26 27 Bedrijfsvoering Conform de bestuursopdracht LIS streven we ernaar in 1998 de productbegroting te kunnen invoeren en de eerste kengetallen te geven. In de daarop volgende jaren zal de verdere uitwerking plaatsvinden. 4.1.3 Informatieverwerking Een productbegroting c.a. gebaseerde bestuurlijke informatievoorziening vereist een ingrijpende heroriëntatie op het gebied van de informatieverwerking, maar ook op de werkwijze en het management van de middelensectoren, de interne ambtelijke sturing en - niet in de laatste plaats - op de houding en cultuur binnen de gemeentelijke organisatie. Maatgevend hierbij zijn de door de gemeente te leveren diensten en producten en de informatie die voor het beheersen van de producten nodig is. Voorts moet worden onderzocht of en hoe voor processen efficiënt gebruik kan worden gemaakt van toe passingen van automatisering. 4.1.4 Kaders en richtlijnen Om processen te kunnen stroomlijnen zijn in de eerdergenoemde rapportages diverse voorstellen gedaan om te komen tot "richtlijnen". Deze "richtlijnen" vormen als het ware het inhoudelijke en procedurele "bestek" waarlangs wordt gewerkt. Ze dienen te worden nageleefd bij de totstandkoming en het gebruik van diverse plannings- en control-instrumenten. Deze richtlijnen zijn gedeeltelijk al uitgewerkt en besluiten hierover worden binnenkort genomen. In het vervolg van de LIS-operatie zullen de nog resterende richtlijnen op F-, P-, O- en I-niveau met voorrang worden uitge werkt. De invoering van de kaders en richtlijnen kan in een aantal gevallen resulteren in een herziening van bepaalde "spelregels", die ook budgettaire gevolgen kan hebben (bijvoorbeeld de verandering van afschrijvingstermijnen). De definitieve voorstellen hierover zullen worden voorgelegd aan de Commissie Bestuur en Middelen en besproken worden in diverse ambtelijke afdelingen. 4.1.5 Treasury De LIS-werkgroep financiën heeft in haar rapport een advies gegeven over het treasury beleid. Op basis van het uitgebrachte advies is een planning gemaakt voor de activiteiten die dit beleid moeten uitvoeren. Het advies wordt als onderdeel van de integrale planning voorgelegd aan de Commissie Bestuur en Middelen. 4.1.6 Beheersorganisatie Een adequate beheersorganisatie is nodig om bestuurlijke informatievoorziening en - verwerking te kunnen ontwikkelen, sturen en bewaken. In algemene zin is binnen administratieve dienstverlenende organisaties - mede als gevolg van de automatise ring - een verschuiving zichtbaar van directe uitvoerende functies naar (proces- en systeem) beheersfuncties. Deze beheersfuncties zijn essentiële schakels binnen de moderne bedrijfsvoering. Dergelijke functies moeten ingevuld worden wil men intern diverse verbeteringen kunnen doorvoeren op het vlak van bedrijfsvoering. Het blijkt dat er binnen onze organisatie op dit punt onvoldoende (O-, I- en A-) Bedrijfsvoering capaciteit, kennis en vaardigheden voorhanden zijn om de kwaliteit te bewaken en te letten op doelmatigheid van de gehanteerde processen. Evenmin is die er voor beheer, de toepassing van geautomatiseerde systemen en het gebruik van gegevens verzamelingen. Recent is ambtelijk geadviseerd om - gelet op de behoefte aan effectievere bestuurlij ke informatievoorziening en gezien de beoogde doelmatigheidsverbeteringen - prioriteit te geven aan invulling en uitbreiding van de hiervoor benodigde (O-, I- en A-) beheersfunctie met 12,9 FTE, kosten circa f 1.260.000 per jaar. Deze formatie is gebaseerd op structureel beheer. De voorgestelde uitbreiding kan enerzijds worden teruggevoerd op een algemene onderschatting in het verleden van de beheerswerkzaamheden en kan dus worden gezien als een inhaalslag. Tevens speelt mee dat er sprake is van onvermijdelijke autonome ontwikkelingen op het gebied van informatie- en kantoortechnologie. Verder is er in het kader van LIS behoefte aan (centrale en decentrale) versterking van de beheersing van de informatieverwerking en bestuurlijke informatievoorzie ning. Omdat de beschikbare tijd om een eerste productbegroting c.a. op te stellen erg krap is, is ook geadviseerd voor een periode van 2 tot 3 jaar een tijdelijke ondersteuning in te zetten op het F- en in iets mindere mate op het O&I- en P-terrein. 4.1.7 Financiële aspecten Alhoewel op langere termijn ingevolge de invoering van het LIS-project zich ongetwijfeld efficiency-voordelen voor zullen doen, met name in informatieverwer kende organisatieonderdelen, valt op dit moment nog niet precies aan te geven waar en in welke omvang. Gezien het stadium van de doorstart LIS doen wij u in de Perspectiefnota geen nadere voorstellen. Wij stellen voor om op basis van nadere informatie over doorstart LIS in september in de raad ons nader te beraden omtrent de gewenste omvang van de uitzetting in relatie tot de overige prioriteiten. Het resultaat van deze besluitvorming zal nog worden meegenomen bij de vaststelling beleidsbegroting 1997. Opgemerkt wordt dat inzake de herbezetting in het kader van de flexibilisering van de arbeidstijd en de daaraan gekoppelde verkorting van de gemiddelde arbeidsduur er enerzijds contractuele verplichtingen bestaan tot (partiële) herbezetting, maar dat anderzijds de organisatie wordt genoodzaakt doelmatiger te werken. Dit laatste aspect impliceert dat maatregelen nodig zijn op het gebied van doelmatig heidsverbetering, verbetering van procesbeheer, intensivering van automatisering, e.d.. De in het kader van de LIS-operatie aangegeven formatie-uitbreiding (O&I-func- ties), alsmede de kwaliteitsverbetering van de middelenfuncties in het algemeen, liggen specifiek op dit terrein. Voorshands gaan wij er dan ook van uit dat een deel van de herbezettingsgelden kan worden ingezet voor de dekking van de voorgestelde formatie-uitbreiding Naar aanleiding van nadere rapportages zal hierover in september nog besluitvor ming plaatsvinden.

Historisch Centrum Leeuwarden

Raadsverslagen van de gemeente Leeuwarden, 1865-2007 (Bijlagen) | 1996 | | pagina 274