Sector/Dienst-Begroting 1998
Bestuur en Concernstaf
4.3.3 Informatisering automatisering
4.3.3.1 Nieuwe dienstverleningsvormen
Vanuit diverse diensten is de behoefte geuit om te komen tot een heroriëntatie omtrent
de wijze van dienstverlening aan met name de burger. E.e.a. uit zich onder andere in het
project 'Gemeentewinkel' waarbij vanuit meerdere organisatieonderdelen ideeën zijn
geopperd om te komen tot een integratie van een aantal publieksfuncties. E.e.a. zal een
systeem noodzakelijk maken met behulp waarvan vanuit een centraal punt (de balie)
diverse categorieën gegevens kunnen worden ontsloten. In 1998 zullen concrete
voorstellen terzake tegemoet mogen worden gezien.
Verder is in het kader van de landelijke ontwikkelingen rond het Overheidsloket 2000
een discussie gewenst omtrent de inzet van nieuwe elektronische media in vorm van
informatiezuilen, zowel binnen als buiten het Stadskantoor, waardoor de burger in staat
wordt gesteld, in principe 24 uur per dag bepaalde informatie op te vragen. In het
verlengde van dit laatste mag een aantal studies verwacht worden naar mogelijkheden
om via elektronische netwerken als internet informatie 'aan huis' aan te bieden.
4.3.3.2 Procesinrchting en administratieve organisatie
Zowel vanuit de optiek van planning en control, als uit hoofde van de operationele
processturing door het management en de administratieve organisatie is het ten behoeve
van de bestuurlijke en ambtelijke sturing noodzakelijk om per product ook de
hoofdactiviteiten te onderkennen. In 1998 zal een start worden gemaakt om dit
systematisch te inventariseren.
Impliciet is een start gemaakt met het maken van een heroriëntatie rond
procesinrichting inzake de dienstverlening. Dit manifesteert zich onder andere in het
project 'Gemeentewinkel' en in de wijkgerichte aanpak in het kader van het Grote
Steden Beleid. De gevolgen voor de informatieverwerking zullen in het eerste helft van
1998 in kaart worden gebracht.
4.3.3.3 Informatieverwerking en gegevenshuishouding
middelenfuncties
De gegevensbestanden binnen PRIS, EAGLE en facilitaire informatiesystemen (Applix
postregistratie) worden in 1998 verder afgestemd. De voor- en nadelen rond
concentratie van middelen-administraties, zullen voor de zomervakantie 1998 in kaart
worden gebracht, alsmede voorstellen tot verbetering van de administratieve
procesgang.
EURO en 2000
Naar verwacht wordt zal in de beleidsperiode 1998-2001de Euro worden ingevoerd en
wordt de gemeente geconfronteerd met de millennium-problematiek (overgang naar
2000). Het lijkt nog ver weg, maar uit verschillende publikaties blijkt dat deze aspecten
in de beleidsperiode de nodige aandacht zullen vragen.
documentenbehandeling
Uit het door ODRP uitgevoerde onderzoek is gebleken dat het gebruik van documenten
qua doelmatigheid nog sterk is te verbeteren, maar dat de gemeente technologisch
gezien en in relatie tot de productgerichte werkwijze een relatief goede uitgangspositie
heeft om de verbeteringen door te voeren. In 1998 zullen terzake een aantal projecten
starten.
20
Sector/Dienst-Begroting 1998
Bestuur en Concernstaf
basisgegevens
Nu een aantal processystemen adres- en persoonsgegevens uitwisselen via het basis-
registratie-systeem zal de aandacht zich in 1998 vooral richten op:
de koppeling van aanvullende processystemen (o.a. sociale zaken, postregistratie,
e.d.);
de opname/uitwisseling van gebouw-, en kadastrale gegevens;
de aansluiting via het verzend- en ontvangststation voor de uitwisseling van
persoonsgegevens vanuit andere gemeenten met processystemen binnen onze
gemeente.
Voor wat betreft de geometrische gegevens richt de aandacht zich vooral op het verder
integreren van de digitale basiskaarten binnen de diverse geometrische en cad-systemen.
De Beheerder Gegevensinfrastructuur heeft als taak deze projecten te coördineren en in
samenwerking met de diensten uit te voeren.
richtlijnen
Met het op sterkte komen van de O&I-discipline kan ook een begin worden gemaakt
met de intensivering van de procesbeschrijvingen en gegevensstructurering. Om e.e.a.
in samenhang te doen plaatsvinden zullen in 1998 een aantal richtlijnen worden
opgesteld en geïmplementeerd op het gebied van:
procesbeschrijving;
applicatie-inrichting en -beveiliging;
datastructurering;
bestandsbeheer en -beveiliging;
informatietechnologie.
4.3.3.4 Informatie-technologie
In 1998 zal de aandacht zich richten op:
de jaar 2000 problematiek;
de invoering van Windows 95 en Windows NT werkstations;
de doorvoer van de Microsoft kantoorautomatiseringsprogrammatuur, mede in
relatie tot het DIS-project;
de keuze voor en implementatie van nieuwe PC-serversoftware;
de capaciteitsvergroting van het netwerk
de beveiliging van het netwerk, serversystemen en inbelfaciliteiten;
de vormgeving van een Intranetserver voor het eenvoudig beheer en ontsluiting van
documenten.
Voor de technische advisering is recent een adviseur aangesteld binnen het Facilitair
Bedrijf. De projecten zullen in nauw overleg met de concernstaf, het O&I-platform en
de diensten worden gerealiseerd.
4.3.3.5 0& I-beheer
Formatief zal begin 1998 de invulling van de O&I- en IT-beheersformatie zijn
afgerond. De notitie hoofdlijnen van het Informatie- en IT-beleid zal worden
geactualiseerd en worden afgestemd op het integraal bedrijfsvoeringsbeleid. Datzelfde
geldt voor het projectplan Informatisering en IT.
In overleg met het Controllersoverleg zal de voortgang van de noodzakelijke
doelmatigheidsverbetering worden geëvalueerd. Mede op grond hiervan alsmede op
basis van de analyses van MaRap's, accountantsverklaringen, e.d. zal een begin worden
gemaakt met auditing of doorlichtingsprojecten.
21