3. meeropbrengst bij verkoop van de panden Gouvemeursplein 36 en Schrans 44."
De Commissie Welzijn ging niet akkoord met het feit dat het hier "vooralsnog" om een taakstellend krediet
ging bovendien werd de opmerking gemaakt dat als mocht blijken dat de verkoop van de panden
Gouvemeursplein 36 en Schrans 44 meer oplevert dan verwacht, dit bedrag niet automatisch kan worden
toegevoegd aan het beschikbare budget voor de verbouw. In de (aangepaste) raadsbrief werd uitdrukkelijk
vermeld dat "de totale verbouwing binnen dit beschikbare budget (i.e. f.2.250.000,-) gerealiseerd dient te
worden, hetgeen mogelijk wordt geacht conform het (hierboven vermelde) overzicht". Aan de hand van de
aangepaste raadsbrief besloot de Raad op 16 januari 1995 t.b.v. de aankoop en verbouw van de panden
Raadhuisplein 23 en 25 t.b.v. de huisvesting van het nieuwe instituut voor kunstzinnige vorming een krediet
beschikbaar te stellen van f.3.000.000,-.
Ondertussen was bij brief van 5 december 1994 de heer W. de Haan te Leeuwarden (v.m. hoofd afdeling
Gebouwen van de dienst Stadsontwikkeling) door het hoofd van de afdeling Sacu aangetrokken voor de
technische begeleiding van het verbouwproject voor een bedrag van f.8.000,-(zonder BTW-verwijzing). Deze
kosten zijn ten laste gebracht van het verbouwbudget. De door De Haan te verrichten werkzaamheden staan
omschreven in de door hem uitgebrachte offerte en betrof onder meer "het in samenwerking met de architect
vaststellen van achterstallig onderhoud van de huidige bebouwing".
Voorts werd bij brief van 16 december 1994 door het hoofd van de afdeling Sacu namens B&W opdracht
verleend aan Organisatie-adviesbureau KPMG te Den Haag voor de begeleiding van het "fusie"project
kunstzinnige vorming voor een bedrag van f.49.440,~ excl. 10% bureau- en reiskosten en BTW. De kosten zijn
ten laste gebracht van het fonds "fusie GML/BS". Dit was een binnen de dienst Welzijn gecreëerde
voorziening, waarvoor overigens geen goedkeuring vooraf werd gegeven door het college van Burgemeester en
Wethouders.
Eind 1994/begin 1995 verscheen de door de architecte en de heer De Haan opgestelde "werkomschrijving van
het buitenwerk Raadhuisplein 23 en 25". Het te verrichten werk werd als volgt omschreven: "Het werk bestaat
uit het uitvoeren van achterstallig en regulier onderhoud: herstel voegwerk, vervangen zinkwerk, vervangen
houten gootdelen, kozijnhout en raamhout en buitenschilderwerk binnenschilderwerk van ramen en
buitendeuren van de panden Raadhuisplein 23 en 25). De totale kosten van de uit te voeren werkzaamheden
worden begroot op f. 162.656,86.
Uit de besluitenlijsten van het portefeuilleoverleg tussen de afdeling Sacu en de toenmalige portefeuillehouder
(wethouder Timmermans), blijkt dat dit achterstallige (buiten-)onderhoud regelmatig onderwerp van
bespreking is geweest. Men was van mening dat de kosten van dit onderhoud buiten het verbouwbudget
moesten worden gehouden. De redenering was, dat het hier om onderhoud ging, dat door de eigenaar moest
worden uitgevoerd, ongeacht de in het gebouw onder te brengen functie. Bovendien -zo werd gesteld- gaat het
om een monument waardoor de eigenaar op grond van de Monumentenwet verplicht is tot een goed
onderhoud. In verband hiermee is in de kostenberekening van de verbouw alleen rekening gehouden met de
interne verbouwkosten van de panden: de kosten van het achterstallige buitenonderhoud dienden voor rekening
van de eigenaar (i.e. de dienst Algemene Zaken) te komen.
