d. Systematische informatievoorziening.
In de dossiers komt de informatieverschaffing aan het politiek bestuur een aantal malen voor:
B& W-nota van 28 november 1994: de verslagen van de projectgroep worden besproken in het
reguliere overleg met de portefeuillehouder (op verzoek van de portefeuillehouder wordt het college
tussentijds gerapporteerd);
B& W-nota van 23 mei 1995: bij de toetsing van het project aan de aanbevelingen van de Commissie
De Haan wordt vermeld dat de verslagen van de projectgroepvergaderingen aan de orde komen in het
portefeuilleoverleg met de wethouder, waarna deze ter kennisname aan de commissie (Raad) worden
gezonden;
B&W-besluit van 20 juni 1995: in dit besluit wordt o.a. gesteld: informatie ook aan de Raad (dit
besluit werd overigens op 5 september 1995 (met een aantal andere besluiten) door het college
ingetrokken;
Verslag van de bouwprojectgroep van 6 november 1995: "de bouwprojectgroep is ingesteld en opereert
volgens de richtlijnen van de Commissie De Haan. Dit betekent o.a. dat alle verslagen van de
vergaderingen van de projectgroep naar de wethouder gaan en ter inzage liggen voor de leden van de
Commissie Welzijn op de kamer van de projectleider";
B&W-besluit van 21 januari 1997: de Commissie Welzijn mede aan de hand van de bouwverslagen,
van de voortgang van de bouw van het Instituut voor Kunstzinnige Vorming op de hoogte stellen (de
huidige projectleider heeft voor deze informatieverschaffing de in de Inleiding genoemde
voortgangsrapportage opgesteld);
B&W-besluit van 4 februari 1997: de ter inzagelegging van de verslagen van de bouw van het Instituut
voor Kunstzinnige Vorming aan het Raadhuisplein vermelden op de agenda voor de Commissie
Welzijn. De bouwverslagen dienen voortaan ter kennisname aan het college te worden voorgelegd (B-
agenda).
Geconstateerd is, dat de verslagen van de bouwprojectgroep gedurende het gehele project zijn
toegezonden aan de portfeuillehouders en in het periodieke overleg tussen de portefeuilllehouders en
de afdeling Sacu van de dienst Welzijn zijn besproken. De portfeuillehouders zijn derhalve steeds van
de gang van zaken op de hoogte gesteld.
Geconstateerd wordt voorts dat niet voldaan is aan het gestelde in de B&W-nota van 23 mei 1995,
waann wordt aangegeven dat de verslagen van de bouwprojectgroep naar de commissie (Raad) zullen
worden gezonden. Blijkens het verslag van de bouwprojectgroep van 6 november 1995 werd volstaan
met het ter inzage leggen van de verslagen voor de Commissie Welzijn op de kamer van de
projectleider. Dit had zonder uitdrukkelijke besluitvorming van burgemeester en wethouders en de
Commissie Welzijn nooit mogen gebeuren.
De informatieverschaffing over het achterstallig buitenonderhoud is absoluut onvoldoende geweest
Op zeker twee momenten (bij de beschikbaarstelling van het aanvullende krediet van f.900.000,—
in 1995 en bij de gunning van de werkzaamheden in 1996) hadden alle leden van het college van
burgemeester en wethouders, de Commissie Welzijn en de Raad afdoende geïnformeerd moeten
worden. Hieraan doet het feit, dat de verslagen voor de leden van de Commissie Welzijn ter inzage
lagen, niet af.
e. Onafhankelijke administratieve controle, inclusief harde bewaking vanuit de afspraken en
contracten volgende procedures.
