begroting 1998
Dienst Algemene Zaken
In 1998 zal de sector volgens de nieuwe organisatiestructuur gaan functioneren
en zal een aantal knelpunten en ontwikkelingen nader zijn onderzocht.
Dit betekent dat er inzicht zal zijn in o.a.:
- de gevolgen van de derde tranche van de Algemene wet bestuursrecht,
- de rol en het functioneren van de Commissie voor Bezwaar- en
Beroepschriften,
- de verdere implementatie van het risicomanagement
In 1998 zal verder worden gewerkt aan de ontwikkeling om communicatie als
management- en beleidsinstrument bewust, systematisch en samenhangend in te
zetten om zo optimaal bij te dragen aan de doelen die aan de organisatie zijn
gesteld. Een samenhangende/geïntegreerde aanpak is nodig om de effectiviteit
van de communicatie in beleidsprocessen te vergroten.
Nodig is bijvoorbeeld dat communicatie al in het eerste stadium van
beleidsvoorbereiding als managementinstrument wordt onderkend en ingezet,
net als alle andere managementinstrumenten. Communicatie is dan impliciet
onderdeel van het ambtelijk en bestuurlijk handelen, oftewel elke
ambtenaar/bestuurder beseft al bij de eerste ontwikkeling van ambtelijke
produkten dat er op zeker moment gecommuniceerd zal worden en heeft er dus
vanaf het begin rekening mee gehouden wat, aan wie, wanneer, hoe en met
welke bedoeling gecommuniceerd wordt.
Om de legitimiteit van de overheid te vergroten is het zaak draagvlak te creëren
en te verbreden en voortdurend de dialoog aan te gaan met groepen uit de
samenleving. Dit betekent voor het taakveld communicatie meer nadruk op
interpersoonlijke communicatie. De voorlichter is communicatie-adviseur, die
bestuurders en ambtenaren adviseert over de integratie van communicatie in
beleidsprocessen, die het management kan voeren van ingewikkelde
communicatieprojecten en die het sturingsinstrument communicatie naast de
andere managementinstrumenten weet in te zetten. Communicatie instrumenten
zoals brochures, lokale tv en radio, audiovisuele presentaties worden aangevuld
met op zorgvuldig uitgekozen doelgroepen gerichte groepsgesprekken,
stadspanels en strategische inzet van interactieve nieuwe media.
Het zijn dergelijke ontwikkelingen die creatief en strategisch communicatief
denken noodzakelijk maken voor bestuurders en ambtenaren die de dialoog met
de samenleving goed toegerust willen aangaan, in het belang van bestuurder en
bestuurden.
Sector Facilitair Bedrijf
Het verbeteringstraject Leeuwarden in Stelling betekent voor het Facilitair
Bedrijf in 1998 een nieuwe organisatiestructuur, waarbij ten opzichte van 1997
een aantal afdelingen elders in de organisatie is ondergebracht. Daarbij is het
team Vastgoed bij de sector gevoegd.
begroting 1998
Dienst Algemene Zaken
Met ingang van 1998 zal het Facilitair Bedrijf een gedifferentieerd
produktaanbod gaan voeren. Hiertoe wordt in 1997 een produktengids
uitgegeven met daarin opgenomen een prijslijst voor alle diensten en
produkten. Deze ontwikkeling is een uitvloeisel van het beleid dat in de
"Contouren voor het Bedrijfsplan 1996-2000" is vastgelegd.
Het begrip kwaliteit staat bij de dienst Algemene Zaken hoog in het vaandel.
Het leveren van kwaliteit zal centraal moeten staan in het denken en doen van
zowel het management als de medewerkers. Er zal een structurele invulling
gegeven moeten worden aan kwaliteitsbeleid en kwaliteitsmanagement.
Om tot kwaliteitsverbetering te komen wil het Facilitair Bedrijf overgaan tot
geleidelijke invoering van een kwaliteitssysteem in de vorm van
servicemanagement, waarmee systematische bewaking en sturing van de
kwaliteit van de dienstverlening mogelijk wordt.
Eind 1997 zal een bedrijfseconomische doorlichting van het Facilitair Bedrijf
door de dienst Bedrijfsvoering plaatsvinden.
Sector Middelen
De sector middelen zal worden herschikt en zal voor de ondersteuning en
advisering van de sectoren worden voorzien van een dienstondersteunende
eenheid onder leiding van de controller. In deze eenheid is specifieke kennis op
hoog niveau aanwezig. Men heeft het overzicht op de knelpunten op de
werkvloer. Hiervoor dienen in samenwerking met de werkvloer oplossingen
gezocht te worden. Dit betekent
- Begeleiding van de gehele jaarcyclus van perspectief, begroting, marap en
jaarrekening
- Begeleiden en adviseren in vraagstukken, problemen, beleidsvragen,
informatie, inrichting automatisering
- Beheersen werkmethoden door uitvaardigen richtlijnen en deze vertalen naar
de praktijk
- Bewaken van deze richtlijnen
- Signaleren van behoefte aan ondersteuning en/of informatie en hier
inspringen
- Kwaliteit van de medewerkers op hun werkgebied omhoog brengen
Beheren van handleidingen en verstrekte procedures
- Beschrijven administratieve organisatie
Functiebeschrijvingen maken
- Competentietabellen opstellen
- Toezicht op autorisaties in EAGLE
- Ontwikkelen informatievoorziening (o.a. management-informatie)
Beheren van de financiële programmatuur, het toezien op correct gebruik
hiervan, zonodig regelen van opleiding en training (nieuwe) gebruikers. -
Coördineren van onderhoudswensen enz.
Mobiliteitscentrum
In 1998 zal de afdeling Personeels Service en Informatie zijn opgesplitst en zal
het taakveld Intern Arbeidsbureau worden omgevormd tot een mobiliteits
centrum.
