28
29
Verkeerde construc
tie
Geen effectieve
controle
Principiële fout
Vergeefse waarschu
wing
hebben niet het beeld van het meer en minder werk bepaald en directie
voering omvat meer dan toezicht op de bouw. Bovendien hebben de
pogingen tot bezuiniging in die zin averechts gewerkt, dat het resultaat
ervan verre werd overtroffen door hoge architecten- en advieskosten.
Wat de architect betrof misschien zelfs in strijd met artikel 57 van de SR-
1988.
Ook de projectmanager had zijn taak en verantwoordelijkheid als
gemandateerd budgethouder en ook als privaatrechtelijk vertegenwoordi
ger van de opdrachtgever in deze nauwgezetter behoren in te vullen.
Terwijl hij zichzelf en de gemeente voortdurend op de hoogte had
moeten en kunnen houden van het kostenverloop, beschikte hij in
oktober 1993 nog niet over het exacte inzicht in de goedgekeurde meer-
en minderwerkposten.
De commissie acht de voor dit project ontworpen besluitvormings
structuur onjuist, in het bijzonder de door B&W gekozen en door de
Raad geaccordeerde constructie van een externe, niet binnen de ge
meentelijke hiërarchie passende projectmanager, die een zo algemeen
mandaat krijgt voor de opdracht en uitvoering van het bouwproject. De
figuur van het mandaat past niet bij de contractuele relatie tussen
opdrachtgever en de projectmanager. De binnen de gemeentelijke
organisatie bestaande ambtelijke verantwoordelijkheden worden boven
dien op deze wijze gepasseerd. De instelling van een goeddeels ambte
lijke stuurgroep zonder duidelijke bevoegdheidsverdeling met de ge
meentelijke organen, maakt dat niet beter. Bovendien hebben, bij het
formuleren van de opdracht aan de externe manager, de reeds uit de
bestaande privaatrechtelijke regelingen voortvloeiende bevoegdheden en
verantwoordelijkheden daarin geen duidelijke plaats gekregen.
Vervolgens is uit de gesprekken gebleken, dat geen van de opeenvol
gende wethouders of ambtenaren de relevante regelingen kende, zodat
een effectieve controle op de projectmanager op die grond niet mogelijk
was. Ook de projectmanager blijkt de juridische betekenis van het
contract niet te hebben doorzien. Zo kon het gebeuren dat de -op een
laat tijdstip gepresenteerde- rekeningen voor verricht meerwerk en de
daarmee samenhangende rekeningen van architect en adviseurs, door
de projectmanager werden betaald, zonder dat daartoe de voorge
schreven procedure was doorlopen en derhalve zonder dat deze beta
ling volgens de bestaande overeenkomsten en regelingen verplicht was.
Een volgende principiële fout is het feit dat noch door de verantwoorde
lijk wethouder, noch door de ambtelijke staf een onafhankelijke admini
stratief-financiële controle op het doen en laten van de projectmanager
plaats vond. De ambtenaar van de Dienst Stadsontwikkeling en Milieu,
die de betalingen deed en posten boekte ten laste van het stadskantoor,
beschouwde de projectmanager als zijn opdrachtgever en heeft niet als
een onafhankelijke controleur gefunctioneerd. Ook de accountant van de
gemeente heeft niet in een zodanige administratieve organisatie voor
zien. Daarnaast bestond een zo groot vertrouwen in de bekwaamheid
van de persoon van de projectmanager, dat de leden van de stuurgroep
zich concentreerden op de inhoud van het project, zoals het bespreken
van mogelijke bezuinigingen, en er als vanzelfsprekend vanuit gingen dat
het project wel binnen de afgesproken begroting werd uitgevoerd.
