Blad 2
bredere verantwoordelijkheid van de dienst, daar waar
het gaat om additionele werkgelegenheid, ondermeer tot
uiting komend in de samenwerking met de Stichting
Werkwij zer
de nagestreefde sterkere commerciële profilering van
de organisatie.
De complexiteit en de samenhang van de geschetste ontwikke
lingen en de daaruit voortvloeiende activiteiten hebben de
behoefte doen ontstaan aan een totaal overzicht van de voor
de DSW relevante ontwikkelingen, de impact daarvan op de
organisatie en de informatievoorziening en de te signaleren
toekomstmogelijkheden. Bewust is ervoor gekozen een derge
lijke beeldvorming door derden te laten vervaardigen: ob
jectief, uitdagend en validerend. Om deze reden is opdracht
gegeven aan het adviesbureau "Adviseurs Associatie Upgrade"
om door middel van het uitvoeren van een verkenning rondom
de informatievoorziening van de DSW een duidelijk beeld te
presenteren van de bestaande situatie, de relevante ontwik
kelingen, problemen en knelpunten; het een en ander uitmon
dend in een beschrijving van de gewenste situatie en de
wijze waarop deze gewenste situatie kan worden bereikt.
Voor de uitkomsten van de analyse verwijzen wij kortheids
halve naar het voor u ter inzage gelegde rapport.
Het rapport waarvan de conclusies breed gedragen worden
binnen de dienst moet worden gezien als een richtinggevend
en legitimerend kader voor de verder te ontplooien activi
teiten. De in het rapport gedane aanbevelingen zijn door de
directie van de dienst overgenomen en hebben inmiddels ge
leid tot een aantal voorbereidende acties gericht op het
uitvoeren van een succesvol pakketselectietrajectHet to
tale project moet resulteren in de keuze van een optimaal
bij de organisatie passend softwarepakket met bijbehorende
systeemarchitectuur en uiteindelijk tot een succesvolle
implementatie
3. Uit te voeren acties.
In het verlengde van de aanbevelingen van Upgrade zullen
tot aan het moment van de definitieve keuze van het aan te
schaffen systeem de volgende activiteiten moeten worden
ontplooid:
Nadere procesmatige structurering
Uit het onderzoek van Upgrade is naar voren gekomen
dat binnen de bedrijfsprocessen van de DSW, in verband
met de recentelijk doorgevoerde veranderingen, een
nadere aanscherping moet plaatsvinden van de gewenste
verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de
betrokken functionarissen. Aangezien onduidelijkheden
in dat verband tevens een heldere duiding van de in
formatiebehoefte van de diverse onderdelen van de or
Blad 3
ganisatie in de weg staat is het ook voor het verdere
verloop van het selectietraject van belang deze ondui
delijkheid weg te nemen. Inmiddels zijn hiertoe de
nodige initiatieven genomen.
Vaststellen I, A O-kaders
Als basis van het in een latere fase vast te stellen
programma van eisen zullen de randvoorwaarden vastge
steld moeten worden ten aanzien van de gewenste struc
turering van de informatiestromen ten behoeve van de
primaire alsmede aansturende processen, de toe te pas
sen systeemarchitectuur en de gewenste administratief
organisatorische inrichting (AO)
Vervolgens kan worden overgegaan tot de gebruikelijke stap
pen in het kader van een pakketselectie, zoals:
opstellen programma van eisen;
uitvoeren marktverkenning;
beoordelen produktinformatie;
vaststellen leverancier van voorkeur;
contractonderhandelingen.
Gelet op de complexiteit van het project, de mate van af-
breuk-risico en de vereiste mate van specifieke deskundig
heid is er voor gekozen het selectietraject op onderdelen
te laten begeleiden door een extern deskundige. Deze
deskundigheid zal worden ingebracht in een binnen de dienst
op te zetten projectorganisatie waardoor naar verwachting
een effectief organisatorisch kader ontstaat om het project
tot een goed einde te brengen. Het spreekt voor zich dat
tijdens het selectietrajcet de algemene concern-conventies
op het gebied van automatisering, informatisering en admi
nistratieve organisatie in acht zullen worden genomen en
dat waar nodig breed gebruik zal worden gemaakt van de bin
nen het concern aanwezige kennis op dit werkterrein.
De planning is erop gericht om per 1 juni aanstaande de
principe-keuze voor het pakket rond te hebben. Na de zomer
vakantie kunnen vervolgens de contractonderhandelingen wor
den afgerond en aangevangen worden met het implementatie
traject waar nog een afzonderlijke detailplanning voor zal
worden gemaakt. Vooralsnog wordt uitgegaan van implementa
tie van het systeem medio 1997.
Overigens kan nog worden opgemerkt dat het selectietraject
van de DSW zo veel mogelijk zal worden afgestemd met in
spanningen van andere SW-bedrijven op dit gebied.
Veel andere bedrijven staan namelijk eveneens voor de ver
vanging van hun systeem. Binnen de landelijke en provincia
le overlegorganen zal hiertoe de nodige informatie worden
uitgewisseld en zoveel mogelijk de krachten worden gebun
deld.