Dienst Algemene Zaken
12.2.3 Afdeling Communicatie
De activiteiten van de afdeling liggen op het terrein van de interne communicatie, de
persvoorlichting, beleidspresentaties, publieksvoorlichting, participatiebevordering,
communicatie-advisering, public relations en statistische informatievoorziening. Met
al deze communicatiemiddelen draagt de afdeling zorg voor een afgewogen informa
tiestroom, waarbij naar buiten toe gewaakt wordt voor eenheid van beleid. Ten
behoeve van de interne communicatie is hiertoe het gemeenschappelijke personeels
blad "Oldehove Gazet" tot stand gekomen. Op dienstniveau wordt volstaan met info
bulletins.
Voor het gezicht naar buiten is persvoorlichting en beleidspresentatie van groot
belang. Een voorbeeld dat hier genoemd kan worden is de presentatie van de struc
tuurschets Open Stad. Daarnaast is natuurlijk ook de publieksvoorlichting van groot
belang. In dit verband wordt reikhalzend uitgekeken naar de komst van de Gemeente
winkel, tot die tijd moet worden volstaan met het gemeentelijk Informatiecentrum.
Een voorbeeld van publieksvoorlichting is de gemeentepagina "Aan de Grote Klok",
uit onderzoek is gebleken dat deze pagina een groot bereik heeft. Een ander voor
beeld is het aanbieden van voorlichtingsprogramma's ten behoeve van het onderwijs.
12.2.4 Facilitair Bedrijf
Het Facilitair Bedrijf houdt zich bezig met de interne dienstverlening in brede zin.
De unit Informatietechnologie neemt hier een stevige plaats in. Daarnaast opereren
de unit Beheer en de unit Documentaire Informatievoorziening.
De unit Informatietechnologie heeft in 1995 de huisstijl op het netwerk geïntrodu
ceerd, faxen via het netwerk mogelijk gemaakt, geadviseerd over uitwijkmogelijkhe
den (zowel intern als extern) voor alle computersystemen die in beheer zijn, de
oplevering van een minicomputer succesvol laten verlopen, Windows als gemeentelij
ke standaard ingevoerd en is de IT-infrastructuur en IT-dienstverlening verder verbe
terd middels het instellen van een interne wijzigingsadviescommissie en de aanschaf
van een informatiesysteem ter verbetering van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en
dienstverlening van de unit IT.
De unit Beheer is door de verkoop van het Stadhouderlijk Hof en de installatie van
een vijfde wethouder geconfronteerd geweest met de nodige verbouwingen. Er heeft
een inventarisatie van de kwaliteit van het aanwezige meubilair plaatsgevonden
waaruit bleek dat het oude meubilair grotendeels niet voldoet aan de ARBO-normen.
Hieruit zullen in 1996 ongetwijfeld verplichtingen voortvloeien.
De bedrijfshulpverlening en de bedrijfsinterne milieuzorg komen van de grond.
De unit Documentaire Informatievoorziening heeft zich beraden op de te nemen
stappen bij het vervangen van de huidige verouderde postregistratiesystemen. Een
onderzoek van het onderzoeksbureau ODRP liet zien dat de archiefmedewerkers op
afgebakende terreinen opereren. Dit belemmert de uitwisselbaarheid en is reden voor
de unit om in 1996 met reorganisatievoorstellente komen.
Vermeldenswaard is overigens ook het vaststellen van het verrekenmodel, versie 2.0
door de DirectieRaad. Dit in 1996 in werking tredende model bevordert de decentra
le budgetverantwoordelijkheid voor facilitaire budgetten.
60
Dienst Algemene Zaken
12.2.5 Afdeling Financiën
In het algemeen kan worden geconstateerd dat de actualiteit en kwaliteit van de
financiële informatievoorziening wel is verbeterd. Gelijktijdig echter moet worden
geconstateerd dat nog het nodige te verbeteren valt om deze informatievoorziening op
een acceptabel niveau te brengen. In 1996 zal gewerkt worden aan het meer inhoud
geven aan het begrip integraal management door de afdelingshoofden.
Een specifiek aandachtspunt in 1995 betrof het onderzoek naar de volwaardigheid
van de verzekeringsportefeuille. In reactie op het landelijk sterk stijgend aantal
schadeclaims zijn de premies fors toegenomen. Een gedegen onderzoek naar een
juiste en verantwoorde dekking is dus op zijn plaats. Bij het opzetten van een afde
ling Vastgoed is gebleken dat niet alle in beheer zijnde objecten voor verzekering
zijn aangemeld. 1996 zal gebruikt worden om de dit jaar genomen stappen uit te
werken.
12.2.6 Gemeente-Archief
Het Gemeente-archief staat voor de immense opgave om ondanks bezuinigingen en
de efficiency-operatie toch in te lopen op de forse achterstanden op het gebied van
archief- en collectiebeheer. Bij een recent onderzoek van de provinciaal archiefm-
specteur werd een aanzienlijke lacune in de mate van toegankelijkheid van de archie
ven geconstateerd.
Het ten uitvoer brengen van het beleidsplan 1993 had tot gevolg dat een nieuwe
tentoonstellingsruimte kon worden geopend, alsmede een archiefwinkel en een per
manent bezette receptie met geautomatiseerde bezoekersregistratie. Deze veranderin
gen zorgden in 1995 voor een record aantal bezoekers, voor het eerst meer dan
5.000 bezoekers (5.661 namelijk).
Door het beschikbaar komen van incidentele middelen kon een begin worden ge
maakt met de automatisering door het invoeren van het archiefbeheersysteem
ARCHEION.
De gemeente-archivaris heeft mandaat gekregen over het beheer van meerdere parti
culiere archieven. Mede dankzij de beschikbaar gestelde middelen voor het materieel
verzorgingsproject, zowel vanuit subsidieverstrekking als van particuliere eigenaren,
kon de eerste prioriteit uit het beleidsplan verder worden uitgevoerd. Door gebrek
aan personele capaciteit moest de planning echter wel worden bijgesteld. Indien het
team volledig wordt en blijft kan de einddatum van september 1996 wel worden
gehaald.
12.2.7 Afdeling Kabinet en Bestuursadvisering
De activiteiten van de afdeling zijn te splitsen in werkzaamheden ten behoeve van de
openbare orde en veiligheid, de bestuurlijke en juridische advisering, kabinetszaken
en de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften.
Op het gebied van de openbare orde en veiligheid heeft de beleidsondersteuning van
de burgemeester als bestuursorgaan met een eigen verantwoordelijkheid op het gebied
van de openbare orde weer redelijk gestalte gekregen.
61