Deze materie is besproken in een op 30 januari 1995 gehouden overleg. Daarbij waren naast de toenmalige
directeur Algemene Zaken en het toenmalige sectorhoofd Sacu aanwezig: A. Zeinstra, manager Facilitair
Bedrijf, W. de Haan (technisch adviseur), A. Jacobs (architecte) en C.J. Slotemaker (financieel
beleidsmedewerker Sacu, tevens budgetbewaker). Dit overleg heeft voor wat betreft de dekking van de kosten
van het achterstallige buitenonderhoud geen resultaat opgeleverd: de budgetten groot onderhoud waren niet
meer beschikbaar; zij waren opgegaan in de integratiewinst, die was berekend als gevolg van de gezamenlijke
huisvesting van het gemeentelijk apparaat in het stadskantoor.
Nadat de Raad op 16 januari 1995 het verbouwkrediet ad. f.2.250.000,- beschikbaar had gesteld, werden de
plannen door de architecte nader uitgewerkt en een nauwkeuriger berekening opgesteld van de
verbouwingskosten. De resultaten van deze nadere uitwerking en berekening werden in een nota van 23 mei
1995 aan B&W gepresenteerd. In deze nota, die op meerdere aspecten van de vorming van een Instituut voor
Kunstzinnige Vorming betrekking had, wordt vermeld dat de absoluut noodzakelijke kosten van het
uitgewerkte plan volgens opgave van de architect in totaal f.3.101.530,20 bedragen. Opgemerkt wordt hierbij
dat om de kosten zoveel mogelijk te beperken de projectleider enige (voor de gebruikers pijnlijke) besluiten
heeft genomen, zoals: de eisen inzake de akoestiek beperken tot de wettelijk gestelde eisen, ingrijpen in de
ruimteverdeling om verplaatsing van muren te voorkomen en het schrappen van een dringend gewenste lift.
13
Tevens was er in overleg met de Commandant van de Brandweer gezocht naar de mogelijkheden om de
brandveiligheidseisen op een goede wijze uit te voeren met zoveel mogelijk kostenbesparing. Deze besparingen
leverden gezamenlijk een bedrag op van vier a vijf ton.
Dat de verbouwkosten toch hoger uitvielen dan de oorspronkelijke raming was volgens de B&W-nota gelegen
in het volgende.
"Het onderbrengen van alle activiteiten in twee in plaats van in drie panden betekent dat een tussenverdieping
dient te worden gerealiseerd; er dienen niet voorziene noodzakelijke brandveiligheidvoorzieningen te worden
aangebracht; extra bouw- en schilderactiviteiten i.v.m. achterstallig onderhoud; vanwege technische en milieu-
eisen inzake de activiteiten van muziekonderwijs en het grafisch atelier dienen extra deskundige adviezen te
worden ingewonnen en dienen extra bouwkundige maatregelen te worden getroffen; in eerste aanleg is de
architect uitgegaan van een post onvoorzien van 2%; nadere uitwerking heeft de architect mij dringend
geadviseerd uit te gaan van een post van onvoorzien van 7%." (In de aangepaste B&W-nota -zie hieronder-
wordt geadviseerd de post onvoorzien verder op te hogen tot f.208.440,15 in verband met het feit "dat het hier
oude panden betreft en er enorm achterstallig onderhoud is geconstateerd".)
In de nota van 23 mei 1995 worden B&W geadviseerd de Raad voor te stellen een extra krediet ad. f.900.000,-
beschikbaar te stellen t.b.v. de aankoop en verbouw van de panden Raadhuisplein 23 en 25.
