van burgemeester en wethouders, de raadsadviescommissie en de raad; volstaan is
met de ter inzage legging van de verslagen van de bouwproject groep voor de
Commissie Welzijn op de kamer van de projectleider,
de ambtelijke organisatie heeft nagelaten de politiek (m.u.v. de beide
portefeuillehouders) over deze problematiek te informeren; zeker gelet op de kwestie
van de overschrijding van het bouwkrediet van het stadskantoor had men hier alert
op moeten zijn en het college van burgemeester en wethouders,
raadsadviescommissie en raad expliciet duidelijk moeten maken dat de totale
verbouw van de panden niet kon worden gerealiseerd, wanneer geen (extra)middelen
voor het achterstallig buitenonderhoud beschikbaar zouden worden gesteld;
voor de uitvoering van achterstallig buitenonderhoud aan de panden Raadhuisplein
23 en 25 is tweemaal een bedrag aan achterstallig onderhoud gevraagd; de eerste
keer als onderdeel van het extra krediet van f.900.000,— 160.000,— optrekking
post Onvoorzien), welk bedrag is aangewend voor achterstallig onderhoud binnen de
gebouwen en de tweede keer f.200.000,- voor de uitvoering van achterstallig
buitenonderhoud; er is derhalve geen sprake van het twee maal beschikbaar stellen
van een krediet voor de uitvoering van dezelfde werkzaamheden,
de problematiek van het achterstallig buitenonderhoud buiten beschouwing gelaten,
zijn de werkzaamheden volgens een recent door de budgetbewaker opgesteld
overzicht tot het moment van deze rapportage binnen de beschikbaargestelde
kredieten uitgevoerd.
5
3.VOORSCHRIFTEN GEMEENTELIJKE BOUWPROJECTEN.
De Onderzoekscommissie Stadskantoor -naar haar voorzitter, prof. mr. P. de Haan, veelal de Commissie De
Haan genoemd, heeft in het door haar uitgebrachte rapport van 30 maart 1995 een analyse gemaakt van de
budgetoverschrijding van de nieuwbouw van het Stadskantoor en aanbevelingen gedaan om in de toekomst een
financieel echec bij gemeentelijke projecten te voorkomen. Dit rapport werd vastgesteld in de raadsvergadering
van april 1995. De aanbevelingen van de Commissie De Haan zijn uitgewerkt in de notitie Gemeentelijke
Projecten van 16 juli 1996. Onderstaand worden de aanbevelingen van de Commissie De Haan vermeld,
waarbij per aanbeveling wordt ingegaan op de vraag of hieraan in de verbouwproject Raadshuisplein 23 en 25
is voldaan.
a. Het opstellen van een goed uitgewerkt programma van eisen.
De toekomstige gebruikers van de panden (Gemeentelijk Muziek Instituut, De Blauwe Stoep en het
Grafisch Atelier) hebben in november 1993 een "plan van eisen" opgesteld; aan de hand van deze
plannen is door de architecte de huisvestingsmogelijkheden in een aantal panden onderzocht;
overigens vond deze fase van het verbouwproject plaats vóórdat de aanbevelingen van de Commissie
De Haan bekend waren.
b. Uitgaan van een reële begroting van de benodigde gelden en van een reële planning van de
bouwtijd.
Het door de Raad op 16 januari 1995 voor de verbouw beschikbaar gestelde krediet van f.2.250.000,—
kan worden aangemerkt als een door het politiek bestuur beschikbaar gesteld taakstellend
verbouwbudget; het krediet was niet gebaseerd op een goed programma van eisen met een daarop
gebaseerde begroting. Ook zonder het rapport van de Commissie De Haan, dat toen nog niet was
verschenen, hadden deze stukken de grondslag moeten zijn van het raadsbesluit van 16 januari 1995.
Bij de uitwerking van het verbouwplan en de nadere berekening van de kosten, bleek al snel dat een
verbouw voor dit bedrag niet mogelijk was. De problematiek van het achterstallig onderhoud buiten
beschouwing gelaten, kan worden gesteld dat toen de Raad in zijn vergadering van 9 oktober 1995 het
verbouwkrediet met een bedrag van f.900.000,— verhoogde tot f.3.150.000,— er sprake was van een
reëlere begroting voor de verbouw van de panden. Desalniettemin kan worden geconstateerd dat, voor
wat betreft het in het bedrag van f.900.000,- voor achterstallig binnenonderhoud opgenomen bedrag
van f. 160.000,— geen duidelijke raming met onderbouwing was.
De planning van de bouwtijd is opgesteld in overleg met de architecte en lijkt op dit moment
haalbaar te zijn.
c. Maken van eenduidige afspraken, contracten etc. en een eenduidige
verantwoordelijkheidsverdeling.
Geconstateerd is, dat pas op 8 november 1995 opdracht aan architectenburo Kamps Jacobs is
verleend. Op dat moment was al een voorlopig en definitief ontwerp door de architecte, mevrouw A.
Jacobs, gemaakt. In het dossier ontbrak een offerte van het architectenburo. Deze is op verzoek van de
huidige projectleider alsnog door het architectenburo opgesteld, gedateerd op 3 maart 1995 maar bij de
gemeente ingekomen in februari 1997. Een door beide partijen ondertekend contract is niet in het
dossier aangetroffen.
Om de context van deze handelwijze te verduidelijken, het volgende. De sector Sacu van de dienst
Welzijn had goede ervaringen met mevrouw Jacobs opgedaan bij de ver- en nieuwbouw van
kinderdagverblijven. Mevrouw Jacobs is -na overleg met de toenmalige portefeuillehouder- gevraagd
om kosteloos een globale kostenraming te maken voor de huisvesting van het nieuwe Instituut voor
Kunstzinnige Vorming. Voor deze handelwijze is ook gekozen uit een oogpunt van kostenbesparing.
Mevrouw Jacobs is verder betrokken gebleven bij dit project, hetgeen is vastgelegd in de
schriftelijke opdracht van 8 november 1995. Op het moment, dat zij bij het project werd betrokken
(in 1993) waren de aanbevelingen van de Commissie De Haan nog niet verschenen.
Het Ingenieursbedrijf Hardy is op basis van offertes (10 november 1994 en 13 november 1995) en
opdrachtverstrekking (27 januari 1995 en 20 juni 1996) bij het project ingeschakeld voor
technische advieswerkzaamheden m.b.t. de complete installaties (klimaatinstallaties en
electronische installaties). Ook in dit geval is niet een door beide partijen ondertekend contract in
de dossiers aangetroffen.
Geconstateerd is voorts dat er een heldere verdeling was tussen de projectleider, als "baas" van het
project zonder wiens toestemming niets mag gebeuren en de architecte, die de directie voert over het
werk.
