maken van een voorlopig ontwerp;
maken van een definitief ontwerp;
alle bouwvoorbereidingen alsmede het bijwonen van de gemeentelijke projectgroep bouw;
advisering tijdens de bouw;
directievoering tijdens de bouw.
Het honorarium werd -gelet op de gemaakte afspraken- vastgesteld op f.200.000,— en kan ten laste worden
gebracht van het verbouwbudget.
De aan deze opdracht ten grondslag liggende offerte van 3 maart 1995 is pas in februari 1997 ingekomen (op
verzoek van de huidige projectleider)!
In de vergadering van de bouwprojectgroep van 17 januari 19% wordt mondeling informatie verschaft over
het bouwbudget. All-in is er een budget van f.3.900.000,—. Hier gaat f. 750.000,— af voor de aankoop van de
panden. Resteert f.3.150.000,-. Dit bedrag is niet geïndexeerd. Voor de realisering van een kunstwerk moet
1% van de bouwsom gereserveerd worden. Voor achterstallig onderhoud is geen apart budget. Geschat wordt
dat hiervoor een bedrag van f. 165.000,- nodig is. De projectleider zal de kwestie van het achterstallig
onderhoud ter sprake brengen in overleg met de directeur Welzijn en Algemene Zaken.
Bij memo van 26 januari 1996 legt het hoofd van de afdeling Sacu in het kader van de Perspectiefnota een
claim neer bij de controller van de dienst Welzijn voor achterstallig onderhoud aan de panden Raadhuisplein
23 en 25. Daarbij wordt verwezen naar de als bijlage bijgevoegde inventarisatie van het achterstallig onderhoud
van eind 1994. Gelet op het feit dat het dan ruim een jaar later is wordt het bedrag aan achterstallig onderhoud
op f.200.000,— gesteld. De memo eindigt met een dringend advies aan de controller om een bedrag van
f. 200.000,— te claimen.
Naar aanleiding van deze claim bericht de controller van de dienst Welzijn (die overigens spreekt van een
claim van f. 175.000,—bij memo van 19 februari 19% aan het sectorhoofd van Sacu dat hij ter zake overleg
heeft gevoerd met de toenmalige directeur bedrijfsvoering a.i. Tijdens dit overleg kwam het volgende naar
voren: "Nu GML/Blauwe Stoep een pand gaan betrekken, is de vraag relevant in hoeverre de boekwaarde van
deze (voormalige) panden in overeenstemming zijn met de getaxeerde waarde. Aangezien deze twee oude
panden in de verkoop gaan, wil ik weten of de reële opbrengstwaarde in overeenstemming is met de
boekwaarde. Om hierop antwoord te krijgen zullen wij de voormalige panden moeten laten taxeren. Ik verzoek
je deze taxatie z.s.m. te laten plaatsvinden, opdat bepaald kan worden of er t.a.v. dit specifieke aspect nog een
risico te verwachten is Hiervan is in de dossiers geen vervolg te vinden. Uit mondelinge informatie van het
afdelingshoofd Vastgoed van Algemene Zaken, blijkt dat de panden door de makelaars van Stadsontwikkeling
destijds als volgt zijn getaxeerd: Raadhuisplein 21, 23 en 25: f.3.100.000,-, panden BS en GML: f.1.250.000,--
In de projectgroepvergadering van 9 februari 19% wordt melding gemaakt van het feit dat de projectleider
inzake het achterstallig onderhoud een claim heeft neergelegd bij de controller van de dienst Welzijn. Op dat
moment vindt gemeentebreed een inventarisatie plaats van claims achterstallig onderhoud. De besluitvorming
zal moeten worden afgewacht. Voorts wordt er tijdens deze vergadering aan de hand van een uitgereikte notitie
een financieel overzicht gegeven (niet in dossier aanwezig). Vermeld wordt dat op de kwestie van het
achterstallig onderhoud in verhouding tot het bouwplan de projectleider in de komende bouwvergadering terug
zal komen.
Ook tijdens de projectgroepvergadering van 18 april 19% wordt een financieel overzicht uitgereikt (niet bij het
verslag aangetroffen). In deze vergadering komt de kwestie van het achterstallig onderhoud niet ter sprake. Wel
wordt vermeld dat het bestek zal worden gemaakt, waarna de aanbestedingen zullen volgen.
Bij B&W-nota van 14 augustus 19% van Welzijn wordt medegedeeld dat de aanbestedingen van de
werkzaamheden voor de verbouw van de panden Raadhuisplein 23 en 25 heeft plaatsgevonden conform de
richtlijnen van de Cie de Haan en de algemene richtlijnen voor bouwprojecten. B&W wordt voorgesteld de
werkzaamheden aan de laagste inschrijvers te gunnen, t.w. Bouwbedrijf Friso, schildersbedrijf Langhout,
vloerbedrijf NVB Vermeulen en electrotechnisch installatiebedrijf Lodema, alle uit Leeuwarden en
werktuigbouwkundig installatiebedrijf Otte uit Sneek Het resultaat van de aanbestedingen past binnen het
beschikbare bouwkrediet.
Op 27 augustus 1996 besluiten Burgemeester en Wethouders conform dit voorstel, de commissie Welzijn
wordt, onder bijvoeging van een financieel overzicht en met verwijzing naar de afspraken (m.n.
budgetbewaking) op basis van de nota gemeentelijke projecten in haar vergadering van 5 september 1996 om
15
advies gevraagd. Voorts wordt door het college besloten in een volgende Raadsadviescommissie Welzijn een
voortgangsrapportage ter kennisneming aan te bieden.
