26
27
Bedrijfsvoering
Conform de bestuursopdracht LIS streven we ernaar in 1998 de productbegroting te
kunnen invoeren en de eerste kengetallen te geven. In de daarop volgende jaren zal
de verdere uitwerking plaatsvinden.
4.1.3 Informatieverwerking
Een productbegroting c.a. gebaseerde bestuurlijke informatievoorziening vereist een
ingrijpende heroriëntatie op het gebied van de informatieverwerking, maar ook op de
werkwijze en het management van de middelensectoren, de interne ambtelijke sturing
en - niet in de laatste plaats - op de houding en cultuur binnen de gemeentelijke
organisatie.
Maatgevend hierbij zijn de door de gemeente te leveren diensten en producten en de
informatie die voor het beheersen van de producten nodig is. Voorts moet worden
onderzocht of en hoe voor processen efficiënt gebruik kan worden gemaakt van toe
passingen van automatisering.
4.1.4 Kaders en richtlijnen
Om processen te kunnen stroomlijnen zijn in de eerdergenoemde rapportages diverse
voorstellen gedaan om te komen tot "richtlijnen". Deze "richtlijnen" vormen als het
ware het inhoudelijke en procedurele "bestek" waarlangs wordt gewerkt. Ze dienen
te worden nageleefd bij de totstandkoming en het gebruik van diverse plannings- en
control-instrumenten. Deze richtlijnen zijn gedeeltelijk al uitgewerkt en besluiten
hierover worden binnenkort genomen. In het vervolg van de LIS-operatie zullen de
nog resterende richtlijnen op F-, P-, O- en I-niveau met voorrang worden uitge
werkt.
De invoering van de kaders en richtlijnen kan in een aantal gevallen resulteren in een
herziening van bepaalde "spelregels", die ook budgettaire gevolgen kan hebben
(bijvoorbeeld de verandering van afschrijvingstermijnen).
De definitieve voorstellen hierover zullen worden voorgelegd aan de Commissie
Bestuur en Middelen en besproken worden in diverse ambtelijke afdelingen.
4.1.5 Treasury
De LIS-werkgroep financiën heeft in haar rapport een advies gegeven over het
treasury beleid. Op basis van het uitgebrachte advies is een planning gemaakt voor
de activiteiten die dit beleid moeten uitvoeren. Het advies wordt als onderdeel van de
integrale planning voorgelegd aan de Commissie Bestuur en Middelen.
4.1.6 Beheersorganisatie
Een adequate beheersorganisatie is nodig om bestuurlijke informatievoorziening en -
verwerking te kunnen ontwikkelen, sturen en bewaken. In algemene zin is binnen
administratieve dienstverlenende organisaties - mede als gevolg van de automatise
ring - een verschuiving zichtbaar van directe uitvoerende functies naar (proces- en
systeem) beheersfuncties.
Deze beheersfuncties zijn essentiële schakels binnen de moderne bedrijfsvoering.
Dergelijke functies moeten ingevuld worden wil men intern diverse verbeteringen
kunnen doorvoeren op het vlak van bedrijfsvoering.
Het blijkt dat er binnen onze organisatie op dit punt onvoldoende (O-, I- en A-)
Bedrijfsvoering
capaciteit, kennis en vaardigheden voorhanden zijn om de kwaliteit te bewaken en te
letten op doelmatigheid van de gehanteerde processen. Evenmin is die er voor
beheer, de toepassing van geautomatiseerde systemen en het gebruik van gegevens
verzamelingen.
Recent is ambtelijk geadviseerd om - gelet op de behoefte aan effectievere bestuurlij
ke informatievoorziening en gezien de beoogde doelmatigheidsverbeteringen -
prioriteit te geven aan invulling en uitbreiding van de hiervoor benodigde (O-, I- en
A-) beheersfunctie met 12,9 FTE, kosten circa f 1.260.000 per jaar. Deze formatie
is gebaseerd op structureel beheer.
De voorgestelde uitbreiding kan enerzijds worden teruggevoerd op een algemene
onderschatting in het verleden van de beheerswerkzaamheden en kan dus worden
gezien als een inhaalslag. Tevens speelt mee dat er sprake is van onvermijdelijke
autonome ontwikkelingen op het gebied van informatie- en kantoortechnologie.
Verder is er in het kader van LIS behoefte aan (centrale en decentrale) versterking
van de beheersing van de informatieverwerking en bestuurlijke informatievoorzie
ning.
Omdat de beschikbare tijd om een eerste productbegroting c.a. op te stellen erg krap
is, is ook geadviseerd voor een periode van 2 tot 3 jaar een tijdelijke ondersteuning
in te zetten op het F- en in iets mindere mate op het O&I- en P-terrein.
4.1.7 Financiële aspecten
Alhoewel op langere termijn ingevolge de invoering van het LIS-project zich
ongetwijfeld efficiency-voordelen voor zullen doen, met name in informatieverwer
kende organisatieonderdelen, valt op dit moment nog niet precies aan te geven waar
en in welke omvang.
Gezien het stadium van de doorstart LIS doen wij u in de Perspectiefnota geen
nadere voorstellen. Wij stellen voor om op basis van nadere informatie over
doorstart LIS in september in de raad ons nader te beraden omtrent de gewenste
omvang van de uitzetting in relatie tot de overige prioriteiten. Het resultaat van deze
besluitvorming zal nog worden meegenomen bij de vaststelling beleidsbegroting
1997.
Opgemerkt wordt dat inzake de herbezetting in het kader van de flexibilisering van
de arbeidstijd en de daaraan gekoppelde verkorting van de gemiddelde arbeidsduur er
enerzijds contractuele verplichtingen bestaan tot (partiële) herbezetting, maar dat
anderzijds de organisatie wordt genoodzaakt doelmatiger te werken.
Dit laatste aspect impliceert dat maatregelen nodig zijn op het gebied van doelmatig
heidsverbetering, verbetering van procesbeheer, intensivering van automatisering,
e.d..
De in het kader van de LIS-operatie aangegeven formatie-uitbreiding (O&I-func-
ties), alsmede de kwaliteitsverbetering van de middelenfuncties in het algemeen,
liggen specifiek op dit terrein. Voorshands gaan wij er dan ook van uit dat een deel
van de herbezettingsgelden kan worden ingezet voor de dekking van de voorgestelde
formatie-uitbreiding
Naar aanleiding van nadere rapportages zal hierover in september nog besluitvor
ming plaatsvinden.