Blad 2 bredere verantwoordelijkheid van de dienst, daar waar het gaat om additionele werkgelegenheid, ondermeer tot uiting komend in de samenwerking met de Stichting Werkwij zer de nagestreefde sterkere commerciële profilering van de organisatie. De complexiteit en de samenhang van de geschetste ontwikke lingen en de daaruit voortvloeiende activiteiten hebben de behoefte doen ontstaan aan een totaal overzicht van de voor de DSW relevante ontwikkelingen, de impact daarvan op de organisatie en de informatievoorziening en de te signaleren toekomstmogelijkheden. Bewust is ervoor gekozen een derge lijke beeldvorming door derden te laten vervaardigen: ob jectief, uitdagend en validerend. Om deze reden is opdracht gegeven aan het adviesbureau "Adviseurs Associatie Upgrade" om door middel van het uitvoeren van een verkenning rondom de informatievoorziening van de DSW een duidelijk beeld te presenteren van de bestaande situatie, de relevante ontwik kelingen, problemen en knelpunten; het een en ander uitmon dend in een beschrijving van de gewenste situatie en de wijze waarop deze gewenste situatie kan worden bereikt. Voor de uitkomsten van de analyse verwijzen wij kortheids halve naar het voor u ter inzage gelegde rapport. Het rapport waarvan de conclusies breed gedragen worden binnen de dienst moet worden gezien als een richtinggevend en legitimerend kader voor de verder te ontplooien activi teiten. De in het rapport gedane aanbevelingen zijn door de directie van de dienst overgenomen en hebben inmiddels ge leid tot een aantal voorbereidende acties gericht op het uitvoeren van een succesvol pakketselectietrajectHet to tale project moet resulteren in de keuze van een optimaal bij de organisatie passend softwarepakket met bijbehorende systeemarchitectuur en uiteindelijk tot een succesvolle implementatie 3. Uit te voeren acties. In het verlengde van de aanbevelingen van Upgrade zullen tot aan het moment van de definitieve keuze van het aan te schaffen systeem de volgende activiteiten moeten worden ontplooid: Nadere procesmatige structurering Uit het onderzoek van Upgrade is naar voren gekomen dat binnen de bedrijfsprocessen van de DSW, in verband met de recentelijk doorgevoerde veranderingen, een nadere aanscherping moet plaatsvinden van de gewenste verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de betrokken functionarissen. Aangezien onduidelijkheden in dat verband tevens een heldere duiding van de in formatiebehoefte van de diverse onderdelen van de or Blad 3 ganisatie in de weg staat is het ook voor het verdere verloop van het selectietraject van belang deze ondui delijkheid weg te nemen. Inmiddels zijn hiertoe de nodige initiatieven genomen. Vaststellen I, A O-kaders Als basis van het in een latere fase vast te stellen programma van eisen zullen de randvoorwaarden vastge steld moeten worden ten aanzien van de gewenste struc turering van de informatiestromen ten behoeve van de primaire alsmede aansturende processen, de toe te pas sen systeemarchitectuur en de gewenste administratief organisatorische inrichting (AO) Vervolgens kan worden overgegaan tot de gebruikelijke stap pen in het kader van een pakketselectie, zoals: opstellen programma van eisen; uitvoeren marktverkenning; beoordelen produktinformatie; vaststellen leverancier van voorkeur; contractonderhandelingen. Gelet op de complexiteit van het project, de mate van af- breuk-risico en de vereiste mate van specifieke deskundig heid is er voor gekozen het selectietraject op onderdelen te laten begeleiden door een extern deskundige. Deze deskundigheid zal worden ingebracht in een binnen de dienst op te zetten projectorganisatie waardoor naar verwachting een effectief organisatorisch kader ontstaat om het project tot een goed einde te brengen. Het spreekt voor zich dat tijdens het selectietrajcet de algemene concern-conventies op het gebied van automatisering, informatisering en admi nistratieve organisatie in acht zullen worden genomen en dat waar nodig breed gebruik zal worden gemaakt van de bin nen het concern aanwezige kennis op dit werkterrein. De planning is erop gericht om per 1 juni aanstaande de principe-keuze voor het pakket rond te hebben. Na de zomer vakantie kunnen vervolgens de contractonderhandelingen wor den afgerond en aangevangen worden met het implementatie traject waar nog een afzonderlijke detailplanning voor zal worden gemaakt. Vooralsnog wordt uitgegaan van implementa tie van het systeem medio 1997. Overigens kan nog worden opgemerkt dat het selectietraject van de DSW zo veel mogelijk zal worden afgestemd met in spanningen van andere SW-bedrijven op dit gebied. Veel andere bedrijven staan namelijk eveneens voor de ver vanging van hun systeem. Binnen de landelijke en provincia le overlegorganen zal hiertoe de nodige informatie worden uitgewisseld en zoveel mogelijk de krachten worden gebun deld.

Historisch Centrum Leeuwarden

Raadsverslagen van de gemeente Leeuwarden, 1865-2007 (Bijlagen) | 1996 | | pagina 200