Blad 2
Archiefverordening
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeel
ten. De regeling betreffende de zorg die het college van
burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen én het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de ar
chiefbewaarplaats
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen
van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden,
maar ook op moderne, digitale informatie.
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft, om het de
gemeenten gemakkelijk te maken, een modelverordening opge
steld. In hoofdlijnen is deze verordening ook richtingge
vend geweest voor de thans voorliggende Archiefverordening
De gemeentelijke verordening wijkt af van de modelverorde
ning waar deze handelt over de archiefbewaarplaats.
Positionering gemeentearchief:
Voor de archiefbewaarplaats Leeuwarden is een afzonderlijke
hier tevens bijgevoegde verordening opgesteld.
Dit is om twee redenen gedaan:
1. Om de bijzondere status van het gemeentearchief in
verband met de wettelijke taak (art. 32 Archiefwet),
te benadrukken.
2Omdat met betrekking tot de positionering van het
gemeentearchief nog geen afgeronde plannen bestaan.
Zoals u weet, heeft de gemeenteraad aan het college van
burgemeester en wethouders een advies gevraagd over de po
sitionering van het gemeente-archief in de lokale situatie.
Ambtelijk wordt hierover thans een advies voorbereid. In
dit advies zal een koers worden aangegeven en een onderzoek
worden voorgesteld die nadere duidelijkheid moet verschaf
fen over de bestuurlijke- en organisatorische inrichting en
de financiële-, ruimtelijke- en personele consequenties van
samenwerking met een of meerdere partnersDe volgende stap
zal zijn het feitelijke samenwerkingstrajeet
Gelet op bovenstaand kan thans slechts indicatief een tijd
pad worden aangegeven. Geschat wordt dat een en ander mini
maal twee jaar zal duren.
Sinds het ontslag van de voormalige gemeentearchivaris, is
de gemeentesecretaris formeel verantwoordelijk voor het be
heer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Wij stellen u voor om gedurende het positionerings- en sa
menwerkingstraj eet mevrouw J.B. Cerini te benoemen als ge
meentearchivaris ad interim. Zij zal belast worden met het
feitelijk beheer van het gemeentearchief.
Blad 3
Verordening op de archiefbewaarplaats:
Bij raadsbesluit van 22 februari 1973, is de vigerende
"Verordening op de archiefbewaarplaats Leeuwarden" vastge
steld. De Archiefwet 1995 en de op grond daarvan nu vast te
stellen Archiefverordening 1998 en het Besluit Informatie
beheer maken eveneens het vernieuwen van de Verordening op
de archiefbewaarplaats noodzakelijk.
Belangrijk verschil in relatie tot de oude verordening is,
dat in het kader van de modernisering van de regelgeving,
de instructie voor de gemeentearchivaris, welke was opgeno
men in de uitvoeringsvoorschriften van de oude verordening,
is vervallen. De daarin genoemde taken van de gemeentear
chivaris zijn zoveel mogelijk in deze verordening geformu
leerd als taken van het gemeentearchief
De Archiefwet 1995 draagt rechtstreeks aan de gemeentear
chivaris c.q. de gemeentesecretaris, het toezicht op het
beheer van nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaar
plaats overgebrachte bescheiden op.
De Archiefwet 1995 schrijft voor dat de gemeenteraad een
regeling treft voor dit toezicht.
De Archiefverordening 1998 bevat de door de gemeenteraad op
grond van de Archiefwet 1995 vastgestelde regelingen en
derhalve ook de regeling van dit toezicht.
Naast de archieven heeft het gemeentearchief ook de Stede
lijke bibliotheek en een uitgebreide collectie beeldmateri
aal (Topografisch historische atlas) in bezit.
Ook deze onderdelen dienen op een correcte wijze toeganke
lijk gemaakt en bewaard te worden.
Met de in de artikelen 4 en 8 bedoelde verzamelingen worden
de Stedelijke bibliotheek en Topografisch historische atlas
bedoeld
Bij de beide verordeningen zijn memories van toelichting
gevoegd, waarin nader wordt ingegaan op de inhoud van een
aantal artikelen. Kortheidshalve wordt voor specifieke in
formatie daarnaar verwezen.
Besluit Informatiebeheer:
Het "Besluit Informtiebeheer" is door het college van
burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 26 mei
vastgesteld
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van
de Archiefverordening 1998. Met dit besluit wordt beoogd de
ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van de in
formatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat
brengen en bewaren van informatie, te regelen. Het besluit
is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als
op analoog vastgelegde informatie.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid
voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake
het beheer van informatie. Het Besluit Informatiebeheer
wijkt af van het VNG-model in de zin dat waar in het VNG-
