S 7 VOORSTEL NIEUW BELEID Dienst: Algemene Zaken
Beleidsproduct:
Gemeentearchief
Productcode:
541.02
Te realiseren bestuurlijk doel:
1. Het via informatietechnologie ontsluiten, beheren en beschikbaarstellen van de
cultuurhistorische bronnen.
2. Het kwantitatief en kwalitatief bereik van het bronnenmateriaal vergroten.
3. Gedurende 1,5 jaar op experimentele basis een breed publiek de mogelijkheid bieden om
via een website op internet aan historische informatie over Leeuwarden te kunnen komen.
effecten:
1. De cultuurhitorische bronnen worden intensiever gebruikt. De historische kennis over
Leeuwarden bij mensen met en zonder een duidelijke vraag is toegenomen.
2. Een efficiëntere en servicegerichtere dienstverlening.
3. Beter beheer van de historische bronnen.
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
1Een geautomatiseerd
archiefbeheersysteem is
geïmplementeerd in het
Gemeentearchief. Dit systeem is in
2000 operationeel;
2. In de periode 1999 tot medio 2000
heeft het GA een website op internet.
3. Structurele voortzetting van een
website op internet na medio 2000.
4. Een geautomatiseerd systeem voor
de bibliotheek en de bibliografie is
geïmplementeerd.
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
effect in
1999
2000
2001
2002
2003
1. Archeion.
1.1. Aanschaf en technische installatie
van een archiefbeheersysteem
Archeion.
1. 2. Invoering van de basisgegevens
eerste halfjaar 1999.
1.3. Invoer van de basisgegevens
tweede halfjaar 1999.
1. 4. Ontrekking fonds
-5
-65
-65
(80)
-53
65
65
(80)
2. Bibliotheek.
2.1Aanschaf en technische installatie
van een geautomatiseerd systeem
voor de bibliotheek en de
bibliografie.
-5
5
2.2. Invoering van de kaarten-
bestanden.
-25
25
2.3. Hardware en helpdesk.
-9
42
3. Internet.
3.1. Incidentele kosten internet-
experiment i.h.k.v. 'Simmer 2000'
tweede halfjaar '99 en eerste helft
2000.
-13
13
3.3. Structurele kosten internet website
inclusief uitbreiding extra
dienstverlening.
-23
-22
Onderbouwing:
ad.1.1en ad. 12. kunnen worden gedekt uit de in het Fonds Achterstallig onderhoud
gereserveerde middelen voor dit doel (stand fonds per 01.01.1999 circa 80.000,-). Vanuit
bedrijfsvoeringsoverwegingen is besloten Archeion aan te schaffen en alvast een start te
maken met de inventarisatie van de in te voeren gegevens.
ad 3.1vanwege de actuele situatie en het experimentele karakter van dit onderdeel is
besloten hiermee toch een start te maken en vooruitlopend op de definitieve besluitvorming
i.h.k.v. Perspectief de kosten te dekken uit het fonds de Roos.
ad. 2.3. gaat het om een geautomatiseerde werkplek van 8000,-. Na invoering van een
edifferentieerde tariefstelling voor de huur van p.c.'s zal waarschijnlijk slechts 5500,- nodig
ijn 4500; pc. en 1000,- helpdesk-contract),
n.b.
Al in het Veranderplan GA dat eind 1997 is vastgesteld werd aangegeven dat het digitale
tijdperk ook verregaande conseqeunties heeft voor de ontsluiting en het beschikbaar stellen
van de historische bronnen. Met de bovenstaande invoering van archiefspecifieke informatie
technologie is een aantal belangrijke eerste stappen gezet om de bronnen digitaal te beheren
en te ontsluiten. Verdere aanpassing aan het digitale tijdperk betekent dat t.b.v. de drie
soorten bronnen; de boeken, het beeldmateriaal en de archieven, nog talrijke investeringen
noodzakelijk zijn in de toekomst. De onderkenning hiervan vormt een van de uitgangspunten
voor het poitioneringsvraagstuk.
43
