Sector/Dienst-Begroting 1998
Bestuur en Concernstaf
De gemeentelijke organisatie heeft te maken met een relatief groot aantal boventalligen
en wachtgelders. Voor betrokkenen heeft dit sociale en financiële gevolgen. Voor de
organisatie betekent dit met name met betrekking tot de tweede groep 'kosten zonder
productie'. Uit het oogpunt van mobiliteit wordt onderzocht op welke wijze aan dit
onderdeel van het personeelsbeleid adequaat invulling kan worden gegeven, met als
primair doel het minimaliseren van de (financiële-) gevolgen.
Binnen de context van de verdere ontwikkeling van de dienstverlening binnen de
sectoren enerzijds, alsmede in het kader van de invoering van het planning- en control-
instrumentarium (als onderdeel van LIS) wordt gewerkt aan de realisatie van een
samenhangend opleidingsprogramma. Dit project is in eerste instantie gericht op
sectorhoofden en middelenfunctionarissen, en zal (na evaluatie) in 1998 een vervolg
krijgen voor teamleden en uitvoerenden.
Het centraal akkoord dat met de werknemers afgesloten is over de ADV/Flex heeft
voor de nodige consequenties gezorgd met betrekking tot financiën en bedrijfsvoering.
Aan financiële middelen voor herbezetting is rond de 1,2 min. structureel op jaarbasis
nodig. Voor de bedrijfsvoering is de complexiteit sterk vergroot in verband met de
verdubbeling van het aantal te compenseren uren.
Een project dat onder de naam LIS-taskforce PRIS in 1997 is gestart, zal in 1998 een
vervolg krijgen om de personele-, organisatie- en salarisgegevens op een eenduidige
manier vast te leggen.
3.4 Informatisering automatisering
De strategische ontwikkeling rond de beleidskeuzes, de organisatievormen, wijzen van
dienstverlening en besturing zijn van directe invloed op de informatievoorziening en
inzet van informatietechnologie (automatisering).
Per productieproces zal de informatiebehoefte van het team- en sectormanagement
worden bepaald en wordt bezien hoe de uitvoering van taken en inzet van
automatisering kan worden geoptimaliseerd. Primair is dit een taak van het
lijnmanagement, ondersteund door recent benoemde of nog te benoemen
informatiebeheerders en O&I-adviseurs.
Voor wat betreft de management-informatievoorziening geldt dat de invoering van
uniforme systemen voor de middelenregistraties (PRIS - personeel, Eagle - financiën en
Applix - facilitaire zaken) in een ver gevorderd stadium zijn. In 1998 zal de
grootschalige vernieuwingsslag kunnen worden afgerond. Voor wat betreft het
permanente onderhoud van processen, applicaties en bestanden zal de recent opgezette
beheersorganisatie zorg gaan dragen.
9
Sector/Dienst-Begroting 998
Bestuur en Concernstaf
Voor wat betreft het documentbeheer is een meer product/zaak-gericht concept in
ontwikkeling. In 1998 zal in samenwerking met Algemene Zaken een drietal projecten
worden opgestart die het gebruik en beheer van documenten gaan verbeteren. Het gaat
hierbij om:
opschaling van het postregistratiesysteem tot beheerssysteem voor
documentafhandeling;
invoering van een proces- en documentbeheerssysteem voor de ondersteuning van
vergaderingen van (fase 1) het CO, de DR, B&W, raadsadviescommissies en de
Raad;
het naar nadere gezichtspunten kunnen categoriseren van documenten aan de bron,
c.q. bij de productie
In het kader van de optimalisatie van de operationele processen is gestart met de
gemeentebrede koppeling van operationele processystemen via zogenaamde
basisregistraties voor administratieve en geometrische gegevens. In 1998 zullen diverse
nieuwe gegevensgroepen en systemen worden aangesloten.
1 Hierbij dient gedacht te worden aan het direct aan de bron (bij de productie)
vastleggen van meerdere sleutels waarop het document betrekking heeft, o.a. het
product, de casus/zaak, de activiteit, de gerelateerde documenten, de organisatie-eenheid
en de betrokken medewerker.
10
