31
wethouder tijdens de rondvraag geïnformeerd, zo moet uit de gesprek
ken worden afgeleid, aangezien mededelingen tijdens de rondvraag ge
daan, blijkens vast Leeuwarder gebruik, niet worden genotuleerd.
Op 19 januari 1994 werd het stadskantoor officieel geopend. Het wach
ten was vervolgens op de definitieve gegevens. In het college van B&W
schijnt de zaak niet weer aan de orde te zijn geweest voor het verschij
nen van de meer definitieve cijfers. De collegeleden maakten zich
blijkbaar nog niet echt ongerust. Ook de nieuwe wethouder, mevrouw
Vlietstra, zag geen aanleiding ter gelegenheid van de overname van de
portefeuille van haar voorganger, de gang van zaken ten aanzien van
deze begrotingsoverschrijding als een echt probleem te zien. Toen op 21
juni 1994 de in april toegezegd schriftelijke financiële verantwoording van
de projectmanager eenmaal kwam, bleek die naar het oordeel van het
college zonder nadere toelichting niet goed te begrijpen, mede omdat
zijn becijferingen en de boekhouding van de DS&M niet op elkaar
aansloten. De gemeentesecretaris kreeg de opdracht een verklarende
nota te (doen) schrijven. Die nota werd na de vakanties op 15 november
1994 in B&W vastgesteld en kwam in november 1994 in de raadscom
missie.
De commissie kan naar de reden van de opeenvolgende vertragingen
slechts gissen. Het college vond het direct in het begin van het jaar
waarschuwen van de raad op basis van de rapportage van de wethou
der kennelijk niet wenselijk. Deels wellicht omdat de cijfermatige omvang
van het probleem nog niet bekend was, welk gebrek aan kennis overi
gens op zichzelf al een getuigenis van zwakte inhield, deels omdat op
vragen onvoldoende antwoord gegeven kon worden, deels wellicht ook
omdat het zelf de ernst van de situatie onvoldoende inzag, aangezien
men wel dekking voor de overschrijding meende te hebben.
De nieuw aangetreden wethouder zag evenmin aanleiding de raad te
informeren. Dat het college de raad niet op de hoogte stelde na het
ontvangen van de rapportage van de projectmanager (gedateerd 21 juni
1994), is naar de mening van de commissie nog minder goed te begrij
pen. Naar eigen zeggen hebben enkele collegeleden zich gerealiseerd
dat men zozeer van hem afhankelijk was geworden, dat niets diende te
geschieden dat zijn heengaan zou kunnen veroorzaken, temeer nu hij
nog druk bezig was met de problematiek van de Harmonie. Men was
inmiddels ook nog afhankelijk geworden van zijn medewerking in
verband met lopende arbitragezaken.
5.2 Toegespitste conclusies t.a.v. partijen
Onverkort hetgeen hiervoor is geschreven, worden in deze paragraaf in
toegespitste vorm conclusies weergegeven ten aanzien van de vier
contractpartijen.
Wanneer slechts één van de vier contractpartners zijn wettelijke, respec
tievelijk contractuele verplichtingen volgens onderstaand schema be
hoorlijk had nageleefd, was van onverwachte overschrijdingen bij de
eindafrekening geen sprake geweest.
Tot de volgende tekortkomingen kan ten aanzien van de onderscheiden
partijen geconcludeerd worden:
a) Onbeperkt budgetmandaat aan een niet-ondergeschikte in strijd met
heersende opvattingen binnen het algemeen bestuursrecht; onvol
doende onafhankelijkheid van de administrateur van de DS&M, geen
inschakeling van concern-financiën en accountant.
b) Volledig gebrek aan financiële en juridische controle in strijd met de
Gemeentewet en controleverordening (265 bis oud, en 213 nieuwe
Gemeentewet)
c) Onvoldoende onderzoek in eigen administratie na melding van
overschrijdingen in september 1993 en januari 1994 en mede daar
door te late rapportage aan de gemeenteraad.
Overigens gaat ook de gemeenteraad niet vrij uit, omdat deze als
algemeen bestuur van de gemeente in ieder geval van de beide
eerstgenoemde tekortkomingen op de hoogte had kunnen zijn en
zich ook van de contractuele waarborgen omtrent meer en minder
werk had kunnen vergewissen.
Projectmanager a) Onvoldoende budgetbewaking volgens hem gegeven opdracht, met
name wat de zorg voor de naleving van de besteksbepalingen
betreft.
b) Onvoldoende informatieverstrekking aan de gemeente over kosten-
verloop, hoewel dit hem al in een vroeg stadium bekend kon zijn
(medio 1992).
c) Onbevoegd gegeven betalingsopdrachten voor meer- en minder-
werksaldi die volgens de letter van het contract onverschuldigd
waren.
Architect a) Onvoldoende uitgewerkt en in het kader van het beschikbare budget
ook niet financieel haalbaar bouwplan, waardoor belangrijke bezuini
gingen na aanbesteding nog noodzakelijk waren.
b) In verband daarmee mogelijk ook te hoge declaraties in het licht van
artikel 57 SR-1998 (aansprakelijkheid architect voor overschrijding
bouwkosten).
c) Onvoldoende directievoering wat betreft bijhouding financiële stand
meer en minder werk, mede door onvoldoende toezicht op de
naleving van de besteksbepalingen.
Dit laatste klemt temeer, nu die bepalingen door EGM zelf in het
bestek waren opgenomen, juist om de gemeente voor dit soort
verrassingen te vrijwaren.
Aannemer a) Niet tijdige prijsopgave na signalering en melding meer en minder
werk.
b) Doorvoering bestekswijzigingen en uitvoering meer en minder werk
zonder schriftelijke opdracht van de opdrachtgever.
c) Ten onrechte in rekening brengen van onbevoegd uitgevoerd werk.
Dit alles in strijd met besteksbepalingen.
5.3 Aanbevelingen
a) Opstellen van een goed uitgewerkt programma van eisen.
b) Uitgaan van een reële begroting van benodigde gelden en van een
reële planning van de bouwtijd
c) Maken van eenduidige afspraken, contracten, etc., en een eenduidi
ge verantwoordelijkheidsverdeling
d) Systematische informatieverschaffing
e) Onafhankelijke administratieve controle inclusief harde bewaking van
uit de afspraken en contracten volgende procedures
f) Tijdige inschakeling van de accountant
g) Zorgvuldige overdracht van wethoudersportefeuille.
h) Aanvulling nota 'Grote bouwkundige projecten' met bestuurlijke en
contractuele waarborgen inzake meer en minder werk.
i) Aanbeveling aan de VNG omtrent mogelijke leidraad voor grote
projecten.
