20
4.2 Projectmanager
21
4.1.2 Stuurgroep
Blijkens de verslagen van de stuurgroepvergaderingen, wordt er continue
aandacht besteed aan de vraag of het project binnen het budget blijft.
Conform de afspraak staat ook voor iedere vergadering het punt 'finan
ciële stand van zaken' op de agenda. Hoewel volgens diezelfde afspraak
schriftelijk gerapporteerd diende te worden -aanvankelijk eenmaal in de
twee maanden, later eenmaal per maand- door de projectmanager, nam
de stuurgroep uiteindelijk toch telkens weer genoegen met de mede
deling dat het project in de pas liep. De stuurgroep nam daar ook nog
genoegen mee toen op grond van de zogeheten nota 'Knottnerus', die
handelde over de projectorganisatie voor de Harmonie maar waarvan de
voorstellen op grond van het bijbehorende B&W-besluit ook golden voor
het project Stadskantoor, de stuurgroep meer aandacht en verantwoor
delijkheid diende te hebben voor het budget (zie bijlage 4b). De stuur
groep nam die taak in die zin serieus dat indien er een dreiging optrad
van 'uit de pas lopen' er óf bezuinigingsvoorstellen gedaan werden óf bij
de commissie Middelen een beroep gedaan werd op de post 'Onvoor
zien'.
Naar de mening van de commissie werd echter onvoldoende aandacht
besteed aan de door de heer v.d. Berg gegeven waarschuwingen.
4.1.3 College van Burgemeester en Wethouders
Onvoldoende sturing De commissie acht het terecht dat B&W niet opgetreden zijn als des
kundigen. Het college en collegeleden mogen als bestuurders er van
uitgaan dat een proces goed verloopt, zolang er geen signalen komen
die optreden van het college of een collegelid vereisen. De vraag is dan
echter wel of B&W dan wel een wethouder voldoende sturingsinstrumen
ten ingesteld hebben.
Zoals (ex-) collegeleden in gesprekken ook aangegeven hebben, was het
noodzakelijk geweest financiële en juridische controlemechanismen in te
bouwen. Op die manier had het college de vinger stevig aan de pols
kunnen houden en ook aan de comptabiliteitsvoorschriften van de
gemeente kunnen voldoen.
Niet tijdige infor- De commissie acht het voorts een politieke inschattingsfout, iets wat ook
door wethouder Vlietstra bevestigd is in de openbare raadsvergadering
van 16 december 1994, om de raad niet onmiddellijk te informeren dat er
een budget-overschrijding was. Hoewel het begrijpelijk is dat een college
het niet alleen wil laten bij een dergelijke simpele mededeling, is naar de
mening van de commissie een dergelijke mededeling de enig juiste in
het verkeer met de gemeenteraad. Bovendien was het college wel
degelijk vanaf het eerste bericht omtrent begrotingsoverschrijding
(september 1993) in staat geweest zichzelf en de raad een beeld te
verschaffen omtrent inmiddels gedane betalingen voor meer en minder
werk en wel uit de administratie van de DS&M (zie bijlage 11). De
commissie heeft echter niet met zekerheid kunnen constateren dat bij
zondere motieven ten grondslag hebben gelegen aan het niet tijdig
informeren van de raad. Hoogstens was er sprake van een zekere be
duchtheid de projectmanager met wantrouwen te benaderen, nu men
nog zo sterk van hem afhankelijk was.
De gemeentesecretaris heeft de loyaliteit met het college zwaar laten
tellen en heeft zich, in de rol van adviseur van de gemeenteraad, gecon
formeerd aan het standpunt van het college.
4.1.4 Gemeenteraad
Medeverantwoorde- Van meet af aan maakt de gemeenteraad duidelijk dat het haar ernst is
ïijkheid Raad met het bjnnen het budget blijven van het project. De maatschappelijke
en dus ook de politieke sfeer duldt niet dat het prestige-object, zoals het
stadskantoor wel eens genoemd wordt, financieel uit de hand loopt.
Desalniettemin laat de Raad de benodigde sturing geheel over aan het
college van B&W. De Raad vraagt en waarschuwt maar leunt vervolgens
achterover. Niet dat van een gemeenteraad gevraagd mag worden dat
zij de vinger aan de financiële pols houdt, maar in het monistische
systeem mag ook van de gemeenteraad als algemeen bestuur van de
gemeente verwacht worden dat hij er mede voor zorgt dat er adequate
controlemechanismen in de procedure worden ingebouwd, waartoe ook
behoort de zorg voor de inhoud en naleving van contractuele waar
borgen.
Kortom de raad behoort niet alleen de kredieten te verstrekken, maar
ook de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke randvoorwaarden vast te
stellen, waarbinnen een verantwoorde besteding ervan kan plaatsvinden.
Taakopvatting Vooropgesteld zij dat ir. Snijder met hart en ziel gewerkt heeft om een
fraai object als het Stadskantoor te realiseren en wel zoveel mogelijk
binnen de beschikbare tijd.
Al zijn aandacht was, naast pogingen tot bezuinigingen, daarop gericht
en niet op het ontwikkelen en bijhouden van een goed systeem van
kostenbewaking. In het eerste is hij dan ook volledig geslaagd, in het
tweede niet.
Onvoldoende budget- Van het opzetten van een behoorlijk budgetbewakingsplan waartoe punt
bewaking 11 van zijn taakomschrijving hem verplichtte, is de commissie niet
gebleken. Hoewel voortdurend door de stuurgroep aangemaand om tot
een regelmatige financiële rapportage omtrent het kostenverloop in het
algemeen en het meer en minder werk in het bijzonder te komen, heeft
de projectmanager in dit opzicht gefaald. Steeds heeft hij, zelfs tot en
met oktober 1993, volgehouden dat meer en minder werk elkaar onge
veer in evenwicht hielden, terwijl van zulk een evenwicht in feite geen
sprake is geweest. Integendeel, uitgaande van de signalerings- en
meldingsdata van de aannemer, zoals die door de commissie in bijlage
13 zijn vastgesteld, had bij een behoorlijke naleving van de contractsbe
palingen al in 1992 een meerwerksaldo van f 500.000,- in rekening
moeten zijn gebracht, terwijl een soortgelijk bedrag over dat jaar ook al
verschuldigd respectievelijk betaald was terzake van risicoregeling en
extra werk van de architect. Een half jaar later (medio 1993) had zelfs de
helft van de totale begrotingsoverschrijding al bekend kunnen zijn en
was een verdere aanmerkelijke overschrijding voorzienbaar.
In plaats van aannemer en architect zoveel mogelijk te houden aan de
contractsbepalingen inzake meer en minder werk liet de projectmanager
zich leiden door wat hij zelf achteraf noemt een te optimistische visie op
het blijven binnen de perken van het totale budget. Hij ging er daarbij
ten onrechte vanuit dat het hem vrij stond te schuiven tussen verschillen
de begrotingsposten, terwijl hem deze vrijheid noch bij de opdracht door
B&W, noch door de stuurgroep of de raad ooit was verleend. Bovendien
bleek zijn eigenmachtig gekozen begrotingsopzet alleen maar een
verschuiving van de problemen op te leveren en geen enkel soelaas te
bieden voor de onevenwichtige verhouding tussen miljoenen aan meer-
werk van aannemer en architect, en slechts een aantal tonnen aan
minder werk en bezuinigingen.