De adjunct-secretaris van de gemeente, die verantwoordelijk was voor
dat deel van het budget van het stadskantoor dat niet beïnvloedbaar
was, heeft, nadat hij in juni /juli 1993 was gewaarschuwd dat er over
schrijdingen van de begrotingen dreigden, na de vakanties de gemeente
secretaris en wethouder Heere hierop gewezen. Daarop volgde op 6
september 1993 een gesprek me» de heer Snijder, die meende en
uiteenzette dat de overschrijdingen gecompenseerd zouden worden
door meevallers, dan wel uit de post Onvoorzien gedekt zouden kunnen
worden. Dat werd door de wethouder geaccepteerd. Voor zover de
commissie heeft kunnen nagaan is dit feit ook niet in de vergadering van
B&W gemeld.
Tijdens de stuurgroepvergadering van 24 september is deze kwestie niet
aan de orde gesteld. Tijdens de stuurgroepvergadering van 21 oktober
verklaart de projectmanager dat er in dit stadium altijd verrassingen
mogelijk zijn, maar dat hij verwacht dat het budget toereikend zal zijn.
De waarschuwing van de adjunct-secretaris werd, zo moet de commissie
concluderen, noch door de wethouder, noch door de gemeentesecreta
ris voldoende serieus genomen.
Overschrijding boven Pas tegen het eind van 1993 komen de dan geboekte overschrijdingen
water gedeeltelijk boven water. Uit de feitelijke betalingen aan de aannemer
van de saldi aan meer en minder werk, blijkt overigens dat medio juli
1993 reeds voor meer dan 1 miljoen gulden aan -nog niet goedgekeurd-
meerwerk was gedeclareerd, welk bedrag op 30 september was opgelo
pen tot ruim 1,7 miljoen (alles exclusief btw). Hierbij blijven dan de
minstens zo omvangrijke meerwerkrekeningen van architect en advi
seurs, rente- en risicorekeningen, enzovoort, buiten beschouwing. Tegen
het eind van 1993 was het ook de projectmanager duidelijk geworden
dat de begroting definitief overschreden zou worden. Tijdens het op 6
januari 1994 gehouden gesprek is de verantwoordelijke wethouder door
de projectmanager op de hoogte gesteld van verwachte overschrijdin
gen. Hij stelt te optimistisch te zijn geweest in zijn opvatting dat er nog
zou kunnen worden bezuinigd. Ook de nog in een laat stadium gereali
seerde verplaatsing van het bedrijfsrestaurant, alsmede de slechte staat
waarin het Burmaniahuis zich bevond, waren onverwachte tegenvallers.
Naar het oordeel van de commissie is het optimisme van de projectma
nager, ook achteraf gezien, niet verklaarbaar. In elk geval had hij,
gegeven de afspraken en het bekende streven van de raad om begro
tingsoverschrijdingen te voorkomen, in een veel eerder stadium de
wethouder en de stuurgroep van de cijfers en de feiten op de hoogte
moeten stellen, zodat de beoordeling van de ernst der ontwikkelingen
door de verantwoordelijke instanties kon geschieden.
Reactie bestuursor
ganen
stuurgroep De stuurgroep komt na oktober 1993 niet meer bijeen. Deels omdat het
stadskantoor inmiddels was opgeleverd en in gebruik genomen, deels
omdat de projectmanager geen cijfers ter beschikking had. Pas op
24 maart 1994 vindt nog een stuurgroepvergadering plaats, waarin de
overschrijdingen aan de orde komen en vastgesteld wordt dat 'de
rapportage aan de stuurgroep losgekoppeld wordt van de rapportage
aan de raad'. De commissie is niet gebleken dat de stuurgroep daarna
nog vergaderd heeft.
b&h Zoals gezegd waren er begin 1994 slechts voorlopige cijfers beschik
baar. De wethouder en de direct verantwoordelijke ambtenaren gingen
toen nog uit van een overschrijding van ruim 2 miljoen gulden, waarvoor,
zo blijkt uit een becijfering, dekking voorhanden leek. Het college van
B&W is in die zin tussen 11 januari en eind februari 1994 door de
