I 14 VOORSTEL NIEUW BELEID
I 15 VOORSTEL NIEUW BELEID
Dienst: Algemene Zaken
Beleidsproduct:
Publiekszaken - coaching en opleiding teamleider Burgerzaken
Productcode:
000.10
Te realiseren bestuurlijk doel:
reorganisatie Burgerzaken
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
verbetering bedrijfsvoeringsproces
beschikking over geschikte teamleider
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
effect in
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
1999
2000
2001
2002
2003
coaching en opleiding teamleider
Burgerzaken
-180
180
Onderbouwing:
De verlengde inzet van de interim-teamleider is nodig om de implementatie van de
voorgestelde wijzigingen in de structuur van het team te bewerkstelligen. Een tweede
doelstelling is het coachen van de teamleider. Het komende jaar wordt de reorganisatie van
het team Burgerzaken afgerond.
In het begin van 1998 is er door de toenmalige teamleider Burgerzaken een aanzet gemaakt
om het bedrijfsvoeringsproces te verbeteren nav de knelpunten binnen het team en de
uitgangspunten van LIS om de producten(service) af te stemmen op de wensen van de klant.
Door het korte verblijf van de toenmalige teamleider is er een interim-manager aangesteld om
het veranderingstraject door te laten gaan. Dit heeft geresulteerd in uiteindelijk een
reorganisatietraject. Ondertussen is er gestart met de sollicitatieprocedure en de invulling van
functie teamleider. Dit heeft geresulteerd in één interne kandidaat, die geschikt is voor de
functie van teamleider, maar niet in een veranderingstraject. Daar extern op dit vakgebied
ook een schaarste is aan kandidaten is, is gekozen voor de optie van intern een kandidaat
opleiden en coachen voor de periode van een jaar.
128
Dienst: Algemene Zaken
Beleidsproduct:
Semi-statisch archief
Productcode:
Te realiseren bestuurlijk doel:
wegwerken achterstanden a.g.v. reorganisatie en ruimteprobleem
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
inlopen van de achterstand bij het semi-
statisch archief
vernietiging van drie jaren financiële
archieven
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
effect in
1999
2000
2001
2002
2003
inzetten extra capaciteit en middelen
t.b.v. archiefvernietiging
-97
7
90
Onderbouwing:
Op dit moment is er een werkachterstand van 3 mensjaren binnen het semi-statisch archief
(SSA) op het niveau van een all-round kracht en van driekwart jaar op het niveau van een
assistent. De achterstand is mede ontstaan door de achterstanden die er in 1993 al waren bij
het betrekken van het stadskantoor. Deze achterstanden zijn weliswaar deels ingelopen maar
door de ongelukkige personeelssituatie van de laatste jaren (slechts 2 mensen op het SSA
en een hoog ziekteverzuim) niet helemaal. De huidige capaciteit is net voldoende om het
lopende werk te verrichten en te voorkomen dat de achterstand verder oploopt. De
gemeentearchivaris zal in een doorlichting binnen het SSA verrichten en er zal een plan van
aanpak gemaakt worden om de achterstand in te halen. Ook het ruimteprobleem neemt toe,
mede door de sterke aanwas van de dossiers die van het dynamisch archief worden
afgevoerd naar het SSA en door de werkachterstand. Voorstel is om driejaren financiële
archieven uit huis te plaatsen en deze na de bewaartermijn te laten vernietigen.
129
