S 54 VOORSTEL NIEUW BELEID Dienst: Concernstaf
S 55 VOORSTEL NIEUW BELEID
Beleidsproduct:
Organisatie en Informatiebeleid (Nieuwe media en ICT)
Productcode:
1120504100
Te realiseren bestuurlijk doel:
Het verbeteren van de doelmatigheid van de organisatie en het verbeteren van de
informatievoorziening ten behoeve van bestuur en management.
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
1Meer stuurcijfers van een betere
kwaliteit op het juiste moment
2. Verbeterde beschikbaarheid van
documenten en informatie
(onafhankelijk van personen en
werktijden)
3. Optimalisatie beheer documenten
4. Betere voortgangsbewaking
afhandeling aanvragen(daardoor
minder bezwaarschriften)
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
effect in
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
1999
2000
2001
2002
2003
1. Onderzoek naar invoering
workflowmanagementsysteem en
digitaliseren post- en
archiefstromen opstellen plan van
aanpak
2. Het definieren, vormgeven en
realiseren van de op de
verschillende besturingsnivo's
gewenste informatie en informatie
overzichten, resp. toegang tot
databanken.
3. Het vaststellen van strategische
kerngegevens en de wijze waarop
die verkregen worden
4. Het digitaliseren van de post en
archief-stromen. Daarmee wordt de
documentaire informatie
voorziening onderdeel van een
workflow-management systeem.
-100
100
-400
Onderbouwing:
De technische infrastructuur is na MiKa weer up-to-date. De infrastructuur van applicaties is
redelijk bij de tijd, zeker na de uitvoering van het Millenium-project. Het rendement van de
bestaande infrastructuren moet verbeterd worden. Er wordt nog onvoldoende bestuurs- en
managementinformatie gegenereerd, de documentaire informatievoorziening is nog niet klaar
voor digitalisering van de post en info-stromen.
Naar schatting kost de invoering van van een adequaat documentair informatie systeem een
investering 2,5 miljoen gulden. In 2000 zal een verkenningsfase hierover meer duidelijkheid
moeten geven. Ook deze verkenningsfase kost geld. Er zal expertise ingehuurd moeten
worden om werkprocesssen in beeld te brengen, een pakket van eisen te formuleren,
(financiële) consequenties van invoering van een dergelijk systeem in beeld te brengen en
een plan van aanpak op te stellen. Hierbij zullen ook mogelijke besparingen in beeld gebracht
worden, waaronder de vervanging van het huidige post- en archiefsysteem. Voor het
verkenningsonderzoek is eenmalig een bedrag van f.100.000,= noodzakelijk.
106
Dienst: Concernstaf
Beleidsproduct:
Organisatie en Informatiebeleid (Nieuwe media en ICT)
Productcode:
1120504100
Te realiseren bestuurlijk doel:
Het verbeteren van van de dienstverlening aan burgers en bedrijven, het versterken van de
communicatie tussen bestuur en burgers in het kader van bestuurlijke vernieuwing en het
concreet maken en ondersteunen van interactieve beleidsontwikkeling door de inzet van
hedendaagse Informatie en Communicatie Technologie.
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
Leeuwarden herkenbaar en
bereikbaar op het World Wide Web
Bundeling van initiatieven,
vergroting vindbaarheid
Leeuwarder bedrijven en
initiatieven (indicatoren/in aantal
hits)
Eenduidig, gecontroleerd
informatieaanbod van de gemeente
Leeuwarden op het Internet
Kenbaarheid en toegankelijkheid
van bestuursinformatie
(raadsverslagen, agenda's,
vergaderschema's,
ontwikkelingsplannen, etc.)
Verbeterde bereikbaarheid van de
gemeente (nl. 24 uur per dag, 7
dagen per week)
Meer en een snellere communicatie
tussen burgers en bestuur (via e
mail)
Toename van aantal burgers dat
betrokken is bij totstandkoming van
beleid (90% tov nu)
Elektronische dienstverlening
mogelijk (bijv het aanvragen en
afgeven van vergunningen of, het
openstellen van databanken zoals
kadaster etc.); (25% in 2005)
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
effect in
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
1999
2000
2001
2002
2003
1(Het ontwikkelen en onderhouden
van) een Internetsite waarop alle
mogelijke informatie over de
gemeente en de stad te verkrijgen
is;
2. Het mogelijk maken van
electronische communicatie tussen
burger en bestuur (e-mail)
3. Het aanbieden van (half)producten
op de site (klachtenformulieren,
aanvraagformulieren
bouwvergunningen etc.)
4. Het opzetten en onderhouden van
discussieplatforms op de site
107