De Cie Welzijn stemt in haar vergadering van 5 september 19% in met het voorstel; tijdens de vergadering
wordt door het CDA de vraag gesteld of dit alles is wat er moet gebeuren, zodat er geen verrassingen komen en
wie de post onvoorzien controleert.
Wethouder Van Ammers antwoordt dat zij er van uit gaat dat er binnen het bedrag wordt gebleven en dat de
projectleider over de post onvoorzien gaat, in overleg met de portefeuillehouder. De ter vergadering aanwezige
projectleider antwoordt dat alles is meegenomen; er zijn een aantal dingen geschrapt i.v.m. de beschikbare
middelen. De post onvoorzien is voor onvoorziene dingen en niet voor wensen.
Op 9 september 1996 worden de werkzaamheden schriftelijk gegund aan de hierbovenomschreven bedrijven.
Tijdens de vergadering van de bouwprojectgroep van 3 oktober 19% wordt vermeld dat de aanbesteding
inmiddels heeft plaatsgevonden en voorspoedig is verlopen. Er komt tijdens deze vergadering een stuk ter tafel
van de directeuren voor KV (niet bij het verslag aangetroffen). Hierover wordt het volgende vermeld: "Er is
overeenstemming over de noodzaak van de op de lijst vermelde voorzieningen. De projectleider wil echter niet
vooruitlopen op mogelijke ruimte in de post onvoorzien en doet hierover dus geen uitspraken. Op de post
onvoorzien in het bouwbudget is alleen een beroep te doen in het geval van onvoorziene werkzaamheden.
Indien over bepaalde voorzieningen i.v.m. de bouwkundige planning een uitspraak dient te worden gedaan,
krijgt dit prioriteit. De projectleider stelt met klem dat de gewenste (invaliden)lift door de instelling zelf
bekostigd dient te worden". Voorts wordt in het verslag vermeld dat twee jaar geleden het achterstallig
onderhoud getaxeerd is op f. 175.000,-. De archtecte komt nu dingen tegen die vervangen zouden moeten
worden. Werkzaamheden in het kader van het opheffen van achterstallig onderhoud staan los van het
beschikbaar gestelde bouwkrediet. Projectleider vraagt bij betreffende afdeling na hoe het staat met de diverse
claims op de reserveringen groot onderhoud".
Tijdens de vergadering van de bouwprojectgroep van 24 oktober 19% komt de kwestie van het achterstallig
onderhoud opnieuw ter sprake. Vermeld wordt dat de onderhandelingen thans nog niks hebben opgeleverd." In
het kader van de Perspectiefnota is een fors bedrag geclaimd voor het totale gemeentelijke achterstallige
onderhoud. Zodra de Raad de begroting 1997 heeft behandeld kan door de sector een claim worden gelegd op
de mogelijk beschikbare middelen. Hoeveel dit is en wat wij krijgen kan op dit moment nog niet worden
vastgesteld. Sacu houdt dit in de gaten en de projectleider meldt dit zodra iets bekend wordt".
Voorts wordt bij de bespreking van de stand van zaken van het werk vermeld dat de architecte het achterstallige
onderhoud buitenom opnieuw heeft geïnventariseerd: "Met name de goot aan pand 25 is slecht en zal
vervangen moeten worden. Een kostenopgave volgt nog. Hierover zal t.z.t. nader besluitvorming moeten
plaatsvinden afhankelijk van de budgetruimte. Vervanging 7,5 meter muurplaat. Komt niet op de lijst van
achterstallig onderhoud voor. Kosten worden geraamd op f.4.500,-- en zal ten laste gebracht kunnen worden
van de post onvoorzien van de aannemer".
Op 21 november 1996 komt het achterstallig onderhoud opnieuw in de projectgroep ter sprake.
"Gemeentebreed is er een budget van circa f. 500.000,- beschikbaar voor achterstallig onderhoud. De claim
Raadhuisplein is neergelegd bij dhr. Engbrenghof (gemandateerd onderhoud gebouwen). Cees Jan informeert
naar stand van zaken en licht deze in de volgende vergadering toe". Voorts wordt in deze vergadering nog
eens uitdrukkelijk gesteld dat meerwerk altijd de toestemming nodig heeft van de projectleider (Slotemaker is
vervanger).
Tijdens de vergadering van de projectgroep op 12 december 1996 wordt t.a.v. het achterstallig onderhoud het
volgende vermeld.
"Het College heeft besloten de 5 ton die er voor de dienst Welzijn beschikbaar is voor achterstallig onderhoud
geheel te bestemmen voor Onderwijs. De claim van de panden Raadhuisplein is dus niet gehonoreerd. De
budgetbeheerder zal overleg plegen met de directeur Welzijn en de portefeuillehouder. Hij wenst, als hiervoor
geen oplossing gevonden wordt, geen verantwoordelijkheid meer te dragen voor het beheersen van het
bouwkrediet, omdat overschrijdingen dan onvermijdelijk zijn." Voorts wordt in het verslag vermeld dat de
architecte een exact overzicht zal maken van het meer-/minderwerk tot nu toe.
Tijdens de vergadering van de projectgroep van 16 januari 1997, waarin wordt medegedeeld dat Annette
Veenstra de nieuwe projectleider is, wordt t.a.v. het achterstallig onderhoud het volgende vermeld:
"Door Annette Veenstra en Cees Jan Slotemaker is een memo geschreven over het achterstallig onderhoud. Dit
omdat besluitvorming in deze fase van de bouw noodzakelijk is en langer uitstel zal leiden tot verdere
achteruitgang van de onderhoudstoestand waardoor verhoging van posten het gevolg zal zijn. Annette heeft de
memo besproken met wethouder Van Ammers. De wethouder legt de kwestie voor aan het College in week 4".
16
