begroting 1999
Dienst Algemene Zaken
4.3 Uitgangspunten van bedrijfsvoering
Financiën
De herinrichting van het financieel informatiesysteem zal bijdragen aan een betere
ontsluiting van de gegevens voor de managementrapportages, begroting en
jaarrekening. De sectormanagers zullen als budgetverantwoordelijken actuele
informatie kunnen opvragen en beter kunnen rapporteren ten aanzien van de aan
hun gemandateerde budgetten en tijdschrijfgegevens. Een verdere ontwikkeling van
de planning en controlcyclus en ondersteuning door de afdeling Planning en
Control zullen de sectorhoofden in staat stellen tot een deugdelijke analyse en
rapportage.
De beschrijving van de administratieve organisatie is onder meer afhankelijk van
de invulling van de geclaimde formatie AO/IC.
Een onderzoek naar de mogelijke centralisatie van de middelenadministraties is in
1998 in gang gezet.
Personeel en Organisatie
Het managementteam van de dienst zal bestaan uit de directeur, de controller, de
sectorhoofden, de hoofden Gemeentearchief, Personeelsservice en Informatie en
Personeel Organisatie en de Commandant van de Brandweer.
Bij de herstructurering van de dienst is gekozen voor een zo klein mogelijk aantal
teamleiders binnen de verschillende sectoren. Als het niet echt nodig is, komt er
geen teamleider en geeft het sectorhoofd zelf leiding aan zijn sector. Belangrijke
afweging daarbij is de span of control, die een leidinggevende maximaal aankan
(20 medewerkers). Tevens zullen de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de
organisatie worden neergelegd en de communicatie tussen top en werkvloer zo
direct mogelijk plaatsvinden en niet via allerlei tussenschakels. Dit betekent dat de
directie en de sectorhoofden veel tijd en energie zullen moeten steken in de
contacten met hun medewerkers, zodat de doelstellingen direct gecommuniceerd
kunnen worden en herkenbaar worden voor elke individuele medewerker.
Een voorwaarde in een organisatie met een minimaal aantal leidinggevenden is, dat
er geen dubbel werk wordt gedaan en dat er adequaat en doelgericht vergaderd
wordt. Een goede administratieve organisatie, duidelijke functiescheiding en
heldere taakafbakening zijn dan belangrijke randvoorwaarden. Iedereen moet weten
wat zijn taken, rechten, plichten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Dit
dient regelmatig opnieuw afgestemd te worden, onder andere door middel van
functionerings- en voortgangsgesprekken.
Organisatie en Informatie
De rol van de dienst als leverancier van gegevens (lees: informatie) zal structureel,
planmatig en beleidsmatig verder worden ontwikkeld nu de dienst beschikt over
een eigen O&I adviseur.
Begroting 1999
Dienst A lgemene Zaken
4.4 Overzicht van productieve uren
Sector
improd.
productieve uren
totaal
tarief/
kengetal
indirect
direct
uren
tarieven
prod.
Directie en middelen
4.968
2.120
16.162
23.250
107
70
Facilitair Bedrijf
30.624
14.313
98.419
143.356
99
69
Comm Jur en Veiligh Zaken
8.172
3.242
26.831
38.245
120
70
Publiekszaken
18.104
6.222
60.402
84.728
108
71
Gemeentearchief
4.488
1.369
15.147
21.004
104
72
Personeelsservice en -info
2.292
993
7.442
10.727
118
69
Adm, Beheer en Consolidatie
5.896
2.423
19.274
27.593
114
70
Totaal
74.544
30.682
243.677
348.903
106
70
4.5 Overzicht formatie -
functieschalen
(uren per week)
schaal
schaal
schaal
schaal
totaal uren
totaal
Sector
3 t/m 6
7 t/m 9
10 t/m 12
13 t/m 16
sector
FTE
Vast personeel
Directie en middelen
69
72
234
72
447
12,42
Facilitair Bedrijf
1195
1034
186
36
2451
68,07
Comm Jur en Veiligh Zaken
219
278
203
36
735
20,43
Publiekszaken
495
954
144
36
1629
45,26
Gemeentearchief
129
143
96
36
404
11,22
Personeelsservice en -info
36
140
30
0
206
5,73
Adm. Beheer en Consolidatie
135
108
252
36
531
14,74
Totaal uren vast pers.
2278
2729
1144
252
6403
177,87
Tijdelijk personeel
Facilitair Bedrijf
308
308
8,56
Totaal uren tijd pers.
308
0
0
0
308
8,56
Totaal FTE
71,84
75,80
31,79
7,00
186,43
OPM: 1 FTE 36,00 uur/week