. Des te opvallender is het dat het college van
B&W op 25 oktober 1992, als het ware op de valreep nog een ingrijpen
de wijziging in de taakomschrijving van de stuurgroep, zie bijlage 3
vervolgblad, wordt aangebracht, primair bedoeld voor de stuurgroep van
de nieuwbouw Stadsschouwburg doch tevens van toepassing verklaard
voor het project 'nieuwbouw stadskantoor'. Blijkens die, overigens voor
de praktische gang van zaken nauwelijks nog van belang zijnde, wijzi
ging zouden vanaf dat tijdstip de beslissingen worden genomen door de
voorzitter (wethouder) gehoord de stuurgroep en de projectmanager.
Laatstgenoemde zou alleen nog optreden als adviseur van de stuur
groep.
3.2.1 Vergelijking met nota 'Organisatie grote bouwkundige projecten'
vraag Aan de commissie is door de Raad ook de vraag voor
gelegd of de organisatie van het project overeen kwam
met de richtlijnen uit de nota 'Organisatie grote bouw
kundige projecten', vastgesteld door B&W op 21 januari
1992, en of deze richtlijnen adequaat waren. Op het
eerste deel van de vraag kan reeds hier antwoord wor
den gegeven; op het tweede deel zal in het slothoofd
stuk bij de aanbevelingen worden teruggekomen.
verschillen Belangrijke verschillen met de voorstellen en aanbevelin
gen uit de nota zijn, dat daarin wordt uitgegaan van het
normale besluitvormingskader van de gemeente. Zo
wordt in aanbeveling 2 onder punt 4 (voorstellen voor
verbetering) opgemerkt dat B&W en de betrokken wet
houder op hoofdlijnen dienen aan te sturen en de nodi
ge beslissingen te nemen, daarbij de voorbereiding en
uitvoering overlatend aan de ambtelijke organisatie. In
aanbeveling 3 wordt vervolgens bijzondere aandacht
gevraagd voor de verantwoordelijkheden van de trekken
de dienst en de rol van de (medewerkers van de) Dienst
Stadsontwikkeling en Milieu.
In de bij het project Stadskantoor gehanteerde organisa
tievorm werd noch aan het één noch aan het ander
voldaan. De voornaamste beslissingen betreffende de
uitvoering van het bouwproject werden niet door B&W
genomen op voorstel van de ambtelijke dienst, doch
door de projectmanager gehoord de stuurgroep. Van
enige actieve rol van wat in de nota genoemd wordt 'een
trekkende dienst' was hier geen sprake, terwijl ook aan
de rol van medewerkers van DS&M geen speciale aan
dacht was geschonken.
budgetbewaking Het meest opvallend is in dit verband de passieve rol
welke door de administrateur van de DS&M gespeeld
werd bij de betaling niet alleen van termijnrekeningen
van architect, adviseurs, aannemers en nevenaanne
mers, doch ook bij die van de meerwerksaldo-rekenin-
gen die in hoge mate aanleiding hebben gegeven tot de
budgetoverschrijdingen. "In de praktijk zal" -zo valt in bij
lage 3 onder punt C van de genoemde nota te lezen-
"de directie van de dienst een deskundig medewerker
als projectleider aanwijzen en bij omvangrijke projecten
een financieel deskundige als budgetbeheerder aan de
projectleider toevoegen." In plaats daarvan was bij het
onderhavige project een externe, niet aan de ambtelijke
dienst of B&W ondergeschikte projectleider ingescha
keld, die tevens optrad als gemandateerd budgethouder.
En wel zonder dat er enige financiële of juridische con
trole van gemeentewege aan te pas kwam, behoudens
een beperkte budgetbewakingsfunctie voor een deel van
het budget van de adjunct-secretaris de heer G.J.P. van
den Berg. Bij betalingen in opdracht van projectmana
ger werd deze echter niet ingeschakeld, terwijl de admi
nistratie van de DS&M daaraan zonder verdere controle
uitvoering gaf. Van enige toepassing van de Verordening
controle op geldelijk beheer en boekhouding' uit 1951 en
de Verordening organisatie financiële administratie en
kasbeheer' uit 1969 is de commissie niets gebleken.
3.3 De overeenkomst met de projectmanager
rechtskarakter De overeenkomst, zoals die blijkens de aanstellingsbrief van B&W van 28
februari 1990 en de bijlage inzake taken en verantwoordelijkheden van
de projectmanager (bijlage 3 van dit rapport), met deze werd gesloten,
valt in termen van het nieuwe BW (art. 7: 400 en 414) aan te merken als
een overeenkomst van opdracht, tevens inhoudende een lastgeving voor
het verrichten van rechtshandelingen. Voor de kwestie van de begro
tingsoverschrijdingen is uitermate belangrijk te weten hoever deze
lastgeving strekte. Van belang zijn hierbij vooral de punten 2 (grenzen), 5
en 6 (opdrachtverleningen), 7 (budgethouderschap) en 11 (budgetbewa
kingsplan).
grenzen taakuitoefe- 'De projectmanager oefent zijn taak uit binnen de grenzen van de
ninq maximale investering.Aldus punt 2 van de taakomschrijving, waarmee
ook is aangegeven dat de lastgeving voor opdrachtverleningen niet
verder reikt dan het door de gemeenteraad vastgestelde budget. Ook in
de onder 3.2 aangehaalde passage uit de brief van B&W komt deze
beperking met zoveel woorden tot uiting. Van meet af aan is dan ook
door de stuurgroep bepaald dat beslissingen omtrent belangrijke meer-
en minderkosten door de stuurgroep moeten worden genomen; aldus
het verslag van de vergadering van 29 november 1991 onder punt 21.12.
Ook werd in de eerste stuurgroepvergadering van 2 februari 1990
afgesproken dat projectmanager binnen het kader van het budget
verantwoordelijk zou zijn voor de opdrachten tot betaalbaarstelling via
de kassier (punt 1.5 van het verslag).
Opdrachtverleningen Volgens de punten 5 en 6 van de taakomschrijving voert de projectma
nager onderhandelingen over opdrachtverleningen met architecten,
adviseurs, aannemers, leveranciers e.d.. Na afronding van de onderhan
delingen verzorgt hij de schriftelijke opdrachten. Hieruit blijkt reeds dat
hij niet als eigenlijke opdrachtgever fungeert, óók niet krachtens een
algemene volmacht. Uit het verdere vervolg van dit hoofdstuk zal blijken
dat B&W ofwel zelf de overeenkomst mede ondertekenen, zoals in het
geval van de architect, of van te voren een gunningsbesluit nemen,
waarbij projectmanager tot het verzorgen van de schriftelijke opdracht
wordt gemachtigd. Ook bij vervolgopdrachten blijkt telkens de stuur
groep zich tevoren accoord te verklaren. Van een algemene volmacht in
civielrechtelijke zin is dus geen sprake. Deze stelling wordt versterkt op
basis van een strofe uit een brief van de architect aan de stuurgroep,
d.d. 23 november 1992:
13
