begroting 1998
Dienst Algemene Zaken
Om zo'n professionele bedrijfsvoering te bereiken wordt een planning- en
beheersinstrumentarium onderhouden en verder ontwikkeld met als doel het
beheersen van de informatievoorziening op strategisch, tactisch en operationeel
niveau.
Als randvoorwaarden aan deze visie worden onderkend:
duidelijke afspraken zijn gemaakt met de medewerkers over de te verlenen
dienstverlening
een platte organisatiestructuur met zo weinig mogelijk staf
teamwerking; geen dirigisme, maar samenwerking op elk niveau
een managementteam bestaande uit de directeur, de controller en de
sectorhoofden
verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk
transparante besluitvorming
open informatievoorziening door overleg en adequate communicatie
resultaatgericht: doelstellingen, meten en bespreken
cultuurverandering: minder afwachtend; pro-actief in plaats van reactief,
samenwerking op basis van wederzijds respect en vertrouwen, openheid
formuleren van personele doelstellingen zoals functioneringsgesprekken,
opleiding en vorming, ziekteverzuimbegeleiding, mobiliteit,
loopbaanplanning en werkoverleg.
slechts bij zeer hoge uitzondering gebruik maken van externe bureaus en
adviseurs.
begroting 1998
Dienst Algemene Zaken
3. VERANDERINGEN EN ONTWIKKELINGEN
In 1998 zullen de sectoren volgens de nieuwe organisatiestructuur gaan
functioneren en zal een aantal knelpunten en ontwikkelingen nader zijn
onderzocht.
Sector Publiekszaken
In deze sector zijn de dienstonderdelen Burgerzaken, Belastingen,
Gegevensbeheer, Publieksvoorlichting en Centrale balie en telefoon onder één
leiding gebracht. Onderzocht wordt of een deel van de bibliotheek hier ook
ondergebracht moet worden.
Hiermee wordt tevens het project gemeentewinkel in werking gezet onder
verantwoordelijkheid van het sectorhoofd. Doelstelling van het project
gemeentewinkel is om via een gefaseerde aanpak te komen tot gedefinieerde
kwaliteitseisen en continuïteit van dienstverlening, maximale bezetting van de
balies, opheffing van decentrale balies en mogelijke clustering van informatie
van externe instellingen. De sector zal met andere dienstonderdelen of externen
contractafspraken maken voor de te leveren diensten en zodoende mede
vormgeven aan de front- en backofficegedachte. Gestreefd wordt naar invoering
van de gemeentewinkel begin 1998. Tevens zal de sector leverancier zijn van
basisgegevens op het gebied van subjecten en objecten.
Voor het optimaliseren van de dienstverlening zal in 1997 een opleidingstraject
worden gestart.
Sector Communicatie en Juridische en Veilgheidszaken.
De recente centralisatie van de juridische functies en de vorming van de
afdeling Juridische Veiligheids Zaken (JVZ) en de reeds bestaande centrale
afdeling communicatie, statistiek en onderzoek leidt tot samenvoeging van deze
twee dienstonderdelen (een optie is om het gemeentearchief hier onder te
brengen).
Deze afdelingen hebben weliswaar verschillende inhoudelijke taakvelden, maar
hebben zowel een interne dienstverlenende rol alsmede een externe rol. Voor
deze clustering is gekozen om de overheadkosten voor deze afdelingen te
beperken en zoveel mogelijk mensen in te zetten voor de verbetering van de
dienstverlening. De nieuw te creëren functie communicatiestrateeg wordt
ondergebracht bij deze sector.
Bundeling van signalen van de communicatie en juridische adviseurs en de
risicomanager leiden tot een synergie effect waarbij pro-actief de diensten of
directies kunnen worden geattendeerd op mogelijke risicoüs. Daarnaast is het
gewenst statistiek en onderzoek een sturende rol te laten vervullen in de
beantwoording van onderzoeksvragen die in de organisatie leven, met andere
woorden: wat 'zeggen' de geleverde cijfers, welke trends en prognoses zijn er te
onderscheiden en wat betekent de analyse daarvan voor het te ontwikkelen
gemeentelijk beleid.