Deze noodzakelijke verhoging van het krediet werd als volgt aangegeven:
oorspronkelijke raming nieuwe raming verhoging
achterstallig onderhoud nihil f. 160.000,— f. 160.000,--
onvoorzien f. 50.000,- f.200.000,- f.150.000,-
installaties (o.a. luchtbehandelingssyst) f.460.000,- f.850.000,~ f.390.000,—
bouwkundige werken (o.a. tussenverdieping
en brandweereisen) f.650.000,— f.850.000,— f.200.000,—
f.900.000,-
Burgemeester en wethouders besluiten in hun vergadering van 30 mei 1995 aan te houden; de directeur Welzijn
dient in overleg met de Secretaris de nota aan te passen.
Vervolgens werd de aangepaste nota, waarin ook de organisatie van het project en de werkwijze worden
getoetst aan de aanbevelingen van de Commissie De Haan, behandeld in de B&W-vergadering van 6 juni 1995.
Het college ging akkoord met inachtneming van de aangebrachte wijzigingen, echter opnieuw agenderen in het
nieuwe college (12-06-1995). In deze tijd speelde namelijk de bestuurscrisis en werd er een nieuw college
gevormd.
Mede als gevolg van deze crisis verloopt de besluitvorming niet voorspoedig. Wel wordt in juni 1995 de
commissie Welzijn geïnformeerd over het voornemen van het college om de Raad een voorstel te doen om
f.900.000,-- extra beschikbaar te stellen voor de verbouw van de panden Raadhuisplein 23 en 25. Op verzoek
van de commissie wordt de mogelijkheid van huisvesting in de Infirmerie onderzocht. Deze lokatie viel af toen
bleek dat dit duurder was dan huisvesting aan het Raadhuisplein. De kwestie is totaal zes maal in de
collegevergaderingen besproken, totdat op 9 augustus 1995 een nieuwe nota van Welzijn verschijnt. Ook deze
nota wordt eerst aangehouden (vergadering van 29 augustus 1995) om te worden aangepast aan de meest
actuele informatie. De aangepaste nota van 31 augustus 1995 wordt behandeld in de college-vergadering van 5
september 1995. Het college besluit de eerdere besluiten van 6 7, 12, 20 (2x) en 27 juni 1995 in te trekken en
de Raad onder meer voor te stellen een extra krediet ad. f.900.000,- beschikbaar te stellen t.b.v. de aankoop en
verbouw van de panden Raadhuisplein 23 en 25. De Raad ging op 9 oktober 1995 akkoord met dit voorstel met
dien verstande dat de fracties van CDA, NLP en GPV/RPF/SGP tegen de beschikbaarstelling van het extra
krediet stemden. De nota van 23 mei 1995, waarin bovenomschreven specificatie was gegeven van het bedrag
van f.900.000,-- was bij de raadsstukken ter inzage gelegd.
In de vergadering van de Bouwprojectgroep van 6 november 1995 deelt de projectleider mee dat de Raad het
extra krediet beschikbaar heeft gesteld en dat de trein nu dus weer gaat rijden. Voorts zegt zij dat de
bouwprojectgroep is ingesteld en opereert volgens de richtlijnen van de Cie de Haan. Dit betekent o.a. dat alle
verslagen van de vergaderingen van de projectgroep naar de wethouder gaan en ter inzage liggen voor de leden
van de Cie Welzijn op de kamer van de projectleider. De stand van zaken is een vast agendapunt in het
reguliere overleg met de portefeuillehouder. Zij en/of de projectleider kan naar aanleiding van de verslagen
besluiten om iets aan het College voor te leggen. Voorts wordt in deze vergadering medegedeeld dat er voor
achterstallig onderhoud geen apart budget is. Een jaar geleden werd geschat dat hiervoor twee ton nodig is. De
projectleider zal dit ter sprake brengen in overleg met directeur Welzijn en Algemene Zaken.
Bij brief van 8 november 1995 verleent het hoofd van de sector Sacu aan architectenburo Kamps Jacobs
opdracht voor het verrichten van de volgende werkzaamheden:
14
