"Bovendien mis ik in dit project een directe band met de 'werkelijke
opdrachtgever" in de vorm van de gemeente, zodat er bij hen inzicht
ontstaat in het produkt, haar kwaliteit in relatie tot de gestelde c.q.
gewenste financiën."
Budgethouderschap Anders staat het met het gemandateerde budgethouderschap, waarvan
in punt 7 van de taakomschrijving sprake is. Hier worden ogenschijnlijk
geen beperkingen opgelegd. Toch is een mandaat in de zin van publiek
rechtelijke machtiging om namens een bestuursorgaan -in dit geval
B&W- rechtshandelingen, bijvoorbeeld betalingen uit publieke geldmidde
len, te verrichten zeer omstreden, voor zover het om een mandaat aan
niet ondergeschikten gaat. Vanouds was de gedachte dat een dergelijk
mandaat niet zonder wettelijke grondslag mogelijk was. De laatste tijd
wordt hier, mede onder invloed van het voorontwerp derde tranche van
de Algemene wet bestuursrecht (AWB), wat ruimer over gedacht, maar
toch niet zo ruim dat ook een onbeperkt mandaat zonder enige controle
van de mandaatgever geoorloofd zou zijn. Hoe dat zij, in ieder geval
blijkt uit het reeds aangehaalde verslag van de eerste stuurgroepverga
dering dat het mandaat uitsluitend werd gegeven binnen het kader van
het door de Raad vastgestelde budget, zodat het zeker niet op de
betaling van boven de begroting uitgaande saldi van meer- en minder-
werk betrekking had.
Budgetbewakingsplan pUnt 11 van de taakomschrijving legt aan de projectmanager onder
meer de verplichting op zorg te dragen voor een budgetbewakingsplan.
Van het bestaan van een dergelijk plan is de commissie weinig meer
gebleken dan dat, op een vraag van de heer v.d. Berg hoe de financiële
vinger aan de pols wordt gehouden, door de projectmanager in de
vergadering van 29 november 1991 onder punt 21.12 (Rondvraag) wordt
geantwoord dat hij hiervoor een systeem heeft ontwikkeld.
Hij zal tweemaandelijks aan de stuurgroep verslag uitbrengen over de
stand van het budget ten opzichte van de uitgaven. Waarna volgt
hetgeen hiervoor is gezegd over beslissingen over belangrijke meer- en
minderkosten door de stuurgroep.
3.4 De overeenkomst met de architect
Opdracht in fasen De overeenkomst met het architectenbureau E.G.M. te Dordrecht werd
op 10 september 1990 schriftelijk aangegaan met als ondertekenaars van
gemeentewege de burgemeester, de secretaris en de projectmanager als
projectcoördinator. De overeenkomst is als bijlage 7 aan het rapport
toegevoegd. Zoals blijkt uit artikel 2 is de opdracht fasegewijs verleend,
waarbij voor elke fase (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestek,
prijsvorming, werkvoorbereiding, uitvoering en oplevering) wordt verwe
zen naar de desbetreffende standaardwerkzaamheden, zoals omschre
ven in de SR-1988 (Standaardvoorwaarden rechtsverhouding opdracht
gever-architect). Behalve een exemplaar van deze standaardvoorwaar
den was aan de overeenkomst nog een opgave van honorarium en
bijkomende kosten toegevoegd ten bedrage van circa 2 miljoen gulden
exclusief btw, welk bedrag later in verband met extra werk met bijna de
helft werd verhoogd.
Enkele bepalingen uit deze overeenkomst zijn in verband met de later
optredende begrotingsoverschrijdingen reeds nu het vermelden waard.
Allereerst wordt in artikel 2 een voorbehoud gemaakt met betrekking tot
de fase-uitvoering. Afzonderlijk zou later worden beslist of deze fase aan
EGM ware op te dragen. "Hierbij valt te denken" -aldus het verslag van
de stuurgroep van 24 augustus 1990 onder punt 7.2- "aan de begelei
ding door een gemeentelijk vertegenwoordiger in plaats van begeleiding
door de architect (afstand naar Dordrecht is onpraktisch en kostbaar)".
Uiteindelijk is de directievoering toch bij EGM terecht gekomen, waartoe
als toezichthouder de in Leeuwarden woonachtige heer Hoitinga tijdelijk
bij dit bureau in dienst trad. Dit punt is van belang niet alleen in verband
met de later aan de orde komende vraag of het bouwplan bij de aanbe
steding voldoende was uitgewerkt, doch ook in verband met de verplich
tingen die op de directie rusten wat betreft het administreren van de
bouwkundige kosten.
Administratie bouw- Volgens artikel 21 van de SR-1988, waarnaar in artikel 2.6 van de over-
kosten eenkomst wordt verwezen, behoort tot deze administratie ook:
het opstellen van overzichten van de financiële stand van het
werk, waarin tevens de financiële stand wordt bijgehouden van:
bestekswijzigi ngen
meer en minder werk,
verwerking van verrekenbare hoeveelheden,
bestedingen ten laste van stelposten.
In hetzelfde artikel wordt de toezichthoudende directie ook nog verplicht
tot het opstellen of doen opstellen en controleren van weekrapporten
waarin volgens de UAV ook het meer en minder werk wordt bijgehou
den.
Een laatste van toepassing zijnd artikel uit de SR-1988, dat hier aandacht
verdiend, is artikel 57 betreffende de aansprakelijkheid van de architect
voor overschrijding van de bouwkosten. Dit artikel houdt verband met de
in het algemeen op hem rustende plicht om een ontwerp te maken dat
aan drie eisen voldoet:
1. technisch deugdelijk (en dus ook voldoende uitgewerkt)
2. juridisch uitvoerbaar
3. financieel haalbaar
Op dit laatste vereiste heeft artikel 57 betrekking, waarvan het eerste lid
luidt:
Indien het ontwerp van de architect niet blijkt te kunnen worden
uitgevoerd voor ten naaste bij de tussen partijen schriftelijk
overeengekomen bouwkosten en dit de architect kan worden
verweten, is de architect slechts gehouden zijn ontwerp te her
zien zonder herberekening van extra honorarium of kosten.
Kostenraming In dit verband is ook nog van belang dat, blijkens de eerste bespreking
met architecten op 3 april 1990, als indicatie voor het beperkte budget
werd uitgegaan van f 1800,- per vierkante meter bruto vloeroppervlak,
inclusief btw. In de raadsvergadering van 27 mei 1991, waar besloten
werd accoord te gaan met de bouw van een stadskantoor, bleek dit
bedrag inmiddels te zijn gestegen tot f 2200,- all-in. De in de toenmalige
kostenraming genoemde bedragen werden volgens de aan de raad van
13 januari 1992 voorgelegde stukken gezien als "taakstellende bedragen
bij het verder uitwerken van de bouwplannen". Dat wel degelijk van een
taakstelling sprake was, blijkt ook uit de op blz. 6 vermelde opdracht van
11 juni 1991 aan de architect voor de fasen Bestek en Prijsvorming,
waarin uitdrukkelijk een koppeling werd gelegd tussen de begroting voor
deze fasen en het beschikbare budget. Niettemin werd bij de aanbeste
ding van oktober 1991 aan deze taakstelling niet voldaan. Het bleek
nodig te zijn in plaats van een bouwsom van f 34.100.000,- uit te gaan
van een bouwsom van f 37.779.000,-.
Aanspraken ijkheid
overschrijding bouw
kosten
