begroting 1999 Dienst Algemene Zaken 4.3 Uitgangspunten van bedrijfsvoering Financiën De herinrichting van het financieel informatiesysteem zal bijdragen aan een betere ontsluiting van de gegevens voor de managementrapportages, begroting en jaarrekening. De sectormanagers zullen als budgetverantwoordelijken actuele informatie kunnen opvragen en beter kunnen rapporteren ten aanzien van de aan hun gemandateerde budgetten en tijdschrijfgegevens. Een verdere ontwikkeling van de planning en controlcyclus en ondersteuning door de afdeling Planning en Control zullen de sectorhoofden in staat stellen tot een deugdelijke analyse en rapportage. De beschrijving van de administratieve organisatie is onder meer afhankelijk van de invulling van de geclaimde formatie AO/IC. Een onderzoek naar de mogelijke centralisatie van de middelenadministraties is in 1998 in gang gezet. Personeel en Organisatie Het managementteam van de dienst zal bestaan uit de directeur, de controller, de sectorhoofden, de hoofden Gemeentearchief, Personeelsservice en Informatie en Personeel Organisatie en de Commandant van de Brandweer. Bij de herstructurering van de dienst is gekozen voor een zo klein mogelijk aantal teamleiders binnen de verschillende sectoren. Als het niet echt nodig is, komt er geen teamleider en geeft het sectorhoofd zelf leiding aan zijn sector. Belangrijke afweging daarbij is de span of control, die een leidinggevende maximaal aankan (20 medewerkers). Tevens zullen de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd en de communicatie tussen top en werkvloer zo direct mogelijk plaatsvinden en niet via allerlei tussenschakels. Dit betekent dat de directie en de sectorhoofden veel tijd en energie zullen moeten steken in de contacten met hun medewerkers, zodat de doelstellingen direct gecommuniceerd kunnen worden en herkenbaar worden voor elke individuele medewerker. Een voorwaarde in een organisatie met een minimaal aantal leidinggevenden is, dat er geen dubbel werk wordt gedaan en dat er adequaat en doelgericht vergaderd wordt. Een goede administratieve organisatie, duidelijke functiescheiding en heldere taakafbakening zijn dan belangrijke randvoorwaarden. Iedereen moet weten wat zijn taken, rechten, plichten, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Dit dient regelmatig opnieuw afgestemd te worden, onder andere door middel van functionerings- en voortgangsgesprekken. Organisatie en Informatie De rol van de dienst als leverancier van gegevens (lees: informatie) zal structureel, planmatig en beleidsmatig verder worden ontwikkeld nu de dienst beschikt over een eigen O&I adviseur. Begroting 1999 Dienst A lgemene Zaken 4.4 Overzicht van productieve uren Sector improd. productieve uren totaal tarief/ kengetal indirect direct uren tarieven prod. Directie en middelen 4.968 2.120 16.162 23.250 107 70 Facilitair Bedrijf 30.624 14.313 98.419 143.356 99 69 Comm Jur en Veiligh Zaken 8.172 3.242 26.831 38.245 120 70 Publiekszaken 18.104 6.222 60.402 84.728 108 71 Gemeentearchief 4.488 1.369 15.147 21.004 104 72 Personeelsservice en -info 2.292 993 7.442 10.727 118 69 Adm, Beheer en Consolidatie 5.896 2.423 19.274 27.593 114 70 Totaal 74.544 30.682 243.677 348.903 106 70 4.5 Overzicht formatie - functieschalen (uren per week) schaal schaal schaal schaal totaal uren totaal Sector 3 t/m 6 7 t/m 9 10 t/m 12 13 t/m 16 sector FTE Vast personeel Directie en middelen 69 72 234 72 447 12,42 Facilitair Bedrijf 1195 1034 186 36 2451 68,07 Comm Jur en Veiligh Zaken 219 278 203 36 735 20,43 Publiekszaken 495 954 144 36 1629 45,26 Gemeentearchief 129 143 96 36 404 11,22 Personeelsservice en -info 36 140 30 0 206 5,73 Adm. Beheer en Consolidatie 135 108 252 36 531 14,74 Totaal uren vast pers. 2278 2729 1144 252 6403 177,87 Tijdelijk personeel Facilitair Bedrijf 308 308 8,56 Totaal uren tijd pers. 308 0 0 0 308 8,56 Totaal FTE 71,84 75,80 31,79 7,00 186,43 OPM: 1 FTE 36,00 uur/week

Historisch Centrum Leeuwarden

Raadsverslagen van de gemeente Leeuwarden, 1865-2007 (Bijlagen) | 1998 | | pagina 273