Geconstateerd moet worden dat niet voldaan is aan de genoemde onafhankelijke administratieve
controle. De Commissie de Haan had hierbij uitdrukkelijk voor ogen dat dit een dubbel-check diende
te zijn op de uitgaven; dat dient verder te gaan dan de controle op de aanwezigheid van een paraaf of
handtekening van de projectleider. Bij dit project is een in de lijnorganisatie ondergeschikte van de
projectleider opgetreden als budgetbewaker. Zeker een ondergeschikte mag niet belast worden met die
onafhankelijke controle. Daarmee wordt niets ten nadele gezegd over de integriteit van de
budgetbewaker, maar wel over het zo absoluut mogelijk voorkomen van de schijn. Wellicht zou,
wanneer er geen sprake was geweest van ondergeschiktheid van de budgetbewaker aan de
budgetbeheerder (projectleider), de problematiek van het achterstallig onderhoud zich duidelijker
hebben gemanifesteerd.
Geconstateerd is voorts dat tussen het vertrek van de voormalige projectleider en de aanstelling van de
huidige projectleider er een (korte) periode is geweest, waarin het beginsel van functiescheiding
geweld is aangedaan: de tijdelijke projectleider/budgetbeheerder was toen tevens budgetbewaker.
7
f. Tijdige inschakeling van de accountant
Deze aanbeveling is gegeven om de opdrachtgever de garantie te geven dat betalingen ook rechtmatige
uitgaven zijn geweest; hoe sterker de interne administratieve organisatie geregeld is, hoe minder
vroeg de accountant betrokken hoeft te worden. Tot nu toe is -met uitzondering van de ondersteuning
die een VB-accountant de huidge projectleider heeft gegeven bij het opstellen van een
kredietoverzicht- geen accountant bij dit project ingeschakeld. Gelet op het feit dat de budgetbewaker
in de lijnorganisatie ondergeschikt is aan de budgetbeheerder, had dit op grond van de regels van de
Commissie De Haan wel moeten gebeuren. Bij een tijdige accountantscontrole was de achterstallig
onderhoudsproblematiek vrij zeker aan het licht gekomen en expliciet onder de aandacht van het
bestuur gebracht.
g. Zorgvuldige portefeuilleoverdracht
Blijkens een ter zake opgestelde notitie is tijdens de portefeuilleoverdracht van wethouder
Timmermans aan wethouder Van Ammers de verbouw van de panden Raadhuisplein 23 en 25 voor het
Instituut voor Kunstzinnige Vorming onderwerp van bespreking geweest In de notitie wordt de
problematiek van het achterstallig buitenonderhoud overigens niet vermeld.
h. Aanvulling nota "Grote Bouwkundige Projecten" met bestuurlijke en contractuele waarborgen
inzake meer en minderwerk.
Procedures over meer/minderwerk zijn niet vastgelegd. Wél wordt in het verslag van de vergadering
van de bouwprojectgroep van 21 november 19% vermeld, dat meerwerk alleen met toestemming van
de projectleider mag worden uitgevoerd. Bij kleine zaken kan dit telefonisch. Beslissingen dienen dan
in het verslag van de eerstvolgende vergadering van de bouwprojectgroep te worden vastgelegd.
Grotere zaken moeten eerst in de bouwprojectgroep worden besproken.
Met name met het oog op toekomstige projecten, dient als vaststaande voorwaarde te worden gesteld
dat in geval wordt afgeweken van het programma van eisen of in geval er sprake is van een dreigende
kredietoverschrijding meer- en minderwerk steeds de toestemming dient te hebben van burgemeester
en wethouders.
Conclusies:
1de voorbereidingsfase van het project vond plaats vóór het verschijnen van het rapport van de
Commissie De Haan;
2. na tussentijdse toetsing van de projectorganisatie en de werkwijze van deze organisatie aan de
aanbevelingen van de Commissie De Haan zijn geen veranderingen c.q. verbeteringen doorgevoerd;
3. ondanks herhaalde toezeggingen zijn afspraken met de Commissie Welzijn en het college van
Burgemeester en Wethouders beueffende tijdige toezending van verslagen van de
bouwprojectgroepvergaderingen niet nagekomen; in plaats van toezending zijn de de verslagen op de
kamer van de projectleider ter inzage gelegd.
8
