begroting 1998
Dienst Algemene Zaken
4.3 Uitgangspunten van bedrijfsvoering
Financiën
De herinrichting van het financieel informatiesysteem zal bijdragen aan een betere
ontsluiting van de gegevens voor de managementrapportages, begrotingen en
jaarrekeningen. De sectormanagers zullen als budgetverantwoordelijken actuele
informatie kunnen opvragen en rapporteren ten aanzien van de aan hun
gemandateerde budgetten en tijdschrijfgegevens. Een verdere ontwikkeling van de
planning en controlcyclus en ondersteuning door de dienstondersteunende eenheid
zullen de sectorhoofden in staat stellen tot een deugdelijke analyse en rapportage.
D e beschrijving van de administratieve organisatie zal in 1998 gestalte krijgen.
Een onderzoek naar de mogelijke centralisatie van de middelenadministraties zal in
1998 zijn beslag kunnen krijgen.
Personeel en Organisatie
Het managementteam van de dienst zal bestaan uit de directeur, de controller, het
sectorhoofd publiekszaken, het sectorhoofd communicatie, juridische en
veiligheidszaken, het sectorhoofd facilitair bedrijf en de commandant brandweer.
Bij de herstructurering van de dienst is gekozen voor een zo klein mogelijk aantal
teamleiders binnen de verschillende sectoren. Als het niet echt nodig is, komt er
geen teamleider en geeft het sectorhoofd zelf leiding aan zijn sector. Belangrijke
afweging daarbij is de span of control, die een leidinggevende maximaal aankan
(20 medewerkers). Tevens zullen de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de
organisatie worden neergelegd en de communicatie tussen top en werkvloer zo
direct mogelijk plaatsvinden en niet via allerlei tussenschakels. Dit betekent dat de
directie en de sectorhoofden veel tijd en energie zullen moeten steken in de
contacten met hun medewerkers, zodat de doelstelling direct gecommuniceerd kan
worden en herkenbaar wordt voor elke individuele medewerker.
Een voorwaarde in een organisatie met een minimaal aantal leidinggevenden is, dat
er geen dubbel werk wordt gedaan en dat er adequaat en doelgericht vergaderd
wordt. Een goede administratieve organisatie, duidelijke functiescheiding en
heldere taakafbakening zijn dan belangrijke randvoorwaarden. Iedereen moet weten
wat zijn taken, rechten, plichten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Dit
dient regelmatig opnieuw afgestemd te worden, onder andere door middel van
functioneringsgesprekken en voortgangsgesprekken.
Organisatie en Informatie
Eind 1997 verwacht de dienst Algemene Zaken een eigen O&I adviseur te hebben.
De rol van de dienst als leverancier van gegevens kan daardoor structureel,
planmatig en beleidsmatig verder worden ontwikkeld.
Dienst-begroting 1998 Dienst Algemene Zaken
4.4 Overzicht van productieve uren
Sector
improd.
productieve uren
totaal
tarief/
kengetal
indirect
direct
uren
tarieven
prod.
Belastingen
7.452
3.987
23.436
34.875
100
67
Burgerzaken
8.924
7.785
25.057
41.766
142
60
Communicatie
3.504
1.112
11.781
16.397
113
72
Directie
2.112
644
7.128
9.884
112
72
Facilitair Bedrijf
Informatie beheer
7.976
5.204
24.182
37.362
105
65
Fysiek beheer
10.600
6.258
36.944
53.802
86
69
Technisch beheer
7.568
5.013
22.837
35.418
123
64
Sectormanagement
1.500
815
4.705
7.020
122
67
Beiaardier
64
236
300
123
0
Financiën
3.496
1.241
11.624
16.361
92
71
Vastgoed
4.800
2.151
15.525
22.476
104
69
Gemeentearchief
3.732
3.027
10.707
17.466
119
61
Juridische- en Veiligh.Zkn
4.312
3.594
12.274
20.180
133
61
Personeel en Organisatie
1.800
954
5.670
8.424
103
67
Personeelsservice en -info
2.336
1.914
6.683
10.933
127
61
Totaal
70.176
43.935
218.553
332.664
66
uren sectoroverhead zijn als indirekt produktieve uren opgenomen
4.5 Overzicht formatie -
functieschalen
(uren per week)
schaal
schaal
schaal
schaal
totaal uren
totaal
Sector
3 t/m 6
7 t/m 9
10 t/m 12
13 t/m 16
sector
FTE
Vast personeel
Directie en Staf
46,08
0,00
72,00
72,00
190,08
5,28
Belastingen
30,24
568,44
72,00
670,68
18,63
Burgerzaken
252,00
443,16
108,00
803,16
22,31
Communicatie
65,88
118,80
130,68
315,36
8,76
Facilitair Bedrijf
1.158,12
978,48
108,00
36,00
2.280,60
63,35
Financiën
134,64
72,00
108,00
314,64
8,74
Vastgoed
252,00
108,00
72,00
432,00
12,00
Gemeentearchief
96,84
143,28
59,76
36,00
335,88
9,33
Jur. en Veiligh.Zaken
153,00
108,00
91,08
36,00
388,08
10,78
Klokkenspel
5,76
5,76
0,16
Personeel en Organisatie
36,00
126,00
162,00
4,50
Personeelsservice en -info
36,00
142,20
32,04
210,24
5,84
Totaal uren vast pers.
2.230,56
2.718,36
979,56
180,00
6.108,48
169,68
Tijdelijk personeel
Facilitair Bedrijf
290,00
290,00
8,06
Totaal uren tijdelijk pers.
290,00
0,00
0,00
0,00
290,00
8,06
Totaal FTE
70,02
75,51
27,21
5,00
177,74
OPM: 1 FTE 36,00 uur/week
