VOORSTEL NIEUW BELEID 1113
Onderbouwing:
De gemeenteraad heeft in haar vergadering van 16 juni 1997 een motie met algemene stemmen aangenomen
waarbij het College van Burgemeester en Wethouders werd opgedragen:
de opzet voor een gemeentelijke informatiewinkel in de stadshal nader uit te werken
deze nadere uitwerking in januari 1998 aan de Raadsadviescommissie Bestuur en Middelen ter bespreking voor
te leggen.
Deze opdracht is uitgewerkt in de notitie 'Werken aan de Gemeentewinkel'. Hienn is fasegewijs aangegeven hoe
een gemeentewinkel gerealiseerd kan worden. De contouren van de gemeentewinkel in de tweede en derde fase
zijn slechts geschetst. De eerste fase is in het rapport verder uitgewerkt. Voorgesteld wordt om deze fase eerst te
realiseren en te evalueren. De uitkomsten van de uitgebreide evaluatie onder verschillende doelgroepen (burgers,
instellingen, politiek, ambtenaren) kunnen dan de basis zijn voor eventuele verdere stappen.
Voorstel
Door middel van een gefaseerde aanpak wordt voorgesteld, op termijn, een zelfstandige werkeenheid te realiseren
onder de naam 'Gemeentewinkel'. Iedere fase dient een zelfstandig onderdeel te zijn, zodat na iedere stap een
nieuw besluit nodig is om een volgende fase te kunnen realiseren.
In de Gemeentewinkel kan de burger terecht met al zijn vragen en knjgt direct de eerste informatie De producten
die direct leverbaar zijn worden er aangeboden en voor de andere producten zijn formulieren, procedures e.d.
beschikbaar. Op deze wijze wordt de burger of direct geholpen of weet wat hij moet doen en hoe één en ander
verder verloopt, waarbij steeds het gemak van de burger voorop staat.
Om dit te realiseren worden, in de eerste fase van de Gemeentewinkel, de volgende stappen voorgesteld:
1. Alle balies op de begane grond.
2. De balie van het voorlichtingscentrum komt in de stadshal. waardoor beter gestalte kan worden gegeven aan
deze, voor de burger, belangnjke functie. Hierin komt ook de algemene informatiebalie van Stadsontwikkeling
en Stadsbeheer.
3. De centrale balie krijgt de beschikking over:
- een informatiesysteem voor een goede voorlichting aan de burger (en
ondersteuning van alle baliemedewerkers)
- de algemene informatietaak van sociale zaken
- de intake-functie voor vergunningen
4. Het informatiesysteem wordt gevuld met gegevens (door de backoffice), zodat snel de juiste gegevens
beschikbaar zijn voor het beantwoorden van de vraag van de burger. Bovendien dient dit als aanloop voor een
website op Internet en een mogelijk kwaliteitshandvest. Iets wat in de volgende fase aan de orde komt.
5. Dit alles kan binnen de huidige formatie, zij het dat er in de startfase sprake is van frictie, die door de backoffice
moet worden opgevangen.
6. Er moet echter wel verbouwd worden. Een schets en een raming van de kosten zijn in dit plan opgenomen.
Naast een idee hoe de bovenstaande zaken in de hal kunnen worden ondergebracht wordt hierin ook
voorgesteld de wachtruimte te verbeteren, een aantal zitbalies en een spreekkamer te realiseren. Er is verder
aandacht voor de toegankelijkheid en het tochtprobleem. Deze schets en kostenraming moeten nader
worden uitgewerkt, in overleg met de architecte Jeanne Dekkers, zodat voor de zomervakantie van 1998
definitieve besluitvorming kan plaats vinden op dit punt.
7. Uitbreiding van de huidige dienstverlening met een servicebalie. Hier worden de oudere en gehandicapte burger
geholpen met hun vragen. Meldingen kunnen worden geregistreerd en met name allochtone burgers kunnen er
geholpen worden met bijvoorbeeld het invullen van formulieren. Verder zullen speciale acties hier een plaats
krijgen, zodat de andere balies daar niet mee belast worden. Dit kan echter niet met de huidige bezetting en
vraagt structureel extra budget.
8. De medewerkers worden vanuit de verschillende teams in de Gemeentewinkel geplaatst, waar aansturing
geschiedt door een coördinator Zij blijven in functionele en hiërarchische zin verbonden aan de eigen sector
Deze is ook inhoudelijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van het geleverde product.
9. Er komt een opleidingstraject voor front- en backoffice medewerkers, maar ook voor de direct leidinggevenden
Dit, zodat allen op eenzelfde manier werken aan de outputgenchte werkwijze van de gemeente, waarbij de
vraag van de burger centraal staat.
Het totale investeringsbedrag bedraagt 766 500,-.
De uit deze investering voortvloeiende lasten worden geraamd op een bedrag van
207.955,- gespecificeerd als volgt:
afschrijving 20% van 200.000,- 40.000.--
afschrijving 10% van 566.500.- 56 650.-
rente 7% van 766 500,- 53 655,--
onderhoudslasten f 57 650.-
Totaal 207 955.-
De structurele lasten zijn 363 955.- f 156.000 voor personeelslasten en 207 955 voor lasten voortvloeiend
uit investeringen) en de incidentele lasten 200 000.-
Voor een verdere specificatie wordt verwezen naar bovenstaand staatje en de notitie
16 Perspectiefnota 1999-2002
Dienst: Algemene Zaken
Beleidsproduct:
Gemeentearchief
Productcode:
541.02
Te realiseren bestuurlijk doel:
Veranderplan Gemeentearchief
Meetbare prestaties
Streefnormen
1998
1999
2000
2001
2002
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
effect in
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
1998
1999
2000
2001
2002
Gemeentearchief
276
-276
Onderbouwing:
Het veranderplan van het Gemeentearchief loopt over een periode van vijf j
die dit met zich meebrengt is middels collegebesluit van 30 september 1997
(1997 en 1998) dekking aangegeven. Na deze twee jaren moet een evaluatie
Vooruitlopend op deze evalutie is voor de komende drie jaren 1999 t'm 20
veranderplan. een jaarlijks bedrag nodig van
276.000
aren. Voor de extTa kosten
voor de eerste twee jaren
plaatsvinden.
31), conform het
